EXCEL在人力资源管理中的应用(案例与技巧)

Excel

案例01

第1部分 Excel基础概念

1.名称

名称可以代表一个单元格或者一个单元格区域，或者是常量，公式。

名称的定义：选中需要命名的单元格或区域，在界面左上角名称框中输入名称后回车；

名称的删除：插入－名称－定义，选中需要删除的名称点击删除按钮，点确定。

名称的引用：需要引用某单元格时输入该单元格的名称：＝名称

第1步：选中需要命名的某个单元格或单元格区域。

第2步：在左上角名称框输入命名后回车。

删除已有命名：选择“插入”－“名称”－“定义”；选中需要删除的名称，点击“删除”按钮。

名称命名的优点：

1)避免绝对引用的错误

2)对公式进行文字化表述，让公式更加容易理解

3)可以在整个工作簿用，引用方便

2.常用引用函数

row: 返回指定单元格的行号

column: 返回指定单元格的列标

match: 返回查找值在查找围中的序号

=match(查找值，查找围，0)

其第三个参数为0，表示查找精确值

address: 返回单元格名称，其参数为行号列标或计算行号列标的表达式

=address(行号，列标)

=address(1,1) 此公式返回A1

indirect: 返回单元格的值.其参数为单元格名称

=indirect(“A1”),假设A1=10,则indirect返回10

index: 在某区域查找某个位置的值

=index(查找区域，查找值所在的行号，查找值所在的列号)

offset：指定基点，指定位移量，得到单元格引用

单个单元格引用：=offset(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列)

区域的引用：=offset(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列，区域

包括的行数，区域包括的列数)

向上和向左移动时，位移量为负值。

=offset(A1,1,1) 将得到B2单元格的值

3.动态引用

动态引用是通过引用函数实现对于单元格或区域的相对引用。它和相对引用的效果很相似，但比简单的相

对引用用途广泛。

常用的动态引用的实现方法有：

引用函数嵌套。比如offset和row,column嵌套；index和match，indirect,address嵌套等；

引用函数与控件结合使用，此类控件包括组合框，滚动条。

动态引用的作用：实现对于单元格的动态引用；进行动态分析；制作动态报表。

4.运算类型

数值运算：1 + 1 = 2

逻辑运算：1 > 0 = TRUE

在逻辑运算中，TRUE=1，FALSE=0

我们利用逻辑运算进行条件判断

在Excel中常用的一些逻辑函数：if,and,or,not,iserror等

and: 只有当所有条件全部满足，才会返回true的逻辑值

语法：and(条件1，条件2，…)

or: 满足其中任何一个条件，都会返回true的逻辑值

语法：or(条件1，条件2，条件3,…)

5.函数调用的语法

＝函数名称（参数1，参数2，…）

6.绝对引用和相对引用：

绝对引用：所引用的单元格不随着公式的复制而移动的引用方式。

相对引用：所引用的单元格随着公式的复制而移动的引用方式。

改变引用方式的方法：

1)在公式栏中选中需要改变引用方式的单元格，按F4键

2)给需要引用的单元格定义名称，然后在公式中引用该名称

7.数组公式

对单元格区域进行多重计算的计算方式。与普通计算公式的区别是录入公式结束后，需要同时按下 ctrl + shift + enter ，其特征是在公式两端会出现一对大括号。

如上图例，使用一个公式计算出所有产品的金额合计，引用的是所有的单价和所有的数量，执行的是多重计算。

8.错误提示

Excel中存在错误的类型，比如1/0=#DIV/0!, todas()=#NAMES!

iserror是一个逻辑函数，用以判断某个单元格的值是否是一个错误，是错误则返回TRUE,不是错误则返回FALSE.

iserror有时可以和if函数嵌套进行一些较为复杂的判断。

9.有取值区间的随机数

=最小值＋（最大值－最小值）*rand()

10.循环引用

是单元格引用其自身的引用方式。可以设置Excel允许进行循环引用：

工具-选项-重新计算：将迭代计算选项打钩选中。

行列互换（函数方式）：利用transpose函数+数组公式实现。

首先选中行列数和原区域相反的一个区域；

然后输入transpose函数

最后按下组合键ctrl+shift+enter

第2部分 Excel设置

1显示当前文件的完整路径

菜单区域－右键菜单－Web

2显示菜单项全部菜单

视图－工具栏－自定义－选项－始终显示整个菜单

3鼠标移动方向

工具－选项－编辑－按Enter键后移动方向

4隐藏界面要素

工具－选项－视图

包括：网格线，滚动条，工作表标签，行号列标等。

5以显示值为准

工具－选项－重新计算－以显示精度为准

行的合计与列的合计有时出现不相等的情况。

可以采用以下方法解决。

选择“工具”－“选项”－“重新计算”－“以显示精度为准”，选中该选项。

6自定义序列

工具－选项－自定义序列

7改变文件保存位置

工具－选项－常规－默认文件位置

8改变文件用户名