浅谈城建工程档案的管理

浅谈城建工程档案的管理

作者：赵振国

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第6期

文/朔州市档案馆赵振国

【摘要】随着我国经济的快速发展，信息化进程不断加快，城建工程档案的管理工作必须

打破原来传统模式的桎梏，从各个方面不断改进，以适应社会发展需求。

【关键词】城建档案；现状；对策

随着我国经济建设的快速发展，城市建设也日新月异，而城建工程管理直接关系到城市的

生产、生活和城市的形象，严格把控城建工程质量，是推动城市建设工程高质量、高效率进行

和保障城市现代化建设的基础。在城建过程中，城建工程档案能准确反映工程建设活动和工程

实际状况，反映城市建设的真实面貌，是城市发展的历史记载，是城市规划、建设、管理、维修、恢复、扩建、改造的基本依据，因此城建档案管理工作显得尤为重要。

一、城建工程档案管理现状

（一）档案管理意识淡薄，体制不健全。档案相较于其他行业并不起眼，以至于很多人对

档案这个行业并不了解，城建工程发展过程中，人们只关注工程本身的发展，随之产生的档案

却无人过问，导致档案管理和工程建设缺乏同步性，建设项目中所形成的档案未能及时归档、

整理，文件遗失、损坏的现象时有发生，工程档案无法全面、真实地反映工程的建设过程。同

时也没有建立完善的档案管理制度，档案的收集整理工作和工程项目的发展脱轨。

（二）缺乏专业的档案管理人才。档案管理的前提是要有专业的人才，具有较强的专业知识，较高的专业素养。城建工程档案整理起来繁琐、枯燥，劳动强度大，重复劳动多，且收入

也不高，所以人员流动频繁，而且缺乏专业的档案人员，很多工作人员都是身兼数职，缺乏相

关的专业知识，以至于一项工程下来，档案收集这块出现很多地方衔接不上，交接制度不完善，容易出现人走档案走，人走档案丢的现象。

（三）技术手段落后。目前城建工程档案的管理已经运用计算机等工具，但自身的管理模

式还是停留在传统的方式，并没有实现真正意义上的信息化，管理仍然围绕纸质档案开展，在

把纸质变成数字信息这块基本为零，不适应信息化时代发展的需求。

二、加强城建工程档案管理水平的对策

（一）强化档案管理意识。为了有效提高档案管理水平，必须强化档案管理人员的档案意识，从管理层到工作人员都必须提高对档案重要性的认识，要求必须在工程项目初期就开始收

集档案，步步紧跟，且按国家相关规定规范整理，如有中间更换档案管理人员的情况，必须做

好交接工作，不能出现断层。

（二）健全体制，完善各项规章制度。俗话说“无规矩不成方圆”，要转变目前城建工程

档案管理的被动局面，首先要建立相关的领导责任机制，成立领导小组专门负责此项工作，明

确岗位职责权限。其次要根据国家相关行业的法规制度，结合实际工作的相关情况建立健全各

项规章制度，包括档案接收制度、档案整理制度等，同时针对工程项目各个环节制定相关制度，确保工程项目中各个环节产生的档案资料的完整性和准确性。

（三）提高工作人员的业务素质。城建工程档案做的好与坏，工作人员的业务能力是关键。首先，档案工作人员要从思想上做出根本改变，要有良好的工作作风，要有爱岗敬业的工作态度。其次，对从事工程档案管理的工作人员定期开展多种形式的业务培训，组织档案管理人员

到档案馆、业务工作开展好的单位参观学习，学习先进的专业技术，使他们在档案工作飞速发

展的今天业务知识不落伍，从而更好地做好本职工作。最后，建立留人机制和奖励机制，提高

工作人员的主动性和积极性。

（四）积极开展档案信息化建设。随着科技的发展，各行各业都将信息化手段运用于工作

当中，档案管理也可以打破传统的纸质模式，通过城建档案管理软件的配备，对电子媒介进行

保存，档案信息化后更利于档案的添加、保管和利用，从而使得工程档案更加完善，才能进一

步提高利用水平，更充分体现城建档案的服务功能。

（五）强化城建档案的监督管理。城建工程项目众多，领导层要定时掌握和了解各项目的

工程进度，加大监督力度，并与工程档案管理员保持密切联系，对工程进度中档案资料的管理

情况随时了解，遇到问题及时解决。再一个档案管理人员也可经常深入施工现场，及时了解工

程的各个阶段，主动把施工期间的工程档案资料收集回来。只有这样双管齐下，才能切实掌握

工程档案的情况，才能把城建工程档案工作做好，才能保证各个阶段资料的齐全、完整。

三、结语

总之，城建工程档案是工程质量的综合反映和时间体现，城建档案数量种类不断增加，优

越性也日渐突出，我们只有了解城建档案的特点、作用，重视城建工程档案，加强档案的信息

化管理，不断完善我们城建档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快速发展。