浅析中小企业采购管理资料

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[本文背景] 某公司, 深圳注册之外资企业, 发展中中小规模, 通过

了ISO9001认证, 财务部监控公司全盘采购工作.

[关键词] 采购管理; 财务监控; 降低生产经营成本, 减少人为

欺诈.

采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配

置的设施之购入活动的总称, 是公司成本控制的重点. 无论是公司管

理者还是财务部门, 对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感, 这

不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素, 而且有着很高的人为

欺诈的可能. 在日趋完善的现代经营管理模式中, 公司管理当局越来

越注重财务管理和财务运作的有效性, 那么, 作为中小企业, 怎样进

行采购管理才能达到预期的效果呢以笔者所在公司的经历表明, 以

财务职能控制采购无论是在理论上还是在实务中都是直接可行而且行

之有效的途径.

笔者曾任职深圳某公司财务经理. 上任后, 经对公司的全盘财务

运作及利润分析, 笔者发现公司的成本管理松弛, 有降低成本的空间. 经进一步分析得出, 导致公司成本松弛的原因, 很大一个方面为采购

管理工作的薄弱和不到位, 综合后主要存在以下几方面问题: 1.没有

专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制. 2. 没有有效的采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束 3.没有相应的事前控制措施, 即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续. 4.采

购单价与市场行情不尽相符, 正面评价有议价不力情形, 负面评价有

人为欺诈可能. 5. 采购员持有大笔公司现金流转, 且未进行清结(其

中一人一次借支5万元采购工程物资, 后来采取多种措施都未有有效

的凭据平衡此帐), 财务上隐藏着很大的风险. 6.采购员有跨月或跨数月的采购报帐(有的采购单据两三个月后才报帐), 月结供应商送货单

据有遗漏或跨月甚至跨两三月入帐等. 如何彻底解决以上问题呢结

合公司的实际情况, 笔者围绕着控制和降低生产经营中必需的成本及

防止和减少人为欺诈两个方面 .将公司的采购管理作为成本控制的一

个专项进行筹划, 并形成了一套系统的运作流程进行贯彻执行, 下面

对此进行综合简述.

一.设立采购监管部门.

针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制, 作为

综合性的管理部门, 笔者认为, 财务部具有包括生产物料、工模材料、总务维护、设备维修、办公用品、饭堂伙食及后勤用品等在内的所有

采购活动的全面管理的涵盖面, 因为公司任何活动都以资金作为介质, 所以, 以财务职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了. .作为采购管理工作的开始, 首先对财务部在采购管理中扮演的角色进行合适的

定位. 在其位, 谋其职, 只有名正了, 才能言顺, 才能有人信服和认可. 公司管理当局在公司组织架构上赋予财务部为公司之采购监控部

门的职能, 即财务部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作. 管理当局明确授权: 财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予，并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或

终止(有必要时, 报请总经理或管理委员会决定). 财务部设专职(本

文中取名采购管理会计)分管采购控制工作, 此职位亦可由相应岗位

兼任,并直接向财务经理负责. 财务部之采购监控工作直接向总经理

负责.

二.建立和实施制度化的采购管理程序.

建立和实施制度化的采购管理程序, 这是采购管理工作有效进行

的根本保证. 有法必依, 违法必究, 这是制度能切实贯彻执行的保证.只有制度化了, 才能在公司中用法治, 而不是人治. 采购管理程序主

要包括以下方面: ①规定采购条件. 明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任, 并明确采购主管人

对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或

缺的, 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者. 采购物品必须适量, 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握

内的合适单价, 而且力求是最低的单价. 执行价格不得高于公司核定

价格或掌握的现行市场价格.大数量或高单价的物品采购必须有三家

以上供应商报价选择, 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品

在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买, 即

不适宜随意变更供应商. 已有之供应商处没有所需采购之物品, 或因

单价及质量或因其他原因等因素, 可变更或选择新的供应商, 但应将

变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可, 同时向财务部提

供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用,

即相同质量下的价格最优化是采购的前提. ②明确分工. 公司下辖

生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门，为明确采购员的权利和责任, 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人, 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员. 采购人员必须是该种采购的内行者, 如原材料及辅助材料由生产采购部负责, 工程物资由总务部负责, 设备维修材料由设备维修部负责, 工模材料由工模部负责, 电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责. ③采购审批权限.所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行, 有效批准者是总经理.禁止未经批准的采购事宜, 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购, 但请购单上须注明急购字样并说明理由, 请购单由总经理补批. ④验收职能.任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实. 验收人员由财务部指定或确认. 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符, 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责. 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库. 验收无误后, 填制材料入库单, 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据.为明确责任, 结算凭据必须由采购员签名作实. ⑤退货与索赔. 为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符, 采购部门须立即办理退货, 无论货品是否退还给了供应商, 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项. 凡检验结果为不良品的来料检验报告, 品管部应分发至采购部门和财务部, 以有效追踪, 不致有遗漏退货扣款事项的发生. 采购约定中必须明确索赔条款, 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失, 应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款. 采购部门不能解决的, 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施, 以及时保护公司的利益. ⑥货款结付政策. 所有采购除零散性

或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外, 均为月结付款方式. 不能使用月结的, 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外, 均由供应商直接到公司财务部收款. 禁止采购人员直接办理现金支付事宜. 月结供应商必须在规