人事档案管理制度及流程

人事档案管理制度内控流程

一、目的为确保人事档案的机密性、完整性和准确性，及时向相关主管人员提供人事档案信息，特制定本制度内控流程。

二、适用范围本流程适用于公司全体员工的人事档案管理。

三、职责1. 人事部门：负责人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。

2. 员工本人：负责提供真实、准确的人事档案资料。

四、内控流程1. 档案收集（1）员工入职时，提供身份证、学历证书、资格证书等个人资料。

（2）员工入职后，人事部门负责收集员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核等资料。

2. 档案整理（1）人事部门对收集到的档案资料进行分类、编号、登记。

（2）按照档案保管要求，对档案进行装订、装盒。

3. 档案归档（1）人事部门将整理好的档案按照档案保管期限和类别，及时归档。

（2）归档的档案应放置在档案室，由专人负责保管。

4. 档案保管（1）档案保管人员应定期对档案进行检查，确保档案的完好。

（2）档案保管人员应做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。

5. 档案查阅（1）员工查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，由档案保管人员提供。

（2）查阅档案时，档案保管人员应做好登记工作。

6. 档案销毁（1）档案保管期限到期后，人事部门应进行审查，确定是否销毁。

（2）经审查后，由档案保管人员按照规定程序进行销毁。

五、内控措施1. 制定档案管理制度，明确档案管理职责。

2. 对档案管理人员进行培训，提高其业务水平。

3. 实行档案查阅审批制度，确保档案安全。

4. 定期对档案进行检查，发现问题及时整改。

5. 对档案保管设施进行维护，确保档案安全。

六、附则1. 本流程由人事部门负责解释。

2. 本流程自发布之日起实施。

人事档案管理制度及规范

人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。

本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。

一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。

同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。

1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。

电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。

二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。

同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。

2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。

对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。

2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。

三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。

特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。

3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。

同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。

3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。

借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。

四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。

人事员工档案管理制度

一、目的为了加强公司人事档案管理，确保档案材料的完整、真实、准确和保密，提高档案利用效率，促进公司人事管理的规范化和科学化，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的纸质档案和电子档案管理。

三、职责1. 人力资源部为档案管理的归口管理部门，负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，并对档案管理工作进行监督和检查。

2. 各部门负责对本部门员工的档案进行收集、整理和归档，确保档案的及时性和准确性。

3. 档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、保管、查询、借阅、销毁等。

四、档案管理原则1. 完整性原则：确保档案材料的完整性，不得遗漏、损毁或丢失。

2. 真实性原则：档案材料必须真实、准确，不得伪造、篡改。

3. 及时性原则：档案材料的收集、整理和归档应做到及时、准确。

4. 保密性原则：对涉及员工隐私的档案材料，应严格保密。

5. 规范性原则：档案管理应遵循国家档案管理的有关法律法规和标准。

五、档案管理内容1. 员工基本信息档案：包括员工身份证、学历、职称、资格证书、劳动合同等。

2. 员工人事档案：包括员工入职、离职、晋升、调动、奖惩等过程中的相关文件。

3. 员工培训档案：包括员工参加培训的记录、考核结果等。

4. 员工绩效考核档案：包括员工年度考核、月度考核、专项考核等结果。

5. 员工薪酬福利档案：包括员工工资、奖金、津贴、福利等发放记录。

六、档案管理流程1. 档案收集：各部门在员工入职、离职、晋升等过程中，应及时收集相关档案材料。

2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案材料进行分类、整理，确保档案的有序性。

3. 档案归档：档案管理员将整理好的档案材料按照规定的时间、类别进行归档。

4. 档案保管：档案管理员对档案进行妥善保管，确保档案的安全。

5. 档案查询：员工或相关部门需要查询档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查询。

6. 档案销毁：档案管理员根据档案管理的相关规定，对超过保管期限的档案进行销毁。

人事档案管理的流程与标准化建设

人事档案管理的流程与标准化建设在现代企业管理中，人事档案管理是非常重要的环节之一。

管理一个企业的人事档案需要一套严格的流程和标准，以确保人才的招聘、培训、晋升和离职等方面的记录准确无误。

本文将介绍人事档案管理的流程，并探讨如何进行标准化建设。

一、档案归集人事档案管理的第一步是档案归集。

在员工入职时，公司需要收集员工的个人信息、学历证书、员工合同和其他相关文件，这些文件将构成员工的基本档案。

为了确保档案的完整和准确，企业可以建立一个员工档案归集的流程。

例如，人力资源部门可以负责收集员工的相关资料，并分别存档于档案柜中或者电子系统中，以便随时查阅。

二、档案核查与整理一旦员工档案归集完毕，企业需要进行档案核查与整理，以确保档案的准确性和完整性。

在这个环节中，人力资源部门或专门的档案管理团队可以检查所有员工档案，核实每个员工的信息是否完整、准确，并进行相应的整理和清理。

如果发现档案中存在错误或遗漏的信息，应及时纠正并完善。

三、档案存放与保管完成档案核查与整理后，档案需要妥善存放和保管。

为了确保档案的安全性和机密性，企业可以选择合适的存储方式，例如建立安全的档案室或使用电子化的档案管理系统。

档案室应设有专门的管理人员，负责档案的存储、查阅和保管工作。

而电子化的档案管理系统则可以提供更为便捷和高效的管理方式，减少纸质档案的使用，节约空间和资源。

四、档案检索与利用在需要查阅和利用档案时，企业需要建立相应的档案检索与利用流程。

例如，员工需要查阅自己的档案信息，可以向人力资源部门提交申请，并在规定的时间内获得相关文件。

而对于其他部门，如人力资源部门、财务部门等，档案管理团队可以根据其需求提供相应的档案信息，以支持业务的开展。

同时，为了加强档案的保密性，企业可以规定只有获得授权的人员才能访问和利用档案信息。

五、建立标准化的档案管理制度为了提高人事档案管理的效率和准确性，企业应建立标准化的档案管理制度。

首先，企业可以制定相关的档案管理规范和操作流程，并明确各个环节的职责和权限。

人事档案管理制度及规范

人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中重要的一环，对于保障员工权益、提高组织运营效率具有重要意义。

为了规范人事档案的管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。

二、目的和范围1. 目的：确保人事档案的完整性、准确性和安全性，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。

2. 范围：适合于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程的档案管理。

三、人事档案管理的原则1. 合法性原则：人事档案的建立、管理和使用必须遵循国家法律法规和相关政策，不得违反法律法规的规定。

2. 完整性原则：人事档案应当全面、准确、完整地记录员工的基本信息、工作经历、培训记录等相关信息。

3. 保密性原则：人事档案应当保密，仅限于有关人事管理工作的需要使用，未经授权不得泄露、提供给外部人员或者机构。

4. 及时性原则：人事档案的建立、更新和归档应当及时进行，确保档案信息的及时性和准确性。

5. 质量原则：人事档案的管理应当严格按照标准化的流程和要求进行，确保档案的质量和可靠性。

四、人事档案管理的流程1. 档案建立a. 招聘阶段：对应聘者进行面试、考核等环节，根据面试结果、考核表等材料建立入职档案。

b. 入职阶段：采集员工的个人信息、身份证明、学历证明、工作经历等材料，建立员工档案。

2. 档案归档a. 入职阶段：将员工档案归入档案库，并进行编号、分类和归档。

b. 在职阶段：根据员工的工作变动、晋升等情况及时更新档案，并进行归档。

3. 档案保管a. 档案室：设立专门的档案室，配备专人负责档案的保管和管理，确保档案的安全性和可靠性。

b. 档案柜：采用防火、防潮、防尘等措施，保证档案的安全和完整。

4. 档案使用a. 内部使用：人事部门、上级领导等有权使用档案，但需经过授权和审批。

b. 外部使用：仅在法律法规允许的情况下，提供给相关机构或者个人使用，需经过授权和审批。

五、人事档案管理的要求1. 档案的完整性和准确性：确保档案信息的真实、准确和完整，杜绝虚假信息和遗漏情况。

深圳龙岗人事档案管理制度及流程

深圳龙岗人事档案管理制度及流程
深圳市龙岗区人事档案管理制度主要包括以下几方面：
一、人事档案管理的原则
1、严格依据有关法律、法规和规章的规定，进行人事档案的管理。

2、统一规范人事档案的管理，严格保密。

3、充分考虑部门和人事管理的需要，努力提高管理的效率，提供便捷的服务。

二、人事档案管理的基本流程
1、档案申请和维护：由档案主管部门负责申请和维护人事档案。

包括档案建档、档案归档和保存等。

2、档案变更：每当发生变动时，由档案管理部门按规定及时填写档案变更表并提供相关材料，进行档案的变更登记。

3、档案移交、借用：移交和借用档案应遵守档案移交或借用申请表和《档案借用协议》，经批准后进行办理移交和借用档案。

4、档案归还：归还档案应正确填写档案归还暂存卡片，并加盖单位公章，正确归还档案，归还前，确认后再归还。

5、档案查阅：档案查阅只能由本单位人事部经批准后，才准许对档案进行查阅和原件核对，严格遵守相关管理制度及流程，科学管理档案，保护人事档案不受损害。

6、档案统计：定期统计档案，核查统计数据的准确性，及时发现存在的问题，制定相应的整改对策。

三、处理不正当人事档案行为
对于将不正当的人事档案信息违反履行义务的行为，应予以严肃处理。

处理过程应当公开、公平和公正，根据事实情况和经济损失等因素，从轻或者从重进行处理。

人事档案管理规章制度(6篇)

人事档案管理规章制度(6篇)在日常生活及工作中，我们总要写作各种各样的文档，优美的文章总会让人眼前一亮，能写出一篇好的文档,不仅仅是个人能力的体现，还有可能会得到领导的赏识，甚至升职都有可能，可问题是很多人可能不那么擅长于写作或者表达，那怎么办？那我们就走捷径,通过学习、借鉴别人写得好的文笔，学以致用，我相信你自己自也可以写出优秀的文档，以下是我为大家精心整理的人事档案管理规章制度(6篇)，一起来看看吧!人事档案管理规章制度1第一章总则第一条为了进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。

第二条本规定所称流动人员人事档案是指:1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;3、待业的大中专毕业生的人事档案;4、自费出国留学人员的人事档案;5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;7、其它流动人员人事档案。

第三条流动人员人事档案管理遵循:“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章流动人员人事档案管理机构第四条流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

第五条跨地区流动的.人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

第六条尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

第七条人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作,人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

人事档案管理制度及流程

一、制度目的为确保公司人事档案的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的有效利用和管理，特制定本制度。

二、制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

三、档案管理职责1. 人事部门负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责人负责对本部门员工的人事档案进行监督和管理。

四、档案管理流程1. 档案收集（1）新员工入职时，由人力资源部负责收集其个人简历、身份证、学历证书、资格证书等相关资料。

（2）员工离职时，由人力资源部负责收集其离职申请、离职证明等相关资料。

2. 档案整理（1）按照档案类别对收集到的资料进行分类整理。

（2）对档案资料进行编号、登记，确保档案的完整性和可追溯性。

3. 档案归档（1）将整理好的档案资料按照规定时间、规定顺序归档。

（2）归档过程中，对档案资料进行再次检查，确保档案的准确性。

4. 档案保管（1）档案库房应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变。

（2）档案资料应按照类别、编号进行存放，便于查阅。

（3）档案资料应定期进行清理、消毒，确保档案的清洁卫生。

5. 档案利用（1）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。

（2）非员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。

6. 档案销毁（1）档案资料达到销毁期限或无保存价值的，由人力资源部提出销毁申请，经部门负责人审批后，进行销毁。

（2）销毁档案资料时，应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案信息不被泄露。

五、档案管理要求1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案的完整性和安全性。

2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理水平。

3. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案资料的真实、准确、完整。

4. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的整洁、有序。

六、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

人力资源部档案管理制度及流程

一、目的为了规范人力资源部档案管理工作，确保档案资料的完整、安全，提高档案利用效率，特制定本制度及流程。

二、档案管理范围1. 人力资源部档案包括人事档案、培训档案、绩效档案等。

2. 人事档案包括入职及表单资料、协议资料、人事基本信息等。

3. 培训档案包括纸质档案、电子版档案、培训学习资料等。

4. 绩效档案包括纸质档案、电子版档案等。

三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）各部门负责将档案资料按照规定格式收集齐全，并及时上报人力资源部。

（2）人力资源部对收集到的档案资料进行整理、分类、归档。

2. 档案保管与维护（1）人力资源部设立专门的档案室，负责档案的保管工作。

（2）档案室配备必要的档案柜、防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（3）档案资料应按照规定的时间进行消毒、防潮、防虫等维护工作。

3. 档案借阅与使用（1）档案借阅需填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅。

（2）借阅人需在规定时间内归还档案，并确保档案安全。

（3）档案借阅过程中，不得擅自复制、涂改、损坏档案资料。

4. 档案销毁与迁移（1）档案资料达到规定保管期限后，需进行销毁或迁移。

（2）销毁档案资料需经部门负责人批准，并做好销毁记录。

（3）迁移档案资料需确保档案安全，并做好迁移记录。

四、档案流程1. 档案收集（1）各部门将档案资料收集齐全，并上报人力资源部。

（2）人力资源部对收集到的档案资料进行审核、整理。

2. 档案归档（1）人力资源部按照档案分类标准，将档案资料归档。

（2）归档后的档案资料需编号、登记，并填写档案目录。

3. 档案借阅（1）借阅人填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅。

（2）人力资源部将档案资料借出，并做好借阅记录。

4. 档案归还（1）借阅人将档案资料在规定时间内归还。

（2）人力资源部对归还的档案资料进行检查，确保档案安全。

5. 档案销毁与迁移（1）档案资料达到规定保管期限后，需进行销毁或迁移。

（2）销毁或迁移档案资料需经部门负责人批准，并做好销毁或迁移记录。

人事档案管理制度范文(4篇)

人事档案管理制度范文标题：人事档案管理制度范本一、目的本制度旨在确保组织人力资源档案管理工作的规范化、科学化，维护员工个人隐私与信息安全，提高人力资源管理水平，促进组织快速发展。

二、适用范围适用于本组织所有员工的人事档案管理工作。

三、职责与权限1. 人力资源部- 负责制定和修订人事档案管理制度。

- 组织实施人事档案的全过程管理和归档工作。

- 提供各类人事档案查询服务。

2. 各部门- 配合人力资源部做好相关人事档案管理工作。

- 将员工相关信息及时提供给人力资源部。

四、档案的建立与归档1. 新员工入职档案- 新员工入职时，人力资源部制作入职档案，并收集和整理入职人员的相关资料。

- 新员工入职档案包括但不限于合同、身份证、学历证书等。

- 入职档案需在入职后两个工作日内完成归档。

2. 员工的业务档案- 员工的业务档案包括任职信息、晋升记录、奖惩记录等。

- 各部门需将员工的相关业务档案及时提供给人力资源部。

- 业务档案需在发生变更后的五个工作日内完成归档。

3. 员工离职档案- 员工离职时，人力资源部将员工离职档案归档，并保留一定的保存期限。

- 离职档案包括离职手续材料、毕业证书等。

- 离职档案需在员工离职后五个工作日内完成归档。

五、档案的保存与安全1. 档案的保存- 人力资源部应建立完善的档案室，并设立相应的档案管理人员。

- 档案应按照统一的分类、编号、归档与检索方法进行管理。

- 档案的存储采取纸质与电子化相结合的方式，并备份档案数据。

2. 档案的安全- 档案室应设有专门的防火、防盗、防湿等设施设备。

- 档案室应设置门禁，仅授权人员可以进入。

- 人力资源部应严格控制档案的访问权限，确保档案的安全性。

六、档案的查询与调阅1. 查询- 员工可以向人力资源部提出档案查询申请，注明查询目的和内容。

- 人力资源部应根据员工的查询申请，提供相关档案的查询服务。

2. 调阅- 组织内其他部门需要调阅员工档案时，应向人力资源部提出调阅申请。

中国的人事档案管理制度

一、引言人事档案是记录个人基本信息、教育背景、工作经历、奖惩情况等内容的档案资料，是企事业单位、机关团体等组织对员工进行管理和服务的依据。

我国的人事档案管理制度经历了长期的发展和完善，形成了一套较为完善的体系。

本文将从人事档案的定义、管理制度、管理原则、管理流程等方面进行阐述。

二、人事档案的定义人事档案是指企事业单位、机关团体等组织在管理过程中形成的，记录个人基本信息、教育背景、工作经历、奖惩情况等内容的档案资料。

人事档案是组织进行人员招聘、选拔、任用、考核、晋升等管理活动的重要依据。

三、人事档案管理制度1. 管理原则（1）真实性原则：人事档案的内容必须真实、准确，不得虚构、篡改。

（2）完整性原则：人事档案应包括个人基本信息、教育背景、工作经历、奖惩情况等全部内容。

（3）保密性原则：人事档案属于个人隐私，应严格保密，不得泄露。

（4）连续性原则：人事档案应从个人参加工作开始，连续记录其职业生涯。

2. 管理机构（1）人事档案管理部门：负责人事档案的收集、整理、保管、利用等工作。

（2）人事档案管理员：负责具体的人事档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、查询等。

3. 管理流程（1）档案收集：人事档案管理部门负责收集员工的个人信息、教育背景、工作经历、奖惩情况等资料。

（2）档案整理：根据档案收集情况，对档案进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

（3）档案归档：将整理好的档案按照规定的时间、顺序进行归档。

（4）档案保管：对归档的人事档案进行妥善保管，确保档案的完整、安全。

（5）档案查询：根据组织需要，提供人事档案的查询服务。

（6）档案更新：定期对人事档案进行更新，确保档案内容的准确性。

四、人事档案管理制度的实施1. 加强组织领导，明确责任分工。

企事业单位、机关团体应成立人事档案管理工作领导小组，明确各部门、各岗位的职责，确保人事档案管理工作落到实处。

2. 完善人事档案管理制度，规范档案管理流程。

制定人事档案管理制度，明确档案收集、整理、保管、查询等各个环节的要求，确保档案管理的规范性和有效性。

人事档案管理流程

人事档案管理流程人事档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，它涉及到员工的个人信息、工作履历、薪酬福利等重要内容，对企业的运营和发展具有重要意义。

建立科学、规范的人事档案管理流程，可以有效保障员工信息的安全性和完整性，提高人事管理效率，降低人事管理成本，为企业的发展提供有力支持。

一、档案材料的收集和整理。

1. 新员工入职时，人事部门应及时向其发放《个人信息采集表》，要求员工填写真实准确的个人信息，并提供相关证明材料。

2. 人事部门收集到员工的个人信息后，应及时整理并建立档案，对于涉及到隐私的信息要做好保密工作，确保信息安全。

3. 对于离职员工，人事部门应及时归档其档案材料，并做好妥善保管，便于日后查询和管理。

二、档案信息的录入和管理。

1. 人事部门应建立完善的档案信息录入系统，确保员工信息的准确录入和及时更新。

2. 对于员工的个人信息变更，人事部门应及时更新档案信息，确保信息的及时性和准确性。

3. 对于敏感信息的录入和管理，人事部门要严格控制权限，确保信息的安全性。

三、档案信息的查询和利用。

1. 员工本人有权查询和利用自己的档案信息，但需提前向人事部门做出申请，并经过审核批准。

2. 其他部门需要查询员工档案信息时，也需提出书面申请，并经过相关部门的审批，确保信息的合法使用。

3. 人事部门应建立健全的档案查询制度，确保信息的安全和合规使用。

四、档案信息的归档和销毁。

1. 人事部门应建立档案信息的归档和销毁制度，对于已经失效或过期的档案信息应及时进行归档和销毁处理。

2. 对于敏感信息的销毁，人事部门应采取专门的销毁方式，确保信息不被泄露。

3. 对于长期保存的档案信息，人事部门应做好防火防潮等措施，确保信息的完整性和安全性。

五、档案管理流程的监督和改进。

1. 人事部门应定期对档案管理流程进行检查和评估，确保流程的规范性和有效性。

2. 对于发现的问题和不足，人事部门应及时进行整改和改进，提高档案管理流程的质量和效率。

人事档案管理制度文件

一、总则第一条为加强和规范人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条人事档案是单位人事管理的重要组成部分，是记录员工个人经历、能力、业绩的重要依据，对于维护员工合法权益、规范人事管理具有重要意义。

第三条本制度适用于本单位所有员工的人事档案管理。

二、档案管理范围第四条人事档案管理范围包括以下内容：（一）员工的基本信息档案，包括档案编号、姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、家庭住址等。

（二）员工的入职、离职、调动等档案，包括劳动合同、聘用合同、离职证明、调动证明等。

（三）员工的薪酬福利档案，包括工资单、奖金发放记录、社会保险缴纳记录等。

（四）员工的绩效考核档案，包括年度考核、任职考核、专项考核等。

（五）员工的培训、进修档案，包括培训记录、进修证书等。

（六）员工的奖惩档案，包括奖励决定、处罚决定等。

（七）员工的健康档案，包括体检报告、健康证等。

三、档案管理职责第五条人事档案管理人员负责以下职责：（一）负责人事档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用等工作。

（二）负责档案的保密工作，确保档案信息安全。

（三）负责档案的定期检查、鉴定、销毁等工作。

（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。

四、档案管理流程第六条人事档案管理流程如下：（一）收集：收集各类人事档案资料，确保档案的完整性和准确性。

（二）整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案的有序管理。

（三）归档：按照档案类别将整理好的档案资料归档。

（四）保管：对归档的档案资料进行妥善保管，确保档案的完整、安全。

（五）查询：为员工提供档案查询服务，确保档案的及时、准确利用。

（六）鉴定：定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案予以销毁。

五、档案保密与安全第七条人事档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。

人事档案管理制度及流程

人事档案管理制度及流程一、背景介绍人事档案是企业管理中非常重要的一项工作，它涉及到员工的入职、离职、晋升、培训等信息，对于企业的人力资源管理起到了重要的作用。

一个合理、规范的人事档案管理制度及流程对于企业管理的有效性和高效性具有关键性的作用。

二、制度概述1.目的建立健全的人事档案管理制度及流程，确保员工信息的完整性、准确性和保密性，提高人力资源管理的效率和效果。

2.适用范围本制度适用于企业内部管理人事档案的各个环节，并涵盖了员工入职、工作期间和离职的全过程。

3.原则（1）合法合规原则：所有的人事档案管理行为必须符合国家相关法律法规的规定。

（2）严格保密原则：任何人不得擅自查阅、泄露或篡改他人的人事档案，必要时要签署保密协议。

（3）准确完整原则：人事档案的录入应准确无误，重要信息不得有遗漏，例如个人基本信息、教育经历、工作经历等必须真实详尽。

（4）可靠可访问原则：建立完善的人事档案管理系统，实现档案信息的快速检索和管理。

三、流程说明1.入职阶段（1）员工填写入职材料：员工填写入职申请表、个人信息表等相关入职材料，并提供相关证明材料。

（2）档案登记：人力资源部门负责将员工的入职材料进行登记，包括入职登记、发放工号等。

（3）档案归档：将员工的入职材料归档，并进行分类存储，建立个人档案。

2.在职阶段（1）档案维护：定期检查员工档案的完整性和准确性，及时更新员工的工作情况、培训记录等。

（2）档案使用：相关部门有权根据需要查阅员工档案，但需事先取得相关的许可和授权。

3.离职阶段（1）离职申请：员工提出离职申请，并填写离职材料。

（2）档案整理：人力资源部门负责对员工的档案进行整理，核对员工应归还的物品，并做相关清退。

（3）离职存档：将员工的离职材料归档，包括离职申请、离职报告等，同时将员工的个人档案进行存档。

（4）档案保管：离职后的员工档案存放在人力资源部门或专门的档案室中进行保管。

四、档案管理系统建设为了提高档案管理的效率和效果，企业可以通过建立和完善档案管理系统来实现。

人事档案管理制度及流程

（2）其他档案资料分类a.累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中。

b.更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

3、离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

第三条档案组卷、存放规定1、设立专用的人事档案柜，档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。

2、每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用档案盒存储档案。

3、档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4、档案盒内首页应当设置档案索引表。

5、根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。

档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

6、归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

第四条管理原则1、人力资源中心人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上人员档案资料终身保存，但至少保留两年。

2、员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。

员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存。

3、严格借阅、调阅人事档案手续，严禁档案丢失。

未经允许，任何部门不得借阅人事档案资料。

严守机密，维护员工个人隐私权利。

其他部门及员工未经人事经理及公司高层领导批准，不得擅自打印、复印或查询。

经发现员工档案泄漏的，责任到人，给予 1000 元--2000 元罚款。

第五条人事档案管理流程。

办公室人事档案管理制度

第一章总则第一条为加强办公室人事档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有员工的人事档案管理，包括但不限于员工录用、考核、晋升、奖惩、离职等环节产生的档案资料。

第三条办公室人事档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗漏重要信息。

2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得弄虚作假。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。

4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供准确、及时的服务。

第二章职责分工第四条办公室人事档案管理由人事部门负责，具体职责如下：1. 制定和实施人事档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁；4. 对档案管理人员进行业务培训；5. 向有关部门提供档案查询服务。

第五条各部门应积极配合人事部门做好人事档案管理工作，具体职责如下：1. 按时、按规定提供员工人事档案资料；2. 对员工人事档案进行审核，确保档案内容真实、准确；3. 协助人事部门做好档案的收集、整理、归档工作；4. 严格执行档案保密制度，确保档案安全。

第三章档案管理流程1. 新员工入职时，人事部门应及时收集其身份证、学历证书、资格证书等相关资料，建立人事档案。

2. 员工工作期间，各部门应及时将员工的考核、晋升、奖惩等资料报送人事部门归档。

第七条档案整理1. 人事部门对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案内容的有序性。

2. 档案整理应遵循“一人一档”的原则，每个员工建立独立的人事档案。

第八条档案归档1. 档案整理完成后，人事部门应及时将档案归档，归档时应注明档案编号、归档时间等。

2. 档案归档应按照档案类别、年份等顺序排列，方便查阅。

第九条档案保管1. 人事部门应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，确保档案安全。

人事部员工档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业员工档案管理工作规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

第三条员工档案是公司人力资源管理的重要组成部分，是公司制定薪酬福利、绩效考核、培训发展、离职手续等政策的重要依据。

第二章档案管理范围第四条员工档案包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、婚姻状况、政治面貌等。

2. 薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录、奖金、福利等。

3. 绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。

4. 培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录。

5. 技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录。

6. 履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等。

7. 健康档案：包括员工健康证、体检记录等。

第三章档案管理职责第五条人事部负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第六条人事部设立档案管理员，负责档案的日常管理工作。

第七条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的职业道德和保密意识；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识；3. 具有较强的责任心和细心，能够妥善保管档案。

第四章档案管理流程第八条员工入职时，人事部应收集其相关档案材料，建立员工档案。

第九条档案材料应按照档案类别进行分类整理，归档保存。

第十条档案保管期限按照国家档案管理规定执行。

第十一条档案查阅、复制、借阅等手续应严格审批，确保档案安全。

第十二条档案销毁前，应进行严格审查，确认无保存价值后方可销毁。

第五章档案利用第十三条档案利用应遵循以下原则：1. 合法、合规、合理；2. 保障员工权益；3. 维护公司利益。

人事档案归档管理制度

人事档案归档管理制度人事档案归档管理制度是企业内部重要的管理规定，其目的是确保员工档案的完整性、准确性和机密性。

本制度包括档案归档流程、档案的分类与存储、档案借阅与归还、档案销毁等方面的规定。

通过建立健全的归档管理制度，可以提高人事档案管理的效率，保障员工信息的安全性。

一、档案归档流程1. 档案归档申请员工离职、转岗或者其他需要进行档案归档的情况，应及时向人力资源部门提交档案归档申请。

申请中应包括员工基本信息、申请理由、归档文件清单等内容。

2. 档案整理与审核人力资源部门收到申请后，将负责对员工档案进行整理与审核。

整理包括对档案文件进行排序、打印归档标签等工作；审核则是对档案材料的真实性、完整性进行检查。

3. 档案存储审核通过的员工档案将按照一定的分类规则进行存储。

档案室应具备良好的环境，通过温湿度控制、防火防潮等措施保证档案的安全与保存。

二、档案的分类与存储1. 基本档案基本档案包括员工的身份证明、雇佣合同、职称证书等重要文件。

这些档案应分类存储，并按照员工姓名或者档案编号进行编号，以便于查阅和管理。

2. 绩效档案绩效档案记录了员工在工作中的表现与评价。

根据评价内容与时间进行分类存储，方便对员工的绩效进行分析与评估。

3. 奖惩档案奖惩档案记录了员工在工作中的表现得失以及相关奖惩措施。

对于同一员工的奖惩档案，应按照时间进行排序，以确保查阅时的便捷性。

4. 个人简历个人简历是员工在不同阶段的教育和工作经历的记录。

个人简历的归档应按照时间顺序进行存储，以便全面了解员工的成长与发展。

三、档案借阅与归还1. 借阅申请员工在需要查阅某个档案时，应向人力资源部门提交借阅申请。

申请中应注明借阅的目的和时间。

2. 档案借阅记录人力资源部门将详细记录员工的档案借阅情况，包括借阅时间、归还时间等信息。

借阅者需保证档案的安全，不得私自复印、外借或泄露档案内容。

3. 档案归还员工在查阅完毕后，应及时归还档案。

人力资源部门将对归还的档案进行检查和记录，确保档案的完整性和准确性。

人事档案管理制度

人事档案管理制度1. 概述人事档案管理制度是组织机构内部对员工档案进行规范管理的一套制度。

该制度的主要目的是确保员工档案的完整性、保密性和准确性，以便为组织的人力资源管理提供可靠依据。

2. 档案存储2.1 档案室为了保护档案的安全和机密性，组织应设立专门的档案室，并配备合适的防火、防潮、防盗等设施，确保档案的完整性和安全性。

2.2 档案分类按照员工个人信息的不同，档案应进行合理的分类，包括个人基本情况、教育背景、工作经历、奖惩情况等。

同时，还应设立索引系统，方便快速查阅和检索档案信息。

2.3 档案保存期限根据相关法律法规和组织的规定，每类档案都应有明确的保存期限。

过期档案应及时销毁，以确保档案管理的及时性和规范性。

3. 档案管理流程3.1 招聘录用阶段在员工入职之前，招聘团队应收集申请人的相关材料，并建立其相应的档案。

招聘录用的决策需经过相关主管部门批准并记录在案。

3.2 档案建立阶段员工入职后，人事部门应将其档案存入档案室，并对档案进行审核、归档和索引工作。

同时，应及时更新档案，确保其中的信息始终准确无误。

3.3 档案调阅阶段在员工工作期间，他们可能需要调阅自己的档案，以了解个人信息或提交相关证明材料。

针对这种情况，应建立明确的档案调阅流程，限制调阅权限，确保档案的安全和保密。

3.4 档案归档阶段当员工离职时，其档案应进行归档处理。

归档包括记录离职原因、办理手续、交接工作等。

同时，应将离职员工的档案妥善保存，并根据需要设立留存期限。

4. 档案保密性和完整性4.1 保密要求员工档案中的个人隐私信息必须严格保密，不得未经授权泄露给他人。

只有在合法得到员工许可或法律要求的情况下，方可使用档案信息。

4.2 数据备份为防止档案丢失或损坏，人事部门应定期进行档案备份，并将其存储在安全可靠的地方，以确保档案的可追溯性和持久性。

5. 档案审计与监督为确保档案管理制度的实施和执行效果，组织应定期进行档案审计，检查档案的保密性、完整性和准确性，并与相关法律法规以及组织内部的政策相符合。

人事档案管理制度及规范

人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中至关重要的一部分，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等，对于组织的人力资源管理具有重要的参考价值。

为了规范人事档案的管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，制定人事档案管理制度及规范是必要的。

二、目的和适用范围1. 目的：本制度的目的是确保人事档案的合规管理，保护员工的隐私权，提高档案管理的效率和准确性。

2. 适用范围：本制度适用于所有员工的人事档案管理，包括招聘、入职、离职等全过程。

三、人事档案的分类和建立1. 分类：根据档案的性质和用途，将人事档案分为基本档案、工作档案、培训档案、考核档案等。

- 基本档案：包括员工的个人信息、身份证明、学历证书等。

- 工作档案：包括员工的工作经历、职位变动、薪酬等。

- 培训档案：包括员工的培训记录、证书等。

- 考核档案：包括员工的绩效考核、奖惩记录等。

2. 建立：人事部门负责建立和维护员工的人事档案，每位员工入职时必须提交相关材料，包括个人信息表、身份证明、学历证书等。

四、人事档案的管理流程1. 招聘阶段：- 人事部门负责收集和核实招聘人员的相关材料，包括简历、证书等。

- 对于符合要求的候选人，人事部门将其相关材料归档，并进行初步筛选。

2. 入职阶段：- 入职时，员工需填写个人信息表，并提供相关证明材料。

- 人事部门将员工的个人信息录入电子档案系统，并将纸质档案归档。

3. 员工变动阶段：- 当员工发生职位变动、薪酬调整等情况时，人事部门负责更新员工的工作档案。

- 员工的职位变动和薪酬调整需经过相关部门和领导的审批。

4. 培训阶段：- 培训部门负责记录员工的培训记录和获得的证书。

- 培训部门将相关信息提供给人事部门，由人事部门更新员工的培训档案。

5. 离职阶段：- 当员工离职时，人事部门负责办理离职手续，并将员工的档案进行归档和存储。

- 离职员工的档案应妥善保管，至少保存五年。

五、人事档案的保密和安全措施1. 保密责任：人事部门和相关工作人员必须对员工的个人信息和档案内容保密，不得泄露或非法使用。