文件管理制度

文件管理制度

一、目标

1、文件治理是企业治理的一个重要构成部分，积年文件可以表现一个企业

创建、成长、强大年夜的汗青过程，是公司日常运作及介入各类司法行动的重要根据。

2、为了确保工厂各部分有效地制造、宣传、履行、修改、保管文件，避免

材料遗掉，使各类治理办法和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂的实际情况特制订本轨制：

二、实用范围

本治理轨制实用工厂各部分各类文本文件，电脑文件，电子文件及特别

裁体文件，但不包含人事档案文件。（注：特别裁体文件包含但不限于

照片、底片、灌音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）

三、治理组织与权责

1、工厂制造，揭橥的所有文件由行政人事部安排文职人员治理（注：将来

公司成长强大年夜了，应专门设立文管中间或档案中间），其重要工作职责与权限如下：

（1）、负责工厂内所有文件的收集、整顿、挂号、保管、保护、借阅及作废文件的烧毁审核工作。

（2）、负责监查其它各部分文件有效性，归档、保管、保护工作，各部分必须全力予以合营。

（3）、严格履行及遵守《文件治理轨制》，对于违背本轨制的，文件治理人员有权提出批驳，禁止或改正，情节严重者可呈报行政人事经理予以

处罚。

（4）、严格履行文件治理的借阅法度榜样，有权拒绝未经申请赞成的文件借阅者，有权拒绝非权限范围内的文件借阅者，有权拒绝未经赞成擅自

复印文件人员收回已复印的文件，有权穷究借阅后缺损文件人员的义

务。

（5）、严格遵守及履行工厂档案的保密轨制。

2、各部分要指定文职人员保管该部分制造揭橥的文件，其重要工作职责与

权限如下：

（1）、闇练控制《文件治理轨制》，懂得本部分的工作营业。

（2）、负责本部分文件的挂号、打印、复印、保管、分发的具体实施及过时无效文件的收受接收、作废、烧毁实施工作。

（3）、根据文件分类原则，对本部分内所有文件进行文本立案及电脑立案挂号。

（4）、负责本部分内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整顿。

（5）、负责本部分内营业客户、关系客户的材料收集，整顿立案。

四、文件的分类，分类原则，部分编号，打印格局

1、根据工厂的实际情况，内部文件按如下性质分为A、B、C三类文件：

（1）、A类文件：是指各类治理手册和规章轨制，是工厂的根本法，是为加强内部治理，进步治理效

率而对内部各类行动进行规范而形成的具有广泛束缚力的文件，这类

文件必须永远保存，并按规定的格局打印，A类文件的编写一般须具备

但不限于五个要素：目标，实用范围，治理组织与权责，治理规定，

附表（见附表一）。

（2）、B类文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政敕令、公告、通知、奖罚传递或未经完美整顿的紧急性文件或规定，此类文件需按肯定的

格局打印（见附表二），经由半年或一年时光的试用，整顿，归并，

汇编成A类文件，要作废。

（3）、C类文件指部分之间的沟通性文件，如备忘录、工作总结、评选成果的颁布等只在短期内起临时性束缚感化的文件，格局不限。

（4）、传真件发送时须具备如下要点：收件单位（收件人）、发送单位（发送人）、发文日期、发文编号、页数、主题、重要内容，见附表三。

（5）、会议记录须具备如下要点，会议时光、会议地点、会议记录、参会人员、主持人、会议内容格局参照附表四。

（6）、本轨制中未说起的文件制造格局，可根据实际情况自行酌情制造。

1、编号格局：CLF+部分+文件类别+年号+次序号，CLF指东菱工厂，部分以

该部分的简称，例如《文件治理轨制》的编号为CLF行A2002/001

2、文件的第一页下面有一表格，解释如下内容，发送部分，保存刻日，生

效日期，版次，页次，制订人，审核人，赞成人，如本文式样。

3、对外文件包含但不限于各类公函，报刊，杂志，信件，传真材料。

五、内部文件的收集整顿。

1、文件经本部分经理确认后正本由本部分整顿归档建立檀卷目次进行挂

号，如需发送其它部分的由文件制造部分复印发送。

2、文件的宣布应在生效日期前，便于履行者熟悉文件内容。

3、文件治理员应做好文件宣布归档挂号（见附表五），挂号表必须与文件正

本一齐装钉归档，并于每月月底收集整顿归档。

4、一项工作由几个部分介入解决的，在工作活动中形成的文件由主办单位

收集归档。

5、工厂主办的公共活动，以项目方法整顿档案，并由活动主办部分于活动

停止后一周内完成材料整顿归档。

6、文件治理员负责收集本部分在对外社会活动交往中的客户材料（包含客

户名称，公司名称，职衔，联络地址，德律风，传真，营业内容）整顿后归档。

六、对外文件的收集整顿。

1、所有外来信件，报刊，杂志，公函等经邮递员送至保安室后，由保安分

类，属于工厂的文件在收件后20分钟送交行政部，属于员工的在白板上颁布员工姓名至保安室签名领取，如没有注明收件人姓名的，交由行政人事部处理。

2、根据部分营业类型分别建立外来文件档案，并于外来文件檀卷目次中一

一挂号，报部分经理或总经理审核，批复后，正本存本部分，并作好文件宣布日期挂号，挂号表与文件正本一并装订。

七、文件的签批权限

1、所有A类文件必须经总经理签订方可生效，不然视为无效文件。

2、所有人事任免，重要政令，由总经理或副总经理签订才能生效。

3、各部分职责范围之内的工作指令，奖罚传递由部分经理签订即可生效。

4、部分主管及主管以下人员一般不得跨部分签订指令性文件敕令，工作指

导等文件。

八、借阅规定

1、本部分人员如需查阅文件档案，弗成擅自开启文件柜查找，而必须填写

《文件借阅单》(附表六)至文管员处解决手续后，方可借阅查找。

2、如借阅其他部分的文件，则须经由过程部分之间的文件治理员解决借阅

手续，跨部分员工与文件治理员不产生直接的关系。

3、借阅的文件档案必须在规定的刻日内了债，不然必须解决续借手续。

九、文件的烧毁

1、对已到期或无保存价值的文件要及时予以烧毁，具体请求如下：

（1）、填写预备烧毁的文件清单、文件名称、烧毁原因、刻日，交公司总经理赞成方可烧毁。

（2）、对烧毁文件必须有两个以上人员在场，待文件被彻底烧毁方可离去。

2、未结算、有争议、有可疑的文件、尤其是合同、各类财务凭证、收发货

凭证等不得烧毁，确切须要烧毁的必须征询专业看法并经赞成后方可进行。

3、已经作废的文件，材料一上律盖上“作废”章，作废的文件除留一份存

底外，全部烧毁。

十、违规处罚标准