会计档案的整理与归档操作方法

会计档案的整理与归档操作方法

一、会计档案

会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。

会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。

作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。

如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。

二、会计档案的整理、立卷

为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、

整理、分门别类，按序存放，集中保管。整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。

由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。

（一）、会计档案的整理、立卷的总体要求

会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。

1、会计档案整理、立卷使用的物品

（1）、凭证封面

凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。

表2—1：凭证封面

记账凭证封面

年月份

会计主管人员：检查复核人：装订人：（2）、凭证封底

凭证封底也有很多种类，我们推荐使用的是具有封底功能又具有一定备考功能的封底。如表2—2格式的封底。

表2—2：凭证封底

复制、抽出或另行装订原始凭证记录

（3）、凭证包角

凭证包角种类很多，规格也不一致，目前使用较多的是长条形粘贴性包角，但从牢固安全的角度，我们推荐使用表2—3—1（正面），表2—3—2（反面）格式的方形包角。

表2—3—1：凭证包角（正面）

表2—3—2：凭证包角（反面）

（4）、三角衬垫

三角衬垫是指在原始凭证折叠、装订过程中，为避免厚薄不一，凭证装订部位过于薄，影响装订而使用的一种材料（用纸板制成），是一种新推荐使用的档案材料（同表2—4）

表2—4：三角衬垫

（5）、凭证盒

凭证盒是为了装订后的凭证不折角、不折边，使凭证便于堆放整齐和寻找而使用的一种档案材料（见表2—5）。 表2—5：凭证盒

会 计 凭 证 盒 立档单位： 凭证名称： 启启用日期： 年 月 日至 年 月 日 册 数：本月共： 册 本盒是第 册 凭证号数：自 号至 号 保管期限 年

财会主管 经办会计 全宗号 目录号 卷号

会

计

凭

证

年 度

年

全宗号 目录号 案卷号

2、会计凭证整理的程序及方法

（1）、要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证的不同种类，按顺序号逐张排放好；

（2）、整理记账凭证的附件（原始凭证或原始凭证汇总表），剔除附件中不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料；

整理中如果附件太大的，应将原始凭证按记账凭证的大小折叠好，并在右上角加粘上三角衬垫；原始凭证不整齐的应进行修剪；原始凭证太小的，应使用原始凭证粘贴单进行粘帖，并注意避开装订位。凡需要单独保存的原始凭证，如需经常查阅的工资单、奖金表，可单独装订成册；如领料单、发票、医院转来的账单等，数量过多的，应归类汇总后单独装订成册，并填制一式两份的汇总表，一份附在记账凭证后，另一份装订在另行装订的原始凭证上面，汇总表上应注明原始凭证的张数、册号、记账凭证所属年月及号码等内容；某些重要的原始凭证如文件、表册、契约、合同、存出保证金收据等，应另编目录，单独装订保管，并在有关的原始凭证和记账凭证及封底上相互注明日期和编号，是文件的应注明发文单位及文号，是合同的应注明合同号码及对方单位；

（3）、清除钉书钉、曲别针等金属物；

（4）、按每本1—2cm的厚度分成若干本，分别加具封底、封面及包角；

（5）、按包角所标注的打孔处打孔，并进行装订，粘贴。

3、会计凭证的立卷

（1）、要认真填好凭证封面、封底，必须如实填写，不得遗漏。封面上会计主管人员、检查复核人员、装订人员要盖章，装订线应有封口，并由装订人员加盖骑缝章；

（2）、填写好卷脊上的项目。即年、月、凭证起讫号、册号，凭证起讫号可以使用#1—20表示装订的是从第1号至第20号，册号用“1—1”、“2—1”，“2—2”分别来代表本月共1本，第一本；本月共2本，第一本及本月共2本、第二本的意思，以便于按顺序保存、查找，卷脊上的编号应于封面上内容一致；

（3）、将装订好的凭证装入凭证盒并填好盒面上的内容（应于封面上内容一致），由专人负责保管。

（4）、凭证册平时按月份及册号顺序排列存放，卷号可以根据不同的情况在平时及时编号或待年末统一编号。

（二）、会计账簿的整理、立卷的总体要求

会计账簿类包括：总账、各类明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等。年度终了，各种账簿在结转下年，建立新账后，一般都要进行集中统一整理。账簿即可以合并立卷，也可以分别各种账册各自立卷。活页式或卡片式的账页，应去掉空白页，将已记账的账页依次编号，立卷成册。

1、会计账簿整理、立卷使用的物品

（1）、卷内目录

卷内目录是用来登记本卷内装订的资料大致内容，以便作为事