降低Exchange邮箱容量操作手册

降低邮箱容量操作手册

●操作目的 (1)

●客户端操作环境 (1)

●OUTLOOK中添加个人文件夹 (2)

●将邮件移到本机个人文件夹 (6)

●备份个人文件夹 (11)

●查看邮箱大小的方法 (11)

●操作目的

1、新的EX服务的中所有用户的邮箱大小限制为为2G,当服务器中个人邮箱容量超过2G后

将不能外发邮件。在这种情况下，为了降低服务器上邮箱容量，除了删除邮件外，用户

也可以自己将邮件移动到Outlook的本地个人文件夹中。

2、以下步骤将指导用户一步一步的将服务器上的邮件移动到Outlook的本地个人文件夹中。

●客户端操作环境

1、win7专业版

2、Outlook 2007

●Outlook中添加个人文件夹

1、打开outlook

2、下图,选择菜单”文件(F)”→”数据文件管理(D)…”

3、下图,鼠标左键点”添加(A)…”图标

4、下图,选中”Office Outlook 个人文件夹(.pst)”，鼠标左键点“确定”

5、下图中的路径和文件名全是系统默认的，您可以根据自己的喜好,可以将文件放在其他的

路径下,或将文件名命名为其他的名字。鼠标左键点“确定”

6、下图,鼠标左键点“确定”

7、下图中，鼠标左键点“关闭”，完成了个人文件夹的操作。

8、如下图，打开outlook中多了一个”个人文件夹”。

●将邮件移到本机个人文件夹

为了减小服务器上邮箱容量，需要将服务器上的邮件移动到本地个人文件夹中。

通常情况下服务器上占用邮箱容量比较大的文件夹除了”收件箱”外，还包括”已发送邮件”

和”垃圾邮件”等。

为了便于邮件的管理，在移动邮件前，需要在本地个人文件夹中创建相关目录，以便分类存储邮件我们通常会把邮件分类的移到本机的个人文件夹中。

以将服务器邮箱中”收件箱”下的邮件移到电脑本地的个人文件夹为例。具体操作如下：

1、打开outlook，鼠标右键点”个人文件夹”→选择”新建文件夹(N)…”

2、下图，名称中输入”收件箱”(或别的文件夹名),鼠标左键点”确定”

3、下图，在个人文件夹下生成了个“收件箱”文件夹

4、选择服务器上的用户邮箱下“收件箱”目录，准备移动邮件到本地个人文件夹。（下面介绍几种常见的邮件多选方法）

1)鼠标左键选中右边的某个邮件

2)如果要选择该目录下的所有邮件，使用快捷键”Ctr l+A”,如下图

3)如果要选择该目录下选中邮件上面的所有的邮件，使用快捷键”Shift+Home”,结果如下图：蓝色背景的邮件都被选中。

4)如果要选择该目录下选中邮件下面的所有的邮件，用快捷键”Shift+End”,结果如下图

蓝色背景的邮件都被选中。

5、将已选择邮件移动到本地文件夹。如下图，邮件被选中以后，点鼠标右键 选择“移至文件夹(M)…”

6、下图中选择”个人文件夹”下的”收件箱”,再点击”确定”钮。

7、下图，显示之前选中的邮件已经移动到了”个人文件夹”下”收件箱”中

8、如需移动服务器邮箱中的其他文件夹中邮件，可按照上面的步骤，先在“个人文件夹”

中创建文件夹，然后按照类似操作一路做下来就可以了。

●备份个人文件夹

为了防止电脑硬盘的损坏或因其他原因导致数据丢失，建议定期将您的Outlook中的个人文件夹复制到文件服务器或其他备份介质上。

●查看邮箱大小的方法

1、下图，鼠标右键点”邮箱…”，选择”邮箱….,属性…”

2、下图,鼠标左键点”文件夹大小(F)…”钮

3、下图，显示了邮箱的总的容量，以及相关子文件夹的大小。