办公室管理教案

办公室管理

第一章办公室实务概述

1、办公室的含义：

本书讲的办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事物的办事机构，是设在领导身边、直接为领导服务的综合性部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。

2、办公室工作的职能：政务服务和事物管理。事物管理就是确保有效、快捷的

政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要作成部分。

3、办公室实务，就是办公室的工作事物和操作实务。办公室工作人员以文员和

秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。

4、主要办公用品的使用：

（1）传真机又称远距离复印机，其特点是能快速传递各种图形、报表和手迹，两地可以得到保持原稿形状的文件或其他资料。

（2）复印机。

（3）录音机的使用。

（4）投影机的使用

5、订购和储备办公用品

（1）分发办公用品时最好有一个领用清单，定期检查。

（2）储备办公用品时，可以用库存一览表来储备办公用品，办公用品应该分类摆放，常用的放在最上面。

6、文员对办公室和接待室的管理，应注意：

（1）要建立器具和备用品的台帐，简明记载购入时间、修理经过。

（2）器具和用品坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。

（3）注意保持室内清洁。

（4）注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的逃避途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件放好。

（5）认真管理橱柜、房门的钥匙，注意保密。

第二章

1、由于文员经常要同时处理好几件事情，因而，正确决定工作的优先顺序

十分重要。确定优先顺序的方法：

第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准，分成：

（1）是否应该做的事？

（2）是否做或不做都无所谓的事？

（3）是否不可以做的事？

对于（1），集中精力进行这些工作，至于（2）和（3），即使自己想做也要从计划中删除。

第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为：

（1）重要且紧急的事；

（2）紧急但并不重要的事；

（3）重要但并不紧急的事；

（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。

应该选择（1）最优先处理，接着进行（2），然后才做（3），剩下的（4）则要考虑是否有空间时在处理，或请别人代理。

第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。

2、请示的方法

请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。请示的内容：

请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。

请示形式：重大、政策方面、需授权批准的事，作书面批复以示慎重；一般的事，事物性的工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示。

请示应注意的：

请示要对口，遵守按上级分工、对口请示的原则。

请示要单一，遵守一文一事的规则，避免将多项事物写在一份请示内，造成上司批复的困难。

3、报告和报告的方法

报告是文员向上司反映情况、提出建议、或应上司的要求作出汇报。

报告内容：

（1）定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；

（2）工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；

（3）合理化建议，供上司改进工作时参考；

（5）应上司的要求汇报情况。

报告的形式：

重要情况、重大事项采用书面形式。一般的事，可以用口头形式。

4、计划方法：

（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成时间。

（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条理地进行。受制约的工作应安排在前，自己支配的工作放在后面；重大工作优先考虑，集

中精力去做；日常工作空余时间做，任何工作既有严肃性，又有

灵活性，使计划有一定余地。

5、总结方法：

总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。

第三章电话、电子通讯

1、接听电话的方法：

接电话的一般程序是：（1）回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即大招呼。（2）问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。（3）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话录音，并时常检查自己所接电话的出来情况。（4）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不要盲目回答。

2、打电话的方法：

打电话的一般程序是：（1）打电话应先对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的，要写出通话全文。（2）电话接通后，先问明对方十分就是要通话的单位，然后再通报自己的单位名称、职务、姓名，问对方姓名、职务，最后说通话内容。（3）向下级打的比较重要需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完重要电话后，也应主动复述。（4）要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。

第四章邮件收发

一、收进邮件

办公室来信的基本程序是：初步分拣、及时拆封、如实登记、分发和传阅、负责复信。

1、初步分拣

（1）首先把私人邮件和商业邮件分开；

（2）然后把办公室内和外部邮件分开；

（3）接着把有限考虑的材料放在一起，包括邮局投递、专人投递和电子信息；

（4）如果你所在的公司还有其他种类的邮件（如盯单或者收据等），你应该使用一些分类工具，如分类架和分类盘等。

2、及时拆封