公文及督办管理办法

xx矿业有限责任公司

公文管理办法

第一章总则

第一条为使xx矿业有限责任公司（以称公司）公文处理工作规范化、制度化，结合公司实际，制定本办法。

第二条公文处理应当坚持实事求是,精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第三条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的安全。

第四条各相关人员应当重视公文处理工作，遵守本办法。每一个部门（单位）的管理人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第五条公司综合办公室是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作。

第二章公司公文基本情况

第六条公司的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第七条依照公司实际情况，将公文分为两大类：

（一）收文类

1、外部收文：各级政府部门、上级公司、公司股东单位及相关单位发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的文件。

2、内部收文：公司董事会、股东会、监事会、各部门（单位）向公司报送的文件。

3、收文规范流程（见附件1）。

4、收文管理方式：

（1）创建收文簿，设置详细的分类文件夹保存、备查。

（2）在领导审阅、批示后，一律复印下发。

（3）各部门（单位）对接收到的文件，必须进行签收。

（4）必须严格执行收文规范流程。

5、收文处理程序：机要秘书登记编号，办公室主任提出拟

办意见，公司领导提出具体处理意见，承办部门按批示落实，部门收发员负责备份归档，机要秘书传递文件并负责归档。

（二）发文类

1、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及上级公司报送的请示、报告等公文。

2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3、公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函等公文。

4、公司内部发布的制度、规定、办法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文

5、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

6、发文规范流程（见附件2）。

7、公司发文管理方式：

（1）创建发文簿，设置详细的分类文件夹保存、备查。（2）如违背发文规范流程，综合办公室有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规范流程的严格执行。

（3）必须严格执行发文规范流程。

8、发文处理程序：部门起草文件，部门负责人审核、修改，机要秘书核稿，分管领导审签，总经理签发，机要秘书印制公文，相关单位接收文件。

第三章公文格式

第八条公司公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，公司发文单位标识为“xx矿业有限责任公司公司文件”。

（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名，还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人应为对该公文的咨询能作出答复的人。

（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题为宋体二号字体，加粗并居中，除法规、规章名称加书名号

外，一般不用标点符号。

（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称（上行文为矿业公司，陕西汇森煤业开发有限责任公司；下行文为公司各部门、所属各单位）。

（六）公文正文为仿宋GB2312三号字体，行间距为1.5倍，在页面底端正中插入页码，五级小标题为：

一、

（一）

1、

（1）

（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，与正文空开一行，用仿宋GB2312三号字体。

（八）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，日期为汉字输入法（如：二○一三年二月二十七日），与正文最后一行空开两行，如有附件，与附件最后一行空开两格。

（十）公文应当标注主题词。

（十一）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十二）印发单位应为发文单位的办公室，印发日期以公文付印的日期为准。

（十三）会议纪要应当在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“主送单位”标注在公文版记中的主题词之下。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm ×297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章公文处理职责

第十条公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总工程师、总经理助理）的公文处理责任：

（一）当日审签、签发以公司、部门（单位）名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。

（二）当日阅处重要收文并指示处置原则与方法。

（三）直接承办最重要的收文。