集团档案编号规则

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档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。

机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。

档号编制排架方法

天威虎集团档案编号排架管理办法一、分类标识（分类号）方法1、本公司档案的分类采用全宗号+数字或字母进行标识，全宗代码目前只设定0001为集团,一级类目使用字母标识（如行政为XZ），二级类目使用01—99标识(如行政类制度为XZ。

01），依此类推。

没有标注出来的数码、字母标识为空号，留作今后类目扩展使用。

各级类目标识之间用“。

”隔开。

2、保管期限代码对照表二、档号编制方法档号以“件”为单元进行标识的，档号的编制规则为六段号码制即:档号=全宗代码+年度+分类号+保管期限代码+案卷号+件号XXXX-XXXX—X。

X-XX-XXX—XXXX● 各号段之间以“—"隔开.● 第一段为全宗代码,参照全宗和项目代码规定。

● 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”.● 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。

● 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。

● 第五段为案卷号，一般采用三位流水顺序号标识，不满3位前面补零. ● 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。

● 如： 0001—2017—XZ 。

01-30—001-0001表示为天威虎集团2017年度行政一级类下的制度二级类下的保管期限为30年的立卷归档文件中的第一卷第一件● 件号生成规则:按同一机构，同一年度,同一类别,同一保管期限下，件号从0001开始生成。

● 件号排序规则:按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。

● 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度,同一类别,同一保管期限下，案卷号从001开始生成。

● 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。

● 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。

三、本公司档案排架方法● 纸质档案的排架及标识:纸质档案实行分类流水排架法。

分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架，在每一个级类目的档案柜架中,按照文件归档的时间顺序排列档案。

集团编码原则

海尔集团编码原则海尔集团编码原则....................................................... １一、编码中考虑的总原则............................................. ２二、详细说明....................................................... ２（一）单位目录.................................................. ２（二）部门目录.................................................. ３（三）职员档案.................................................. ４（四）行业目录.................................................. ４（五）地域目录.................................................. ５（六）客户分类.................................................. ６（七）客户目录.................................................. ７（八）供应商分类................................................ ９（九）供应商目录.............................................. １０（十）存货分类................................................ １０（十一）存货目录.............................................. １１（十二）仓库档案.............................................. １３（十三）收发类别.............................................. １４（十四）会计科目.............................................. １４（十五）产品条形码编码原则.................................... １５一、编码中考虑的总原则➢符合整个海尔集团发展规划，分析资金流、商流、物流、海外推进的业务特点，综合考虑以满足各级管理的需要；➢每一编码应具有唯一性；➢便于扩充，考虑今后的发展，各类编码应预留足够的位数；➢便于记忆，易于使用；➢综合分析现有各信息系统的编码，与原有编码尽量兼容；➢编制中应考虑必要的反复确认过程，各单位应指定熟悉业务的人员专门配合编码的编制事宜，以使编码更符合实际应用。

公司档案分类编号整理方案

广东宏德投资集团有限公司档案分类编号整理方案为统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化、规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用。

根据《档案综合管理制度》并结合集团本部及各子公司档案工作的实际情况，拟定本方案。

一、分类原则（一）集团本部及各子公司档案分类原则根据《档案综合管理制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点划分类目，以便科学管理和开发利用。

（二）分类后的档案，分别用英文字母顺序编排大类代字。

（三）本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进行实体分类、归档和排架管理。

二、集团公司及各子公司的全宗号：（备注：新增子公司的档案全宗号按序排列）二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：（一）文书档案：大类代字A（二）基建档案：大类代字B（三）设备仪器档案：大类代字C（四）会计档案：大类代字D（五）职工档案：大类代字E（六）特殊载体档案：大类代字F（七）专业档案：大类代字G（八）合同协议档案：大类代字H三、各大类档案的分类与编号、整理方法（一）文书档案：大类代字A。

它记录本公司所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是本公司在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

档号结构模式：全宗号+大类代字+部门简称+年度+保管期限代号+件号文书档案分类、整理方法：件号（2009年度永久保存的第3件文件）保管期限代号（1永久、2长期、3短期）年度（文件形成年度的公元纪年）部门简称（行政部）大类代字（文书档案）全宗号01-A行政. 2009.1-31、归档判断：决定文件是否归档，应对照《档案归档范围及保管期限表》（见附表），需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。

集团或公司档案分类编号制度互联网转

集团/公司档案分类编号制度互联网转一、总则1.为了更好地规范公司的档案业务。

提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。

2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。

3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。

4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。

5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。

附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。

集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限二、．1.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。

其表示为：一级类二级类三级类保管期长董事会会议文1董事1董事会及股1长期—短2董事会的往来文件、信会1股东大会会议文股东大2永判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书长12长诉状、答辩状、代理词法律事务相3证据材长按案例设1文4长授权委托5重大法律事务的请示、报长1政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知长审计管2法务及审计1本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通2长期—短．本公司年度财务情况审计报永．本公司关于财经违纪的专题报长期—短审计管23本公司领导任期主要经济指标审计材长审计材2本公司领导离任经济责任审计报长4下属单位年度经营审计材5长期档号的组成2.本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。

类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。

档案编码规则

档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。

字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。

如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。

项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。

（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。

分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。

可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。

(1)集团地产系统档案分类及编号方法说明 71-81

集团地产系统档案分类及编号方法说明为加强集团地产档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案系统数据的录入和维护，更好地为公司各项工作提供快捷的利用服务，根据《集团档案管理制度》的规定，结合集团实际工作职能，特制定本方案。

一、本方案规定了集团地产档案分类、编号的原则和方法及代码标识。

二、档案分类原则是以集团及地区公司各项工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于集团和地区公司地产档案实体的分类、整理及档案系统录入。

根据集团有关管理规定，资产类，会计类和人事类档案均由业务部门负责管理，本方案不涉及该三类档案的分类说明及编号方法。

三、档案分类类目设置（一）本方案共设置七个一级类目，并以一位英文字母作为一级类目代码。

1、文书档案（代码：A）2、项目档案（代码：B）3、资产档案（代码：C）4、会计档案（代码：D）5、声像档案（代码：E）6、实物档案（代号：F）7、人事档案（代码：G）（二）二级类目的设置方法如下：1、文书档案类的二级类目，按行政文书、监察管理、营销策划、合同、法律诉讼等类设置；2、项目档案类的二级类目，按项目综合类和项目名称设置；3、声像档案类的二级类目，按照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等载体特征设置；4、实物档案类的二级类目，按奖杯、奖牌、锦旗等实物类型设置。

（三）三、四级类目具体分类及类目代码见《集团地产档案类目分类（试行）》表，各分类归档范围参照集团档案管理制度。

四、分类说明（一）文书档案(A)1、行政文书(A1)（1）行政证照(A1.1)：包含是有关公司成立、变更、资质证明类的证照及公司章程、董事会和股东会决议等资料。

该类证照档案区别于项目工程用地和报建中的证照。

行政证照变更、年检时需换证时需留存复印件存档，档号保持不变，以维持档号的连续性。

新变更、年检换证后的证照接下去编号。

（2）内部发文(A1.2)：可按集团及地区公司部门设置排序划分，如遇部门调整，增设部门则在现有部门编号基础上增加即可。

集团档案分类编号办法(WORD3页)

年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

综合管理用自然年度。

基建项目用竣工年度。

年度用仪器设备购置的年度。

年度采用产品和科技开发项目用鉴定或投产的自然年度。

广州某企业集团公司档案档案编号办法

广州XX企业集团有限公司档案编号方法（一）档案编号1、文书档案、合同档案不编案卷号，归档文件以“件”为整理单位，每份文件为一件，按保管期限——年度用自然数编件号。

2、基建、设备仪器、声像档案的档号结构分两部份：横线左边为分类号，右边为案卷顺序号。

例如：（1）基建档案案卷号：B 1 — 1案卷顺序号（第一号卷）项目序号类别号（2）设备档案案卷号：C — 1案卷顺序号类别号3、会计档案（D）按报表、账簿、凭证三大类分别用自然数编流水号。

4、实物档案（E）以个（件）为保管单位，按属类分别编流水号。

案卷号：E 1 — 1案卷顺序号属类号类别号5、声像档案（G）案卷号结构由两部份组成，横线左边为分类号，右边为顺序号。

（1）照片档案案卷号：G 1.2.1-1(1)（第一）张号案卷顺序号照片分类（如：本单位领导人的照片）小类号（如：正片）属类号（照片档案）声像档案（2）录音档案案卷号（录像带、磁盘、光盘的案卷号参照此方法）G 2 – 1案卷顺序号录音类号声像档案类号6、土地管理档案（1）宅基地类档案案卷号I 1 – 1案卷顺序号宅基地类代号土地管理档案代号（2）土地管理类档案案卷号I 2 – 1案卷顺序号土地管理类代号土地管理档案代号（二）目录号1、文书档案目录按永久、长期、短期三种保管期限分别装钉、各自编号。

其格式如下：A 1— 1目录顺序号（第一号）保管期限代号（永久）党政工团档案代号2、基建、设备档案的目录号均由大类代字、顺序号组成。

如：基建档案的目录号B — 1案卷顺序号（第一项工程）大类代字（基建类）3、会计、实物、声像、合同的目录号均由大类代字、属类代号和顺序号组成。

如：会计档案目录号D 1 – 1目录顺序号属类代号（报表）大类代字（会计类）。

集团公司全宗编号方案

档案馆全宗编号方案一、全宗编号采用“全宗属类代码+ 全宗顺序号”的格式。

全宗属类代码区分档案类型，以汉语拼音字母表示；全宗顺序号固定全宗顺序，用数字表示。

全宗顺序号一般按进馆先后顺序排列，不作其他排序依据。

二、全宗属类代码的含义1 、“ L ”代表旧政权以及此前各历史时期的档案。

如县委审干室移交的旧政权时期的学生证、金澜谱和照片，作为一个全宗的历史档案进行整理，全宗号为L001 。

2 、“ G ”代表革命历史档案。

3 、“ J ”代表建国后太和县（首太县）委、县政府及其所属各部门、机构形成的档案，以及“文革”时期的“革委会”及其常设机构的档案。

4 、“ Z ”代表专业档案。

档案馆接收一个单位独立形成并移交的专业档案，如县纪委的纪检档案、民政局的婚姻档案、水利局的水利工程档案、土地局的地籍档案、财政局的农业税清册档案等，一般应统一归入原立档单位全宗之内。

档案馆接收多个单位形成或移交的专业档案，如土地承包合同、城建档案、死亡干部档案、会计档案、实物档案等实行集中统一存放，作为专业档案另编全宗号，并在编制全宗号前加“ Z ”。

土改时期形成的土地证存根和土地契约存根档案，印章是“太和县人民政府”，财政局从乡镇接收并移交档案馆保存，现作为专业档案的一个全宗, 全宗号为Z001 。

通过其它途径接收征集的非党政机关、单位形成的档案，如接收的书画档案、征集的照片档案、寄存的毛主席像章档案和著名作家的文稿档案，也应归入专业档案类进行编制全宗号。

三、全宗顺序号的编制方式1 、全宗编号用3 位数码表示，不足3 位的前面加0 补齐。

如“ 001 ”、“ 091 ”、“ 103 ”等。

全宗编号与全宗属类代码一起构成一个完整的全宗号，如J103 。

2 、一个立档单位编一个全宗号。

县委、县政府下属各部委办及乡镇均按机构分设全宗，单独编号。

不用两个层次或“全宗号- 目录号”的方式编制全宗号，以利于编号和检索。

例如：县委全宗群包含县委办、组织部、宣传部等全宗，其原全宗号分别为1-1 、1-2 、1-3 ，现应用“ 1 ”作为县委办（包括县委本身）的编号，而把组织部、宣传部等全宗从原全宗群中分离出来，单列全宗号。

集团公司文件资料编号规定

文件资料编号规定1、总则对公司形成的每份文件确定一个单独的编号,以便对文件的形成、发放、修改、归档进行管理。

2、适用范围2.1公司内部形成的各种文件；2.2外来文件。

3、职责3.1公司企业管理部中心档案室对公司文件编号进行管理；3.2公司各单位对本单位拟订及收到的外单位发来的文件进行编号,并对发给职能部门、各子、分公司和责任岗位的文件添加发放编号。

4、工作程序4.1文件资料编号形式4.1.1公司文件资料的编号均采取按文件分类类目分段编号的形式。

一般文件编号分为3段,可视需要扩展为4段。

段与段之间采用“—”分开。

第1段为一级代码,第2段为二、三级类目代码，二级代码为文件的适用性质或归属年号、届别(董事会、股东会),三级文件代码为二级文件项目下的分类代码，第3段为流水号,由2～5位数字组成,第4段为扩展号,主要用于资料附件的编号或使用流水号等。

XX—XXX—XXXX—XXX文件流水号三级类目代码见4.3.4.2二级类目代码适用性质代码见4.3一级类目代码见4.24.1.2一级类目代码采用英文字母编写,一般为两个字母；二级类目代码采用拼音字母编写,一般为两个字母，董事会（股东会）文件为年尾数字和会议顺序号，三级类目代码采用1个字母,后一位为三级类目代码,文件编号中的字母、版号字母均采用大写字母。

4.2一级类目代码:BD—董事会(股东会) BoardOF—行政文件 OfficeQM—质量手册 Quality MenuOP—程序文件 OperationWG—作业指导书 Work GuideFM—表格 FormID—公司内子公司上报文件 Inter DocumentLD—公司内子公司平行文件 Level DocumentDD—公司内子公司下行文件 Down DocumentOD—外来文件 Outer DocumentIV—投资类文件 InvestmentAR—审计报告、资产评估 Audit ReportEC—经济合同 Economic ContractRG—注册登记文件 RegisterOT—其它 Other4.3二级类目代码4.3.1董事会文件、行政文件的二级类目代码：JD—决定、决议 JY—纪要TZ—通知 TB—通报BG—报告、请示、总结 PF—批复HY—行政会议文件 HG—函OT—其它4.3.2程序文件、作业指导书、表格、公司内报送文件、经济合同、其它等二级类目的代码为:JT—集团、通用文件 QG—企业管理部 CW—财务管理部SJ—审计监察部 GC—工程事业部 GW—港湾工程JX—机械公司 SJ—黄石疏浚 GF—贵阳分公司SK—生科源 CH—赤化超 JY—金业ST—燊泰基 ZD—中东 AG—安哥拉KM—喀麦隆 HH—海虹4.3.3外来文件的二级类目代码为:ZF—政府公布的各种文件、法规GD—股东单位来文CZ—传真件GC—工程资料QS—企事业单位OT—其它4.3.4投资类文件的二级类目代码YC—其它项目立项前文件OT—其它企业管理部在所选项目经公司董事会批准立项后，即比照本条规定另给项目的通用性质代码，并对本项目有关的已编入YA、YB、YC的文件按新代码重新编号、归档。

员工档案部门代码与编号规则

集团总部员工档案部门代码与编号规则
序号 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 董事会办公室总裁办公室人力行政管理中心运营管理中心成本招采管理中心财务资金管理中心品牌营销管理中心投资拓展管理中心设计研发管理中心工程管理中心景观管理中心精装管理中心战略发展部客服管理部审计监察部集团总部其他部门代码 ZBDB ZBZB ZBHR ZBYY ZBCB ZBCW ZBYX ZBTZ ZBYF ZBGC ZBJG ZBJZ ZBZL ZBKF ZBSJ ZBQT
说明：1、员工档案编码，按照集团部门代码+序号的方式；2、序号按照四位编码，从0001起，如：董事会办公室ZBDB0001，依次往下编排；3、档案袋封面书写档案编号，按部门归档；4、各地方地产公

公司档案编号规则

档案部档案编号规则
一、主题内容与适用范围
本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

本标准适用于各类工业企业的档案管理。

交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。

二、术语
1、档号
档案部（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

2、全宗号
档案部给定每个全宗的代码。

3、类别号
类别号是按档案不同类型划出的类别。

①本公司一级类别号分为：
A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。

②本公司二级类别号按地域分类，其编制代码规则为：
取类别拼音首字，如：
万州——WZ、忠县——ZX、贵州——GZ。

4、项目号
1/ 2
工程、项目等档案的代字或代号。

本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：
中石油xx——ZSYWQ。

5、案卷号
案卷排列的顺序号。

6、文件号
文件排列的顺序号。

三、范例：
X-XXX-XX-XXX·XX
文件号
案卷号
项目号
二级类别号
一级类别号
2/ 2。

档案编号

档案编号一、基本建设档案档号编制在每卷基本建设档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。

基本建设档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页（张）号组成。

即：0901×× - ×××- ×××- ×××类别号- 项目号- 案卷号- 件号二、档案类目划分原则：一将公司档案作为一个整体，具有统一性；二档案来源优先原则，并结合管理职能、档案内容、形成特点和载体形式；三档案管理继承性原则，保持档案管理的待续性；四实行档案综合管理，便于档案的管理与利用。

三、归档文件的编号设置全宗号、类号、年度、保管期限、件号、盒号等项目，并依序固化在归档章上。

归档章的一般式样详见附件一（a），需移交进馆档案的归档章式样详见附件一（b）。

1. 全宗号集团档案部门给各立档单位编制的代号。

集团各立档单位全宗号由集团办公室（档案馆）另行公布。

2. 类号归档文件的类号应按QJ 2595《航天档案类目划分与档号编制规则》执行。

其中，文书档案的类号为“01”。

3. 年度归档文件的形成年度。

年度应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“1978”。

4. 保管期限保管期限分为“永久、长期、短期”三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。

5. 件号归档文件的排列顺序号。

编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

件号分为“室编件号”和“馆编件号”两种，室编件号在归档文件整理阶段编写；馆编件号在档案移交进馆进行再鉴定、再整理时根据需要编写。

无进馆任务的立档单位可不设置馆编件号。

6. 盒号档案盒的排列顺序号。

编写时，一般可在同一年度内按照档案盒的排列顺序从“1”开始逐盒流水编号。

盒号分为“室编盒号”和“馆编盒号”两种，室编盒号在归档文件整理阶段编写，并可根据实际需要在同一年度、同一保管期限内按照档案盒的排列顺序流水编号；馆编盒号则在档案移交进馆时按进馆要求编制。

档案怎么编号管理制度

档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和完整性，制定本档案编号管理制度。

二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作，包括电子档案和实体档案。

三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理，编号由数字、字母或符号组成，严格区分大小写；2、档案编号应具有唯一性，不得重复使用，以防混淆和遗失；3、档案编号应具有时效性，根据档案的存储周期，确定编号的有效期；4、档案编号应具有跟踪性，方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。

四、编号管理流程1、档案的建立（1）申请建立档案：单位内需要建立档案的部门或个人，应向编号单位提交档案申请表；（2）审批：编号单位根据申请表内容对档案进行审批，并确定档案编号；（3）登记：登记档案编号及相关信息，并通知申请单位。

2、档案的归档（1）入库：完成档案存档工作后，编号单位将存档档案移交至存档室，进行入库操作；（2）备案：备案将档案编号及相关信息录入存档系统，并生成档案存档清单；（3）归类：按照档案分类标准，对档案进行分类、整理和归类；（4）封存：对已归档的档案进行封存处理，保证档案的安全性和完整性。

3、档案的借阅和归还（1）借阅申请：单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请，填写档案借阅申请表；（2）查找档案：存档室根据档案编号或关键词查询档案，确定是否借阅；（3）借阅管理：存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息，并监管借阅情况；（4）归还档案：借阅人员在规定时间内将档案归还存档室，并填写归还登记表。

五、档案管理责任1、编号单位：负责统一编制和管理档案编号，保证档案编号的唯一性和正确性；2、存档室：负责档案的存储、归类、整理和管理，保障档案的安全性和完整性；3、借阅人员：借阅档案必须遵守相关规定，不得私自调取、复制和传播档案信息；4、档案管理员：负责监督和检查档案管理工作，发现问题及时整改和上报。

六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲，提高相关人员的档案管理意识和技能；2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式，向全体员工宣传档案编号管理制度，促进制度的落实和执行。