公文处理办法(新)

公文处理办法（试行）
1 范围
本标准规定了公文处理的程序和要求。

本标准适用于上海家饰佳商业经营管理有限公司、各管理部门以及日常公务文书处理。

2 引用文件
参阅国务院办公厅2000年8月24日国发（2000）23号《国家行政机关公文处理办法》
3 工作职责
3.1公司行政人事部是公司公文运转的主管部门，承担公司公文处理方面的职责是；
3.1.1制订公司公文处理各项工作的具体规章制度和业务规范；
3.1.2负责公司的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作；
3.1.3负责公文处理过程中的督查工作，推进总经理室各项决策和部署的贯彻落实；
3.1.4负责公文处理过程中的安全保密工作，开展保密教育和保密检查；
3.1.5负责对公司各部门公文运转质量的考核，切实提高公司公文运转的质量；
3.1.6完成与公文处理有关的其他工作，对部门公文处理工作进行指导并组织业务交流和培训。

3.2各部门应指定专人为内勤，具体负责公文处理工作。

内勤人员应具备良好的政治和业务素质，掌握
有关的专业知识和操作技能，忠于职守、勤于学习、乐于奉献。

严格执行保密法律、法规和规定，自觉保守党、国家，本公司的秘密。

3.3各类公文由行政人事部统一收发、传递、管理，用印、立卷、归档和销毁。

通过会议等其他各类途
径收到的各类公文，收文者应及时交行政人事部登记处理。

4 公文种类
4.1公司处理公文一般都属通用公文。

主要用来颁布制度、传达命令、指挥工作、请示问题、报告情况、
联系事宜、记载活动等。

4.2公司公文种类一般有决议、决定、通报、通知、请示、批复、报告、规定、办法、会议纪要、函等。

4.3公文行文关系共有上行文、平行文、下行文和通行文。

4.3.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导。

4.3.2平行文是指相互平行的单位或部门或不相隶属单位或部门之间的发文，体现单位或部门之间工作
上的互相协商的关系。

4.3.3下行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导。

4.3.4通行文是上下左右都通行的公文。

5 公文格式
5.1公司公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文部门署名、成文日
期、印章、主题词、抄报（送）单位、印刷版记等部分组成。

5.1.1版头分为二种，一种是本公司发文，由公司全称套红居中印在公文首页上部。

另一种是下属单位
签报，由司标、部门代号－年份－顺序号、标题组成，字体为小五号仿宋体。

5.1.3上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名。

5.1.4标题一般由发文单位全称或规范化简称、公文主题和文种三个要素组成。

标题中除法规、规章名
称加书名号以及并列的几个单位或部门之间加顿号外，一般不用标点符号。

采用三号黑体字、居中。

5.1.5主送单位是行文的对象，是要求主办和答复的单位或部门，亦即负有对文件内容进行掌握、答复
或贯彻执行责任的受文单位或部门。

5.1.6正文为公文主体，用来表述公文的内容，准确反映行文的目的，采用四号仿宋体。

每行28个汉字，
行距1.5倍，页码编在每页末行居中。

5.1.7附件应在正文之后，发文机关之上，注明附件的名称和顺序。

5.1.8发文单位或部门署名应用全称，位于正文右下方。

联合行文时，各单位名称应平行排列，主办单
位排第一位。

5.1.9成文日期也叫发文日期或具文时间，即发文的年、月、日，在发文单位或部门名称下面。

一般以
领导签发的具体时间为准，会议通过文件，以会议通过时间为准；一般性公文材料，如涉及具体事项的通知、公告、函等的发文日期，常常用它的印发时间。

5.1.10公文应盖上发文单位印章。

用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。

用印页如无正文，
应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

5.1.11主题词位于公文末页抄报（送）单位上方，词目之间应有一字间隔。

公文主题词一般不超过5个。

标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。

5.1.12抄报（送）单位指其他应告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的单位或部门。

标注于主题词
下方。

5.1.13印刷版记包括文件缮印校对审核人员的姓名、发送范围、印发份数。

5.2公文文字版面从左至右横排。

一般采用国际标准A4型。

6 公文处理程序
公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。

6.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、传阅（传批）、承办、督查催办等程序。

6.1.1收文应逐件清点，紧急公文应注明急件。

6.1.2收文后将收文日期、发文单位、公文标题、密级、发文字号、文件流转情况等在电脑上逐项登记，
同时在来文首页右上角加盖收文章，填写收文字号和编号，以备考查。

6.1.3收文登记后，由文秘人员根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，经核定后，
送公司领导或有关职能部门。

6.1.4对部门签报，由文秘人员根据签报内容、性质，提出拟办意见，经核定后，送主管职能部门提出
相关意见，报分管总师、总经理阅批，然后将已处理的意见下发签报单位。

6.1.5签报公文如有以下情况，行政人事部可退回呈报单位或部门。

6.1.5.1内容不符合国家法律、法规，不符合党和政府的方针、政策；
6.1.5.2无特殊理由越级上报；
6.1.5.3所涉事项属来文单位职权范围应自行解决的；
6.1.5.4内容涉及其他部门而未经协商，或虽经协调但未反映有关部门意见，不符合会签程序的；
6.1.5.5一文多事，多头呈报、文种乱用、漏盖公章等明显不符合规范的；
6.1.5.6其他不符合上报要求。

6.1.6职能部门接到签报后，应在规定时间内将会签的处理意见返回。

急件一般应在一个工作日处理完
毕，一般公文应在三个工作日内作出答复。

如在规定的期限内无法完成，应说明原因，并将正在处理的情况先行反馈。

6.1.7处理退文时，应向来文单位或部门说明退文的理由，对于不符合规范但十分紧急的请示事项，可
采取边受理边补办手续的办法。

6.2发文处理程序包括拟稿、审核、会签、签发、印制、校对、用印、发送等程序。

6.2.1起草公文应做到
6.2.1.1符合党的路线、方针、政策，符合国家法律、法规，完整、准确地体现发文单位的意图，措施
和办法具可操作性。

6.2.1.2情况属实，观点明确，表达准确，层次清楚，文字精炼，篇幅简短。

6.2.1.3用字用词准确规范，标点恰当，字迹清楚。

使用简称应前后一致，一般先用全称，加以说明后
再用规范化简称。

6.2.1.4人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间应写清年、月、日。

数字一般用阿
拉伯数字书写。

6.2.1.5引文要核对原文，做到准确无误，删节得当。

引用其他公文应先列出该文标题，再在括号内注
明文号。

6.2.1.6根据公文内容和行文规则，准确使用公文文种。

6.2.1.7公文结构层次的次序，第一层为“一”、第二层为“㈠”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。

6.2.2公文送领导签发之前，应先进行审核。

审核重点是：
6.2.2.1报批程序和行文规则是否符合规定。

6.2.2.2是否确应行文。

6.2.2.3内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规。

措施与办法是否可行，决定事项是否
符合职权范围。

6.2.2.4涉及相关部门的事项是否经过协商、会签并取得一致意见。

6.2.2.5文种使用是否恰当，公文格式是否规范。

6.2.2.6公文层次是否清楚，结构是否合理，文意是否周全，表达是否简洁，语句是否通顺，措施是否
确切。

6.2.3领导审签公文后，应明确签署意见、日期。

若圈阅，则视为同意。

6.2.4领导签发后的公文，由行政人事部负责编写文号和主题词，并确定缮印份数后送印。

6.2.5打印的文件清稿，应由拟稿人负责校对，并在发文稿纸校对栏内签名。

6.2.6公文签发，统一由行政人事部以纸质文件和电子文件下发至各部门，并由纸质逐步过渡到完全电
子文件。

7 其他资料形成与处理程序
7.1工作日报处理程序。

各部门每周一上午10点前将有关情况报公司行政人事部，由行政人事部进行汇
编后，报总经理室。

7.2每日快讯处理程序。

各部门每日上午10点前将有关情况报公司行政人事部，由行政人事部进行汇编
后，报集团公司、总经理室，下发至各部门。

7.3专题信息处理程序。

行政人事部根据公司重大事项以及各部门上报的重大事项，编制专题信息，报
集团公司、总经理室。