电子邮箱使用指引

电子邮箱使用指引（内部使用）

2014-07-21张健法悟

1.总则

1.1对了规范团队成员对工作邮箱的使用，在享受电子邮箱带来便利的同时有效规避使用风险，特制订本指引。

1.2本指引所指工作邮箱系律师事务所分配给团队成员用于以本所律师的名义对外发送电子邮件的电子邮箱。

1.3团队成员通过电子邮件的方式与客户、法官、仲裁员进行沟通，或传递文件的应当适用本指引。

1.4团队成员应当养成随时从工作邮箱查询邮件的习惯。

1.5团队成员应当养成对收取的邮件及时处理的习惯。

2.邮箱的确定

2.1团队成员必须使用律师事务所统一配备的工作邮箱作为向客户发送电子邮件的邮箱，未经客户同意且经团队批准，不得使用私人邮箱向客户发送工作邮件。

2.2工作邮箱应当按律师事务所规定的格式设置邮箱签名。

2.3原则上不得利用工作邮箱处理私人事务。

2.4原则上不得利用工作邮箱与客户谈论私人事务。

2.5在利用工作邮箱处理与客户间事务时，应当保持用语的专业性，且符合商务礼仪。

2.6在与客户签订法律服务合同时，应当指定一个团队成员的工作邮箱作为日常沟通的电子邮箱。与该客户的所有往来信件均应当通过该指定的工作邮箱进行。不得使用未经指定或客户未确认的电子邮箱向客户发送邮件。

3.收件箱的确定

3.1在与客户签订法律服务合同时，原则上应当要求客户指定一个电子邮箱用于通过电子邮件的方式进行约定事务的沟通与联系。

3.2如果在法律服务合同中，客户未指定电子邮箱的，应当事后告知客户及时指定，或在发送邮件前要求客户指定或确定一个收件箱。

3.3如果持有收件人的有效名片，且名片中记载了有效电子邮箱的，在法律服务合同未指定电子邮箱的情况下，可以将该名片中的电子邮件作为收件箱。

3.4如果不能确认收件人的电子邮箱且其有效性的，不得擅自发送电子邮箱，以免泄露当事人的商业秘密或个人隐私。

4.邮件发送

4.1发送邮件只能使用依本指引确定的工作邮箱。

4.2发送邮件前，必须检查如下事项：

（1）使用的发件箱是否正确；

（2）收件人的邮箱是否正确；

（3）抄送的收件人是否属于发件人与收件人共同确认的范围；

（4）附言是否存在错误；

（5）是否正确填加了附件。

4.3发送邮件时，不得将电子邮件抄送给未经收件人确认的人员。

4.4发送电件前，应当点开所填加的附件，确认所填加的附件内容与决定发送的文件一致后再行发送。

4.5发送给客户的文件原则上应当包括word版和PDF版，其中word版主要便于客户在此基础上进行修改和引用，PDF 版主要用于固定我方提交文件的内容。如果发送给客户的文件，是对客户提交文件的修订意见，还应当同时发送修订版（痕迹稿），以让客户直观看到修改内容。

4.6邮件发出后，应当立即通过手机短信、微信、QQ或直接通过电话，提示收件人查收邮件，并提示如果收到邮件及时告知。

4.7应当及时跟踪收件人的收件情况。

4.8邮件发出后，应当复核发件箱，确认邮件是否发送成功；应当检查草稿箱，进一步确认邮件是否成功发送。

4.8如果邮件没有成功发送，应当查明原因，并重发。

5.邮件的收取

5.1应当将工作邮箱与日常使用的手机进行绑定，并进行成功设置使其能够有效收发邮件，且具有收件提醒功能，确保收到客户发送的电子邮件能够在第一时间知悉。

5.2收到客户电子邮件后，应当通过收件箱直接回复“收到邮件”，并通过手机或其他及时通讯工具告知客户已收到邮件。

5.3在法定的工作时间应当随时查看手机，确认是否有客户的新邮件。

5.4每个工作日的8：30、14：30、17：30，必须通过手机、电脑等终端刷新收件箱，确认是否有客户的电子邮件。

5.5除非与客户另有约定或客户有特殊要求，原则上应当在2个工作日内处理完毕客户的邮件。

5.6在收到客户的收件提示后，应当及时收取邮件，如果在收件箱中没有发现客户发送的邮件时，应当检查垃圾邮件，以确认所收邮件是否被系统确认为垃圾邮件，如仍未发现的，应及时告知客户并要求重新邮件。

6.邮件回复

6.1回复客户的邮件，应当采取直接回复的方式，以便于客户查询和检索。

6.2如果我方与客户确认通过邮件进行集体讨论问题的，应当先行确认参与讨论的人员范围，然后进行群发邮件。对群发邮件的回复，应当采取全部回复的方式，以使回复的邮件能够让全部指定的收件人查阅。

6.3回复邮件的内容如果包含附件的，应当在附言中进行简要说明。

6.4如果客户在电子邮件中提及的问题较为简单的，可以直接在附言中进行回复；如果客户提衣的问题较为复杂，或客户需要出具正式的出面意见的，应当制作附件，在附件中进行回复。

7.邮箱管理

7.1如果指定的发件箱发生变更的，应当及时告知客户。

7.2如果获悉客户指定的电子邮箱发生变更，应当及时更新设置，并告知全体团队成员。

7.3团队成员离职的，应当及时收回该成员的工作邮箱，取消该成员使用工作邮箱的权限。

7.4本团队律师在使用本指引期间，应当注意收集各方反馈信息及执行效果，并总结经验，以便于对本指引不断进行升级。

欢迎订阅“法悟”，我们将定期为您推出您可能更喜欢的文章。

订阅方法：

1.点击标题下方的“法悟”，然后点击“关注”；

2.点击右上角图标，然后选择“查看公共账号”，最后点击“关注”；

3.搜索微信号“fawu100”或“法悟”，选定后最后点击“关注”。

举报