第十二章 沟通管理制度

第十二章沟通管理制度

一. 目的

为了使部门有序管理信息的传递和理解，形成正确的提问与回应问题要求的互动方式，同时明确沟通范围与沟通所应使用形式的工具，进而指导性的维持良好的部门内部人际关系。

二. 适用范围

本章各细则规范适用于公司技术部全体员工。

三. 沟通计划细则

●部门定期/不定期召开各类工作会议：常规性例会，定期性项目例会，突发性例会。

●根据会议内容不同可分为部门管理沟通例会，部门工作例会，部门定期汇报例会等。

●每次例会需提前确定相关例会负责人。

●例会负责人负责协调召开例会所需的各项事宜。包括提前制定例会内容，会议级别，

协调，申请并通知例会人例会召开的时间，场地,参与人员范围等信息；明确例会人名单并监督例会制度的实施。以及例会现场设备的管理配置。

●例会负责人需根据例会发起人的要求，以邮件或书面形式告知例会人会议相关信息。

四. 沟通会议负责人会前职责明细：

●确定会议的主题与所期望达到的目标

●制定会议活动计划

●发放会议举行通知

●会议场地安排–会场的设定，会场设备的准备，会场的布置

●准备参会人名单

●会议类别，内容概要公告

五. 沟通会议负责人职责明细:

●明确目的–事先制定相关例会计划，确保会议中例会人信息共享，收集例会中所产

生的问题并参与决策方案的制定。

●会议控制–决定会议讨论主题，明确讨论范围，确保与会者围绕主题发言。

●会议引导–识别主题/问题，交换/开发建议，评价不同方案。

●促进讨论–鼓励例会人参与讨论及提问。

●处理意见–对争论双方或者各方观点加以辨别并分析造成分歧的原因，将争论主题

作为会议讨论的话题之一，展开讨论，把会议的探讨模式深入化。若分

歧暂时难以弥合，就暂时搁置并确保会议下一环节的顺利进行。

●意见反馈–信息沟通后必须设法取得反馈，以了解沟通参与者是否已经明确沟通结

果，是否愿意遵循，以及准备如何将沟通后的结果落实到工作中。

七. 与会人员规范制度明细

●准时出席–参与会议的成员需根据会议公告要求按时，按地点到达会议现场，如有

突发事件不能出席，必须向直属上级及会议负责人提出书面请假申请，

获批后方可缺席。

●目的明确–除突发性会议外，与会人应根据例会公告内容事先对会议内容进行准备。

明确会议目的，以避免发生沟通不畅的情况。

●书面反馈–与会人员需以书面形式将意见或建议向例会负责人做出反馈，以达到促

进并完善会议的目的。

八. 沟通方式

沟通方式不应局限为单一模式，可根据实际的客观情况利用不同的工具实现多样式的沟通方式。

●书面沟通–书面文字

●口头沟通–口头语言

●电子媒介沟通–言语文字和电子设备的集合

九. 沟通工具

●书面沟通–备忘录，通知布告，公司内部刊物等。

●口头沟通–面谈，会议，讲座，例会，演讲讨论等。

●电子媒介沟通–电话会议系统，语音会议系统，网络即时文字交流平台，电子邮件。

备注：

任何时间，任何地点，以任何形式所举行的会议，必须由发起人或会议负责人向直属上级提

出书面申请，并得到许可批复后方可执行。沟通会议所使用的设备由会议负责人或指定具体

人员负责保管。

具体设备保管办法请查阅《第八章办公设备管理制度》