第5章__项目信息沟通管理制度

信息沟通管理制度

一、制定制度的目的

为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。

三、信息管理原则

（一）及时

1、信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。

2、信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。

（二）真实

信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干

扰，保证信息不失真。

（三）适用

信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。

1、收集阶段。信息必须完整。

2、加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。

3、传输阶段。必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。

4、存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的查询和利用。

（四）经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。

1、要求以最低的费用获得更多的信息。

2、要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。

四、信息收集

（一）信息收集原则

1、信息源开发要广。要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。

2、信息流行的分析要加强，信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学分析，从中抓住内

在的必然联系。要把握住信息流向，及时收集信息。对重大信息变动，应早做准备，具备主

动性。

3、信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。

4、信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一丝不苟的作风。

（二）信息收集

1、制定计划。收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排，明确步骤，并在数量、

时间、作用、种类上加以具体限定。

2、信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作;信息管理人员必须根据

意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收集信息、识别信息。

3、信息检验。对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。

五、信息传递

信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。

1.信道畅通。一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中

转的职责要分明。

2.传递如实。不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。

3.体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。

六、信息存贮

1.建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构，以便存取。

2.选择合适的存储设备和介质，并对载体采取如加密等保护措施，以防丢失、盗用和破坏，保证其机

密性和安全性。

双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。为此，要做到：

1.为项目成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问

项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。沟通时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。

2.管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标

传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。

3.定期匿名调查，了解成员对项目、管理人员的看法

管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点，找出解决问题的办法，并积极付诸实施。

信息加工

（一）原则

1.去粗取精，去伪存真。整理大量初始性的消息、资料、数据，使其获得精确的定性和定位，并对实质内容加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。

2.由此及彼，由表及里。要反复进行分析、综合，剖其表象，究其内涵，力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。

3.物尽其用，细大不捐。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性，分大小、轻重、缓急区别处理。不论价值大小的信息都应认真处理，不得随意废弃

二、要使用精确的表达方式

要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

三、要进行信息的追踪与反馈

信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否确已了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

四、要言行一致地沟通

经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是“行重于言”。

五、沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来

大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。例如，一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前的问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。

六、要注意倾听

经理人员在听取他人的陈述时，应专心致志，成为一个“好听众”，才能明确对方说些什么。

◆项目信息管理制度

第一条制定制度的目的

为加强项目信息工作，及时为项目运作提供信息支持，特制定本制度。

第二条项目信息分类

（一）固定信息

1.定额信息：包括工艺定额，原材料、能量消耗定额及工时劳动定额，资金费用定额等。

2.价格信息：包括原材料、能源、外协作、产品的价格等。