档案归档文件目录表格模板 (1)
文件归档目录范本
文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。
2、在计算机中录入时不能加空格和回车。
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。
二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。
件号在最低一级类目中从“1”开始编写。
不得重复，不得编附号。
——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。
填写时要注意三个问题：(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。
领导讲话填写领导姓名。
(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。
——文号：文件的发文字号。
文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
文书档案目录标准表格
责任者
文号
题目
日期
页数
备注
归档文件目录（安全）
件号
责任者
文号
题目
日期
页数
备注
0100
5
12
行政办
幼儿园专项安全检查记录表
2017
0000
5
13
行政办
幼儿园安全工作巡查表
2017
0000
10
14
行政办
幼儿园三防建设登记表
2017
0000
1
15
行政办
班级危险品排查记录表
2017
0000
1
16
行政办
幼儿园监控检查记录表
2017
0000
3
归档文件目录（安全）
件号
责任者
文号
题目
日期
页数
归档文件目录（安全）
件号
责任者
文号
题目
日期
页数
备注
1
马王
中心校
校园安全稳定工作目标责任书
2017
0000
2
2
行政办
管理人员安全责任书
2017
0000
1
3
行政办
后勤人员安全责任书
2017
0000
4
4
行政办
教师安全责任书
2017
0000
2
5
行政办
幼儿家长安全责任书
2017
0000
234
6
行政办
幼儿园安全工作计划
备注
17
行政办
幼儿园监控设备使用维修记录
2017
0000
1
档案目录格式规范
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
档案管理相关表单
档案管理相关表单1.档案移交目录移交单位：序号文件类别文件编号文件名称页数保管期限保密程度存档人档案日存档日期备注目录编制人。
单位负责人。
档案接收人。
保密程度。
公开、秘密、机密、绝密保管期限：永久、长期、短期改写：档案移交目录包括移交单位、文件类别、文件编号、文件名称、页数、保管期限、保密程度、存档人、档案日、存档日期和备注等信息。
在编制目录时，需填写目录编制人、单位负责人和档案接收人等基本信息，并注明保密程度和保管期限。
2.归档文件目录第页序号题名档号文件编号保密程度页数责任者日期保管期限备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：归档文件目录包括序号、题名、档号、文件编号、保密程度、页数、责任者、日期、保管期限和备注等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
3.档案案卷目录第页档号题名张数文字图纸编制单位编制日期密级保管期限存放柜号备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：档案案卷目录包括档号、题名、张数、文字图纸、编制单位、编制日期、密级、保管期限和存放柜号等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
4.会计档案案卷目录编码：第页案卷号案卷题名原会计编号所属年度页数保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：会计档案案卷目录包括编码、案卷号、案卷题名、原会计编号、所属年度、页数、保管期限和存放位置等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
5.归档文件材料催交通知单归档单位（部门）：归档单位（部门）负责人。
归档单位（部门）档案员：根据文件材料归档制度的要求，您单位（部门）所产生的下列文件材料未能在规定时间内归档。
请你们对其整理，务必在日内向档案室移交。
谢谢合作！档案室(盖章) 年月日应归档文件材料清单及归档要求（档案部门填写）：归档单位（部门）意见：通知单签发人。
签字（盖章）通知单接受人：一式两联：（1）存根（2）有关归档部门（单位）存保存部门：档案管理部门保存期：1年改写：归档文件材料催交通知单是由归档单位（部门）发出，通知其他单位（部门）未能按规定时间归档的文件材料，并要求其在规定时间内整理并移交档案室。
档案目录(卷内文件目录)格式表样
档案目录（卷内文件目录）格式表样
年度单位保管卷号保管期限起止日期卷内张数
案
卷
标
题
示
顺
丿号文件日期文编件文件内容摘要
张
次懸瓢文书档案卷内目录
《傭聽馭昵内目录
附件3-4
科技档案卷内目录
附件：3-5
照片档案卷内目录
部门：年度：张数:
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
编号： 事由： 编号： 事由： 时间： 地点： 时间： 地点： 人物： 摄影者： 人物：
摄影者：
背景：
颁发单位：
背景
颁发单位：
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签。