(会议管理)会议管理系统及督查督办系统设计方案

会议管理系统设计

会议管理模块实现了会议室管理、一般会议管理、常委常务会议管理、大型会议管理、会议纪要管理等一系列全过程管理。功能全面细致，操作简单方便；而且实现了与公文传输系统及其他系统的信息交互和无缝集成，使各系统协同工作，发挥最大的效率，帮助用户方便、安全、快捷地完成业务管理工作。

系统概述

为进一步完善市体育局的会议系统，需在现有协同办公基础上拓展会议管理功能模块，在各会议室设置投影仪，实现会议投影功能，共4台；并配套10个无线话筒，实现会议扩声功能。

会议系统提供会前、会中、会后的一体化会议管理。

会议会前会后会中提出议题

提出议题会议审批

会议审批纪要审批

纪要审批议题审批

议题审批会议安排

会议安排会议通知

会议通知会议召开

会议召开

会议室管理

⏹功能概述

会议室管理子模块实现对内部会议室基本信息的管理，包括会议室基本资料录入、会议室状态维护等。

会议室管理模块分为两种权限：浏览权限及会议室管理权限。可通过后台权限管理配置。浏览权限只能浏览会议室基本信息，管理员权限可新增、修改、删除会议室。

会议室的基本信息有：会议室名称、会议室位置、座位数量、附加设备、使用单位、是否可用、描述等。

⏹功能图

图：会议室管理功能组成

⏹会议室基本资料维护

会议室基本资料维护实现会议室的增、删、改操作，可以将单位内部所有会议室进行统一登记，实现会议室信息的共享，便于单位内部人员选择所需会议室。

图：会议室基本资料

⏹会议室状态维护

会议室状态维护由会议室管理员维护，如果将状态设置为“不可用”，该会议室将不能被用户预定。

⏹权限管理

分配会议室管理权限，权限分为管理权和浏览权。默认情况下所有用户都具有浏览权，管理权由系统管理员或模块管理员指定。

1.2.1 会议室申请

当业务部门需要组织一个跨部门会议时，可以使用会议申请功能。会议申请关联工作流，通过会议室预定申请实现会议的申请工作，在申请表中选择会议室，会议时间，参加会议人员等信息。会议申请发出后，会议室自动被预定，参会人员也会自动收到通知。

图：会议申请表

1.2.2 会议室预定

对于无需跨部门组织的会议，如接待外单位来访人员，或者部门内部会议，可以直接在会议室预定中选择会议室。

选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。

1.2.3 会议室使用冲突管理

会议室被占用后，系统将自动提醒此会议室被占用时间，供会议室申请人查看。

议题库管理

议题库管理是指办会人员将需要提交到会议上讨论的议题加入到会议议题库中，通过增加、删除、修改以及查询等操作来管理议题。

如果单位收发文流转到领导审批环节的时候，领导批示意见为：同意安排上会议审议，则当公文流转到两办收发文人员处理的时候，由两办办文人员加入到议题库中，议题入库后公文可以继续办理。

议题登记：议题的登记分为自动登记和手工登记两种形式。

自动登记指当公文流转到两办收发文人员处理的时候，表单上方会出现“加入议题库”按钮，此时两办办文人员点击此按钮，该份公文的相关信息会自动加入到议题库中，议题名称就是表单标题，表单和正文以及附件作为议题的相关材料，如下图所示：

点击表单上方的“加入议题库”按钮，系统提示“操作成功”，即可将该议题纳入到会议议题库中。点击“电子会议”导航栏，进入“议题库”子栏目，可以看见相关的议题已经被添加进议题库中，如下图所示：

此页面只有两办相关人员才能看见，用户可以在此页面对议题进行新增、修改、删除以及查询等操作。

新增议题：就是议题的手工登记方式。点击“新增议题”按钮，弹出如下图所示的页面：

用户填写相关信息并添加附件后，点击“确定”即可将议题添加成功。

1.3.1 议题材料上报

议题纳入议题库后，办会人员要求拟上会的议题的汇报部门补充相关材料，按照规定材料分为四种：议题情况说明、议题摘要表、征求意见情况表、资金测算表。其中议题情

况说明、议题摘要表必须填写。

当某个议题被纳入到议题库中后，议题状态为“待补充材料”，督查科办会人员选择需要补充材料的议题，点击“补充材料”按钮，该议题汇报部门的收发文人员系统中“单位议题库”中就会出现该议题，并且标题前面显示红色“new”标示，同时系统也会自动发出短信通知收发文人员，有议题需要补充材料。收发文人员点击议题标题，弹出如下图所示页面：

单位收发文人员补充相关材料后，点击确定，督查科办会人员议题库中议题状态变为“待审批”，表示材料已经补充，可以进入议题审批。如果办会人员认为材料补充的不完整，还可以重复上述过程，直到材料补充完整。

1.3.2 议题审批

议题审批是指办会人员将议题库中的议题挑选出来，通过议题审批流程来确定最后哪些议题上会。

会议管理人员根据议题的重要性和材料的准备情况，从议题库中挑选一组议题在会议上讨论。会议管理人员首先在议题库中选择一组议题，然后点击“启动议题审批流程”按钮来启动审批流程，出现如下图所示的页面：

大部分的内容系统已经按照默认信息填好，用户填写会议名称、会议时间以及会议序号即可。会议管理员建好议题审批表后，点击表单上方的“下一步”按钮，将审批表发送给相关人员审批即可。

注意：点击议题审批表中每个议题的“查看材料”按钮，弹出下图所示的页面：

点击材料名称，右边显示此材料的详细内容，也可以点击“上一份”、“下一份”按钮在不同材料直接切换。

议题表发送出去以后，用户可以在“议题审批”中查询到审批表当前的状态，和公文查询类似，如下图所示：

流程监控可以查看审批表当前在哪位领导那里；审批表发出之后不能删除也不能修改，只有新建后没有发送过的情况下才可以修改或者删除。

相关人员收到议题审批表后，会在系统首页的“会议通知”中显示相关信息，如下图所示：

用户点击名称，打开议题审批表，查看每个议题的相关信息后，可以增加或者删除议题，也可以修改议题的提出部门和参加部门，系统自动将用户的操作记录下来，显示在操作记录栏中，如下图所示：

用户也可以切换到“批示意见”页面中填写相关意见，如下图所示：