工程文件收发记录
工程建设收发文管理制度
工程建设收发文管理制度第一章总则第一条为规范工程建设项目中收发文管理，提高工程建设项目文件的管理效率和质量，保障工程项目的顺利进行，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内各级工程部门、项目部门及相关单位收发文管理工作。
第三条工程部门、项目部门及相关单位应当建立健全文件管理制度，明确工程建设项目中各类文件的收发、审核、传阅、归档等具体流程和责任人。
第四条工程部门、项目部门及相关单位应当严格按照文件管理制度要求执行工程建设项目文件的收发管理，不得私自更改、销毁文件，确保文件的真实、完整、安全。
第二章文件的分类和编号第五条工程建设项目文件主要包括招投标文件、工程设计文件、施工图纸、合同文件、变更通知、验收报告、竣工资料等多种文书。
第六条工程部门、项目部门及相关单位应当按照文件的性质、用途、流转等情况将文件分类，例如合同文件、技术文件、管理文件等，以利于文件的归档和检索。
第七条工程建设项目文件应当统一编号，编号要求须标明文件所属部门、项目名称、文件性质及流水号等信息，以便于对文件进行管理和追踪。
第三章文件的收发管理第八条工程建设项目文件的收发应当采取书面形式，邮寄、传真或电子邮件等方式发送的文件应当同时备案。
第九条文件发出前，应当经过制定收发文流程的审核批准，审稿人员负责审核文件的真实性、完整性、合规性，并签字确认。
第十条收到文件后，接收人员应当及时查收，并在文件上签字确认收到，并按照文件流转规定及时传阅或处理。
第四章文件的传阅和归档第十一条工程建设项目文件的传阅应当按照规定的传阅范围、流程进行，传阅人员应当及时将文件传阅给下一级相关人员，并在文件上记录传阅的日期和传阅人员名字。
第十二条文件的归档应当按照文件的分类和编号进行，将文件存放在专门的文件柜或文件室中，并严格按照归档规定进行整理和管理。
第五章监督检查和责任追究第十三条公司领导和相关部门对工程建设项目文件的收发管理情况进行定期检查，发现问题及时进行整改。
工程建设收发文管理制度范文
工程建设收发文管理制度范文工程建设收发文管理制度范文第一章总则第一条为规范和加强工程建设项目的收发文管理工作，提高工作效率和质量，根据国家相关规定，制定本制度。
第二条工程建设项目收发文管理指对工程项目中产生的所有文件、资料进行统一的收发管理的工作。
第三条本制度适用于我单位负责的各类工程建设项目。
第二章收文管理第四条工程建设项目收文包括各种来函、告函、呈文、请示报告等与工程项目有关的文件，以及相关的资料。
第五条收文登记（一）收文单位应设立专门的收发文管理机构，负责收文登记工作。
（二）每份收文均应登记，登记内容包括：文件标题、收文单位、收文时间等。
（三）每个收文登记簿应编制编号，并在每年底由收文单位进行归档。
第六条收文分发（一）收文单位应根据文件的内容和涉及范围，及时将收文分发相关责任单位。
（二）收文分发要注明收文单位、收文登记号、拟办意见等内容。
第七条收文办理（一）受文单位应根据文件的要求和拟办意见，按时办理相关事项。
（二）对于需要回复的文件，应在规定的时间内书面回复，并按时归入收发文管理机构。
第三章发文管理第八条工程建设项目发文包括通知、指示、命令、请示、报告、决定等与工程项目有关的文件。
第九条发文审批（一）发文单位应设立专门的发文审批机构，负责审批发文内容和格式。
（二）发文审批机构应根据国家相关规定，对发文进行审批，并对有关发文负责。
第十条发文起草（一）发文起草应符合国家有关规定，并根据实际工程建设项目的需要进行起草。
（二）发文起草应注重明确发文的目的、内容和要求，并确保发文的准确性和权威性。
（三）发文起草应由负责的专业人员进行，审批后方可发出。
第十一条发文登记（一）发文单位应设立专门的发文登记机构，负责发文的登记工作。
（二）每份发文均应登记，登记内容包括：文件标题、发文单位、发文日期等。
（三）每个发文登记簿应编制编号，并在每年底由发文单位进行归档。
第十二条发文分发（一）发文单位应根据文件的内容和涉及范围，及时将发文分发相关责任单位。
工程施工文件收发(3篇)
第1篇一、工程施工文件收发的重要性1. 确保工程进度：工程施工文件收发是工程进度管理的基础，通过对文件的有效传递，确保工程各阶段工作顺利进行。
2. 提高工程质量：工程施工文件收发有助于规范工程质量管理，确保工程质量符合设计要求。
3. 保障工程安全：工程施工文件收发有助于及时发现安全隐患，防止事故发生。
4. 便于工程结算：工程施工文件收发为工程结算提供依据，确保工程款支付合理。
二、工程施工文件收发流程1. 文件准备：根据工程需求，收集整理相关文件，包括施工图纸、技术规范、工程合同等。
2. 文件审核：对收集到的文件进行审核，确保文件符合工程要求，无遗漏或错误。
3. 文件分类：将审核通过的文件按照类别进行分类，如设计文件、施工文件、监理文件等。
4. 文件编号：为每份文件编制编号，方便查找和管理。
5. 文件分发：将分类后的文件按照工程参与方进行分发，包括施工单位、监理单位、设计单位等。
6. 文件回收：工程结束后，回收所有文件，进行整理归档。
三、工程施工文件收发注意事项1. 保密性：工程施工文件涉及工程技术和商业秘密，收发过程中应确保文件保密性。
2. 及时性：文件收发应确保及时性，避免因文件传递延误工程进度。
3. 准确性：文件收发过程中，要确保文件内容准确无误，避免因文件错误导致工程问题。
4. 完整性：收发文件时要确保文件完整性，避免因文件缺失影响工程进度和质量。
5. 可追溯性：建立文件收发记录，方便查询和追溯。
6. 规范性：遵循相关法律法规和行业标准，确保文件收发符合规范。
总之，工程施工文件收发是工程项目管理的重要组成部分，对工程顺利进行、提高工程质量和保障工程安全具有重要意义。
在工程施工过程中，应重视文件收发工作，确保文件传递准确、及时、完整，为工程项目的成功实施提供有力保障。
第2篇一、工程施工文件收发的重要性1. 确保施工进度：工程施工文件收发及时，有助于施工单位了解工程进度，合理安排施工计划，确保工程按期完成。
整理文件收发记录_文件资料发放下发登记表
整理人 尼克
文件收发记录
文件资料发放/下发登记表机构发放人员：
发放时间：
档案材料移交（接收）登记表今有向档案室移交留档材料，共计件，详细目录见清单。
移交单位（公章）：接收单位（公章）：
移交人：接收人：
移交（接收时间）：年月日▲注：本清单一式两份，与档案室各存一份。
附件3：
商丘中电环保发电有限公司岗位职责与任职资格（集团
公司系统内）
整理丨尼克
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文件签收记录表__11种版本
（**·**广场工程）
****第三建筑工程有限公同
发文登记薄
序号
文件名
收文单位
日期
份数
签收人
备注
发文登记薄
序号
文件名
收文单位
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签工程名称：
序号
文件来源
收到时间
文件主题
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签收人
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发文登记表
第页共页
序号
文件名称（内容）、文号
签发人
日期
份数
接收人
日期
备注
*********************公司
收发文记录表
工程名称：第页共页
序号
文件名称
主要内容
签发单位及人员
签收单位及人员
签收日期
分数
备注
文件签收记录表
编号
文件来源
收到日期
文件主题
收到单位
签收人
签收日期
工程资料员收发文管理制度
工程资料员收发文管理制度第一章总则为规范工程资料员的收发文管理工作，提高工作效率，保障工程项目顺利进行，制定本管理制度。
第二章职责1. 工程资料员应负责接收和分发工程项目相关的文件和资料。
2. 工程资料员应妥善保管工程资料，确保安全可靠。
3. 工程资料员应及时将收到的文件和资料归档整理，便于查阅和管理。
4. 工程资料员应根据工程项目的需要，及时办理文件和资料的传递和归档工作。
5. 工程资料员应密切配合其他部门，保证文件和资料的正常流转。
第三章流程1. 收文管理流程（1）收文登记：工程资料员应在收到文件时，及时登记文件的相关信息，包括文件编号、发文单位、发文日期、文件内容等。
（2）分发文件：工程资料员应根据文件的性质和内容，将文件分发给相关部门和责任人。
（3）核对文件：收到文件的部门和责任人应及时核对文件内容，并签字确认。
（4）归档管理：工程资料员应根据文件的重要性和保密性将文件进行归档管理，便于查阅和管理。
2. 发文管理流程（1）成文准备：工程资料员应根据企业规定和文件要求，准备好发文稿件。
（2）审批签字：发文稿件应报经相关部门负责人审批签字确认。
（3）分发发文：工程资料员应将发文稿件分发给相关部门或外部单位。
（4）归档管理：发文之后，工程资料员应将发文稿件进行归档管理，便于查阅和管理。
第四章管理制度1. 文件编号管理（1）文件编号应按照企业规定和标准进行规范管理，避免混乱和错误。
（2）文件编号应具有唯一性，便于查阅和管理。
2. 文件归档管理（1）文件归档管理应按照文件重要性、保密性和时效性进行分类管理。
（2）文件归档管理应定期清理和整理，解决混乱和过期文件。
3. 文件传递管理（1）文件传递管理应及时、准确传达文件内容，确保信息流畅。
（2）文件传递管理应及时反馈传达情况，避免遗漏和错误。
4. 备案管理（1）备案管理应按照企业规定和要求进行备案工作，确保备案的完整和及时。
（2）备案管理应定期审核备案情况，及时清理不需要备案的文件。
工程文件收发制度
工程文件收发制度一、总则为了规范工程项目中文件的传递和管理，保证工作的顺利进行，特制定本收发制度，以规范工程文件的收发过程，保证文件的完整性和及时性。
二、文件的持有人1. 项目经理负责整个工程文件的管理和归档工作，负责分发工程文件，并对工程文件的使用和归档情况进行跟踪和监督。
2. 各部门负责人要认真负责，按照项目经理的要求，积极参与和配合工程文件的管理工作。
3. 每个员工要认真对待工程文件，妥善保管，不得私自挪用、删除、篡改任何工程文件。
三、文件的呈报和移交1. 工程文件的呈报和移交应当按照规定的流程和程序进行，不得擅自更改或者忽略。
2. 工程文件的呈报应当写明呈报的部门或人员，以及呈报的目的和内容，不得含糊不清。
3. 工程文件的呈报和移交必须有相关责任人签字确认，确保责任人对呈报和移交的内容负责。
四、文件的分发和传递1. 工程文件的分发和传递必须按照确定的渠道和方式进行，不得私自更改或者泄露文件内容。
2. 工程文件的分发和传递必须经过项目经理审核和批准，保证文件的完整性和准确性。
3. 工程文件的传递和分发必须记录在案，确保文件的流转过程可追溯。
五、文件的存档和归档1. 完成工程文件的使用后，必须将文件归档，交给项目经理进行统一管理，并标明文件的归档日期和内容。
2. 已经归档的工程文件必须做好保护措施，确保文件的完整性和安全性。
3. 项目结束后，必须对所有工程文件进行归档整理，制作档案袋，存档备查。
六、文件的查阅和借阅1. 工程文件的查阅和借阅必须经过项目经理的批准和安排，不得随意查阅或者外借。
2. 对于有保密性质的工程文件，必须进行严格的申请和审批流程，确保信息安全。
3. 查阅和借阅工程文件时，必须按照规定的时限进行，并在查阅或借阅完毕后及时归还。
七、文件的销毁和备份1. 对于工程文件中具有机密性质或者已经过时的文件，必须严格按照规定的程序进行销毁，不得任意丢弃或者外泄。
2. 对于重要的工程文件，必须定期进行备份和存档，确保文件的安全和可追溯性。
项目工程收发文管理制度
项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。
三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。
1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。
1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。
四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。
（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。
（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。
2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。
（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。
2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。
五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。
3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。
3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。
六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。
4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。
4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。
七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。
工程资料收发制度
一、总则为规范工程资料的收发管理，提高工程资料的安全性和保密性，保障工程资料的完整性和准确性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部合作单位的工程资料收发管理。
三、工程资料收发的定义和分类1. 工程资料收发是指公司内部或者与外部合作单位之间进行工程相关资料的传递和接收。
2. 工程资料可分为以下几类：设计文件、施工图纸、技术规范、合同文件、报告表单、数据资料等。
四、工程资料收发的流程1. 工程资料的发送方在确定发送工程资料的需要性和合理性后，应填写工程资料传递单。
2. 工程资料传递单应包括发送方单位、接收方单位、工程资料名称、数量、重要性等信息。
3. 发送方在填写完工程资料传递单后，将工程资料打包封存，并严格保密。
4. 发送方将工程资料传递单和工程资料交由专人送达接收方。
5. 接收方在确认收到工程资料后，应反馈确认收据给发送方。
五、工程资料保密责任1. 发送方应对发送的工程资料进行严格保密，禁止泄露给未授权人员。
2. 接收方在接收到工程资料后，应妥善保管工程资料，如有泄露将承担相应法律责任。
六、工程资料存档管理1. 公司应建立工程资料存档管理制度，明确工程资料的归档、整理和管理责任。
2. 已经完成的工程资料应按照规定进行分类、整理和归档，永久保存。
七、工程资料处置1. 公司在不需要保留的工程资料应按照规定进行销毁处理，确保不会被泄露。
2. 定期清理工程资料，将不需要保留的资料及时处理处置。
1. 如发现有违反工程资料收发制度的行为，公司有权对相关责任人员进行批评教育或者纪律处分。
2. 对于恶意泄露工程资料或者造成严重后果的行为，公司将依法追究法律责任。
九、制度的执行和监督1. 公司应定期进行工程资料收发制度的执行情况检查和评估，及时纠正存在的问题。
2. 各部门应加强对工程资料收发制度的宣传和培训，确保员工知晓并遵守相关规定。
十、附则本制度的解释权归公司所有，如有变动，公司将及时通知并调整相应内容。
监理、施工收发文台账大全
年 月 日—— 年 月 日
XXXXXXX工程
XXXXXXXXX有X限公司项目部
发文台账（通知单类）
序 号
发文类别
发文编号
发文内容
签收人/签收日期
签收人/签收日期
签收人/签收日期
备注
注：通知单分为质量控制类（A.0.101）、造价控制类（A.0.102）、进度控制类（A.0.103）、安全文明类 （A.0.104）、工程变更类（A.0.105）、其他类 （A.0.106）
资金保管人签收
备注
发文台账（会议纪要）
序 号
发文编号
发文内容
签收人/签收日期
签收人/签收日期
签收人/签收日期
备注
签收人/签收日期
签收人/签收日期
签收人/签收日期
备注发文台ຫໍສະໝຸດ （备忘录）序 号发文编号
发文内容
签收人/签收日期
签收人/签收日期
签收人/签收日期
备注
发文台账（其他类）
序 号
发文编号
发文内容
签收人/签收日期
签收人/签收日期
签收人/签收日期
备注
发文台账（工程扣款单）
序 号
发文编号
发文内容
被扣款单位
扣款金额
被扣款单位签字
发文台账（通知单类）
序 号
发文类别
发文编号
发文内容
签收人/签收日期
签收人/签收日期
签收人/签收日期
备注
注：通知单分为质量控制类（A.0.101）、造价控制类（A.0.102）、进度控制类（A.0.103）、安全文明类 （A.0.104）、工程变更类（A.0.105）、其他类 （A.0.106）
监理工作中工程文件的收发及处理
龙源期刊网
监理工作中工程文件的收发及处理
作者：范传斌范宜艳
来源：《沿海企业与科技》2005年第06期
[摘要]建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，也可简称为工程文件。
文章仅对施工阶段施工过程中监理单位与建设单位、承包单位及其它有关单位在工程事务往来中必须作出回复的工程文件收发及处理程序提出自己的见解。
[关键词]工程文件；传递与受理；审查与登记；传阅与处理；发文与登记
[中图分类号]T071
[文献标识码]A。
工程部文件收发制度
工程部文件收发制度一、目的及依据为规范工程部文件的收发管理，提高文件传递效率和保密性，保障工程部工作的顺利开展，特制定本文件收发制度。
依据：公司制度及相关法律法规二、适用范围本文件适用于工程部全体工作人员。
三、文件的分类与编号1. 文件分为内部文件和外部文件两类。
2. 内部文件包括部门内部的通知、通告、会议记录等；外部文件包括来自其他部门和外部单位的文件。
3. 文件编号采用年份+文件类别+序号的形式，如2022-01-001。
四、文件的起草1. 文件的起草应当专人负责，负责人应根据相关事实和规定进行内容编写，并在起草过程中保持与相关部门的沟通和协调。
2. 文件的格式应符合公司规定，并经领导审批后可进行下一步工作。
3. 对于涉及机密信息的文件，起草人员应严格按照规定的保密措施进行操作。
五、文件的审核1. 文件的审核应由上级主管领导或相关部门负责人进行，审核应严格按照文件审核程序和规定进行。
2. 对于需要多部门共同签字或审批的文件，应制定相应的文件审批流程。
3. 对于涉及重要项目或机密信息的文件，审核人员应加强对文件内容的审查和讨论，确保文件内容的准确性和完整性。
六、文件的签发与分发1. 经审核通过的文件由部门主管颀力签发，并加盖公章。
2. 签发后的文件应按照规定的文件分发流程进行传递，确保文件及时到达指定接收人手中。
3. 对于重要文件，应采取传真、专人送达等方式进行分发，以确保文件的安全性和保密性。
七、文件的归档和保存1. 文件的归档应按照公司规定进行，归档后的文件应按照文件编号和分类进行存储。
2. 对于工程部的重要文件，应设立专门的文件保管室，并制定相应的文件保管制度。
3. 文件的保存期限应按照相关规定执行，对于已经失效或达到保存期限的文件应及时进行销毁。
八、文件的保密措施1. 对于机密文件，应采取严格的保密措施，仅限相关人员查阅和处理。
2. 对于涉及商业秘密或公司机密的文件，禁止外泄和私自传递。
收发文台账模板
项目部
总包单 位
总包单 位
项目部
项目部 总包单
位 项目部
项目部
纸质 纸质 纸质 纸质 纸质
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备注 1份 1份 3份 1份 1份
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项目部发文台账
项目 名 称：
序号
日期
文件名称
1 2021.11.27 沟通会会议纪要
2 2021.12.16 工程业务联系单
部门：工程部
发文单 位
总包单 位
总包单 位
发件人
接收单位
接收人
备注
3 2021.12.19 工作联系单
项目部
4 2021.12.22 工程业务联系单 5 2022.3.15 工程业务联系单
总包单 位
总包单 位
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11
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15
16
17
18
19
20
项目部收文台账
项目 名 称：序号来自日期文件名称部门：工程部
发文单 接收单
位
位
发布方式
接收人
1 2021.11.27 沟通会会议纪要 2 2021.12.16 工程业务联系单 3 2021.12.19 工作联系单 4 2021.12.22 工程业务联系单 5 2022.3.15 工程业务联系单
总包单 位
文件的颁布、发放、回收、归档及销毁管理规程
依据：《GMP》及公司文件管理的要求目的：为文件的颁布、发放、回收、归档及销毁规定实施管理办法范围：GMP文件的颁布、发放、回收、归档及销毁1．颁发：标准文件经批准人签字后方可颁发。
2．发放2.1该文件所涉及的每一部门、岗位均应收到本文件。
2.2文件颁发时，收发双方须在“文件发放、回收记录”上签字，并注明：文件名称、文件编码、复印份数、分发部门、分发份数、分发人、签收人、发送日期等。
2.3文件在执行之日前应对文件使用者进行专题培训，可由文件编制人、审定人、批准人之一进行培训，以保证每个使用者知道如何使用文件。
2.4一旦新文件生效使用，前版文件必须交回。
分发使用的文件为批准的现行文本，已撤消和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
3．回收3.1文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文本自新文件生效之日起废止，要及时回收。
3.2文件发现错误，对药品质量及生产经营活动产生不良影响，必须立即废止，及时回收。
3.3文件回收时必须在“文件发放、回收记录”上签字，填明收回日期、收回人，并在回收的文件上加盖“回收文件”印章，以表示回收的文件。
4．归档保管：4.1所有标准文件的原件必须及时归档备查。
4.2归档的文件要上锁保管，发现失窃及时上报。
4.3保管中要防火、防潮、防鼠、防蛀、防霉变，软盘还应防静电等。
5．销毁5.1需销毁的文件5.1.1文件编制（或修订）过程中的草稿及复制件、打印过程中的草稿；5.1.2回收旧版文件中归档一份后的其余文件；5.1.3其它的废止文件。
5.2凡具有密级的文件，统一由质量部收集、清点，经总经理批准后，指定专人销毁，并指定监销人，防止失密。
5.3其它文件经颁发部门收集清点，经主管副总批准签字，指定专人销毁。
5.4销毁情况应记录。