论当代秘书必备素养和能力

论当代秘书必备素养和能力

【内容摘要】随着现代社会的飞速发展，秘书职业呈现出服务领域广、层次多，要求高的特点。用人单位在为找不到“拿来就能用”的文秘人才而焦虑，难招到合适的能胜任的人才。为满足现代秘书工作的需求，本文针对现代秘书所面临的环境，分析了国外秘书的发展趋势以及我国现代秘书存在的不足，提出了当代秘书工作所必备的素养：具有强烈的责任感、事业心；对工作充满激情，具有锲而不舍的进取精神；具有一种淡泊名利、任劳任怨、甘于奉献的崇高境界；具有谨小慎微而又雷厉风行的工作作风；养成善于思考、勤于学习的生活习惯；跟随时代潮流，与时俱进，掌握先进技能。同时在工作中要强化服务和实效意识，从而提高自身的综合素质。

【关键词】秘书素养能力

一、秘书的定义

“秘书”一词由来已久，涵义亦颇多。此词源于拉丁文Seevet Vius，其意是可靠的职员。我国古代，“秘书”指宫廷中的藏书，班固的《汉书》曾提到“御史掌秘书”、“刘歆校秘书”，这就是指图书典籍。后来其义逐渐演化为答理宫中藏书的官吏。欧美一些国家的高级秘书则相当于长官。

1997年12月劳动部颁发的《秘书职业技能标准》给秘书下了一个定义：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”后面说明适用范围：“本标准适用于在机关、团体、企事业、涉外机构等组织中，从事秘书工作的人员，也适用于有志从事秘书工作的人员。”在同时由劳动部国家职业技能鉴定专家委员会组织编写的《秘书工作概要》教材中，对广义的秘书的逻辑定义：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手”。这是首次由国家的领导机关给秘书作出的定义。这也是充分吸取了理论界的各家之长。理论界也好、《辞海》、《辞源》也好，尽管各说不一，多数意思倒也并无很大的差别，说到底秘书总不外乎是领导的助手之一。

二、国外秘书职业的发展趋势

（一）社会化

秘书不仅广泛存在于政府机关、企事业单位、社会团体和领导身边，而且渗透到社会每个角落。美国和英国私人雇佣秘书尤为普遍，从政府官员到企业主管，从演员到运动员，从律师到医生，几乎都有私人秘书。在美国，26种职业中秘书的就业增长率占第一位，秘书工作已不仅是一种职业，而且已发展成为一种新兴的行业。秘书虽不属于某一行，但又为任何一个行业所必需。

（二）专业化

社会政治、经济的变化和科学技术的迅猛发展，要求秘书工作能全面适应复杂多变的环境，否则将难以协助领导做好管理工作。办公室工作自动化、现代化、“无纸化”的发展趋势，使秘书工作的专业化进程不断加快。美国的秘书职业共分41个大类14个工资等级。其中，秘书、一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作人员为6级。6级以下（含6级）工作较单纯，技术要求较低；6级以上工作较复杂，技术要求也较高。专业分工之细还表现在同是文书人员又分为一般文书人员、函件文书人员、记号符号文书人员等，同是办公机械操作人员又分为打字(文字录入)人员、电动排字机操作人员、簿记机械操作人员、传真机操作人员、电话接线员等。职位分类在秘书工作实践中起到了培养良好的秘书职业素养的作用：一方面打破了“一个领导、一个秘书”的传统组合关系，使具有某方面专长的秘书在这方面能同时为几个领导服务，并高效地完成本职工作；另一方面为秘书人员的定级、鉴定、定薪提供了客观依据，为秘书人员的专业学习和培训指明了方向，能使秘书从业人员有针对性地学懂、学精某一方面的知识和技能。

（三）现代化

在第三次浪潮的推动下，一些发达国家正在迅速地向一个全新的“三C四A”社会迈进。所谓“三C”，就是通信化、计算机化和自动控制化；所谓“四A”，即工厂自动化、办公室自动化、家庭自动化和农业自动化。其中，办公室自动化使秘书工作中许多常规的手工操作逐步地被现代化手段所代替。在国外，一个得力的秘书加上自动化办公设备其工作效率是惊人的。在美国、日本和西欧各国，公文投递、传阅、处理已大量采用电子计算机；企事业单位的业务会议也用电传设备进行，与会人员不必集中即可在不

同地点甚至不同国家开会；领导的指示可以用听写机自动打成文稿，再由秘书加工润色。

（四）女性化

在一般秘书（指各个层次中从事一般秘书工作的人员）中，女性居多，这已成为港台及国外秘书职业的一个显著特点。秘书工作是为领导者服务的，从根本上说秘书职业属于服务性职业。女性具有耐心、细心，感情丰富、细腻，善交际，手指灵巧，长于理性思维，对各种艰辛与压力的承受能力强等特点，从这种意义上讲女性比男性更适宜从事秘书工作。

三、我国秘书职业化特征

2000年3月16日，中华人民共和国劳动和社会保障部，发布了《招用各种从业人员规定》，决定从2000年7月1日起，凡规定中涉及到的各行业的技术种类和有关人员，上岗必须持有该部颁发的职业资格证书。秘书被正式列入其中，标志着中国秘书职业化时代的真正到来。

我国的秘书职业化有着其显著的标志。首先是产生了秘书与官职脱钩的趋向。现在，虽然党政机关的秘书仍含有“官”的内容，但是，由于国家机关正在积极推行公务员制度，党政机关的秘书也向职业化方向发展，逐渐脱离“官”的职衔。其次，是以从事秘书工作为谋生手段。因此，社会上出现了一些专门从事秘书性事务的服务机构。再次，从事秘书工作的人员已形成社会上的一个职业阶段。秘书工作职业化日趋成熟，秘书是社会需求的不可缺少的一支队伍。

现代职业化的秘书活动，与历史上官制秘书活动相比，与我国公有制单位的秘书活动相比，有着显著的特征。

（一）服务对象多元化

现代秘书活动的范畴不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的生产实践和科学文化活动中。

（二）秘书主体商务化

21世纪我国将实现四个现代化，社会主义市场经济将长足发展，与工商企业的迅速发展相适应，商务秘书的增长也就必然越大。我国传统的以党政秘书为主体的秘书结构，将会被以商务秘书为主的秘书模式所取代。在市场经济的舞台上，商务秘书必须唱主角，是国际秘书职业发展的历史经验，这也将是我国秘书职业发展的大趋势。