浅析医院基建档案管理中的问题及对策

浅析医院基建档案管理中的问题及对策

发表时间：2019-01-15T14:29:48.790Z 来源：《基层建设》2018年第34期作者：刘维磊

[导读] 摘要：近些年来，我国各大医院扩建和新建规模逐渐加大，社会愈加关注医院基建档案管理工作。

菏泽市鄄城县人民医院山东省 274600

摘要：近些年来，我国各大医院扩建和新建规模逐渐加大，社会愈加关注医院基建档案管理工作。在网络渗透和普及到社会各领域的背景下，医院基建档案管理也产生了较大的转变。要充分认识到网络环境下医院基建档案管理的重要性作用，采用切实有效的管理措施和方法，较好地实现医院基建档案的归档、整理、利用。

关键词：医院基建档案；管理问题；对策

引言

随着医疗改革的普及愈发深入，医院也致力于提供更加高效、便捷的医疗服务，而基建档案是以文字、表格、图纸、照片和录像等形式为载体，全面反映医院建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理以及竣工验收等多项内容的重要记录，具有重要的价值内涵。医院基建档案管理工作通过对基建档案信息进行科学地收集整理和有效使用，使得医院医疗体系更加完善、工作流程更加顺畅。而在当前的信息化时代下，对基建档案管理工作进行创新则能够进一步推动医院实现经济可持续发展。

1医院基建档案管理的意义

1.1为医院改建扩建提供决策依据

医院基建档案是医院档案管理系统中的组成部分，其重要性不言而喻，它可以为医院的改建扩建提供重要决策依据和参考，可以为医院管理决策者提供直观、真实的数据支撑，使医院管理决策者心中有数，更好地优化医院的经营项目，使医院设施处于有序的运转状态，避免医疗设施的荒废和闲置，提升医院医疗救护的效率和质量，避免医院的重复建设和盲目投资。另外，医院基建档案还可以为审计监督提供真实的参考，减少项目资金的无谓浪费和损耗。

1.2成为平安医院的重要凭证

医院基建档案全面翔实地记录了医院的科室、病房布局、消防报警、供氧设备系统等情况，成为建设平安医院的重要凭证，对医院的安全可靠性建设提供重要的依据。同时，医院基建档案还通过对建筑产权证明、报修维护历史记录，可以使医院较好地规避经济纠纷事件，对于推动。

1.3为医院未来项目建设提供参考

医院建设项目档案记录了医院开展建设的整个过程，体现了在建设和管理项目期间的真实情况。如果在建设期间相关档案记录得不全面、不正确、不合理，都会对所建项目作用的发挥产生负面影响。医院的未来项目建设提供参考，合理正确地进行建设项目档案管理对医院未来改扩建的投入、质量、效率等均会产生影响。近几年医院的新项目增多，改扩建及维护工作也有所增加，相关建设项目档案的利用率呈增长趋势，特别是在建设期间的审批文件、招标文件、合约、支付资料以及建设项目期间产生的相关问题与解决措施等。所以，没有相应的项目档案就没有项目建设时的参考，也就无法顺利地开展改扩建工程。

2医院基建档案管理中存在的问题

2.1基建档案管理信息化程度低下

当代信息技术高速发展，极大地影响着各行各业的发展，大大提高了社会生产力。在基建档案的信息化建设上存在着一些问题：1）信息化硬件设施落后。硬件是构建基建档案信息化管理的基础，能够通过扫描实现基建档案的数字化和信息化。但基建档案的硬件设施建设需要花费一定的资金，而有的基建单位在资金上投入不足，导致基建档案的硬件设施老旧，得不到及时的更新，不能够满足基建档案信息化建设的实际需要。2）软件功能较弱。基建档案管理的软件是发挥硬件设施性能的关键，能够为基建档案管理提供各式各样的服务。但受限于各部门之间管理软件版本上的差异，导致基建档案的软件无法统一使用，不能提供相应的服务，不利于不同基建部门之间的信息传递。此外一些基建单位出于成本考虑，并没有选择较强的档案管理软件，这些软件功能较弱，且安全性较差，不利于基建档案管理工作中的信息安全和保存。

2.2档案工作人员自身档案知识缺乏

医院档案管理人员大多非档案专业人员且兼职居多，只是通过短期业务培训，有的甚至未经过专业培训。由于对档案专业知识缺乏或不足，对综合档案室各类资料的分类、整理也只能做到基本完成，无法对基建部门进行专业指导和培训，更无法对基建资料的日常收集形成有效监督。

2.3缺乏制度建设及规范性

俗话说“没有规矩不成方圆”，任何行业都需要相应的制度规范才可以对此工作进行合法化的约束与管理。尤其是相关的档案管理工作，更是需要严格的制服规范，有的工作人员对于档案整理的思想意识只停留在表面层面，没有深刻意识到某一个文档严格规范的重要性。

3医院基建档案管理优化对策

3.1健全管理制度，构建规范管理机制

第一，从最基本的规章制度入手进行完善，可以引入先进的质量管理体系来促进各科室实现“一人一岗、一人一责”的管理工作要求，从而有效避免违规行为的发生。第二，从细节处进行落实强化，对医院基建档案管理实施准则以及电子档案零散文件收集归档制度等进行详细制定和坚持完善，通过对基建档案进行科学分类编号以及目录编制等手段，全方位地保障基建档案管理的层次性和明晰性。第三，落实基建档案的数据化过程，对档案资料的初步收集到档案资料的计算机录入这一过程进行严格监管，对其中每一步环节都做到有迹可循、条理明确，防止档案管理工作中出现信息遗漏等现象，从而保证医院基建档案系统化、全面化。

3.2促进医院基建档案的制度化、规范化建设

要建立健全医院基建档案的管理制度，建立基建档案管理小组，采用投票选举的方式确定小组候选人，并对小组候选人进行科学合理的分组搭配，使之科学合理而高效，在完善的基建档案管理制度前提下，开展档案管理各项工作，包括基建档案的收集、整理、立卷、归档、查阅等管理，避免基建档案分类不清而引发的档案利用问题，成为医院管理者决策的有效依据和参考。

3.3完善医院基建档案数字化管理的基础设施建设

医院基建档案管理要在网络环境下完善自身的基础设施，必须根据数字化建设的要求配置相应的计算机软硬件设备，配置专业的网络工程与软件开发维护人才，完善计算机硬件配置，搭建医院内部网络化的基建档案管理平台，使之成为医院基建档案管理的坚实保障和基础。

3.4加强培训

医院建设项目档案管理是一种专业性很强的工作，因此要加强对档案管理人员进行培训，让其学习整理归档的方法，了解项目档案管理的知识，加大知识储备，拓宽知识面，转变工作观念。为了能够对项目档案进行更加合理地管理，档案管理人员要学会在工作中发现问题，虚心向领导及其他同事学习，并借用优秀的经验与方法，努力提升业务能力，从而确保档案管理工作保质保量。随着档案管理向现代化、科学化、系统化的方向大步迈进，作为档案管理人员必须注重学习新技术、新手段，使自己跟上时代步伐。档案资料管理如同医院的病案管理，都需要专人管理、科学管理，便于查阅，一般人都认为基建的档案资料管理十分简单，但其实也是需要一定的管理能力的，档案员要多外出参观、借鉴学习，增强档案资料精细管理能力，有效促进档案工作管理的顺利进行。

3.5提升医院基建档案管理的安全化水平

在网络发展的趋势下，医院基建档案管理工作还要注重系统的安全性问题，要通过设置安全防火墙、防护软件、加密处理、数据备份等方式和策略，尽量规避和减少医院基建档案数字化管理中的安全问题，避免计算机软件漏洞或系统漏洞对医院基建档案管理带来的威胁，更好地提升医院基建档案管理的安全性。

3.6对服务方式进行创新，挖掘档案信息价值

对医院基建档案管理进行创新的其中一个目的是为了适应现代高速发展的社会经济，为了满足对档案管理的多样化、层次化需求，医院创新基建档案管理就不能仅限于本身的资源管理，还应从服务方式上做出改变，从而使档案资源的信息价值被进一步挖掘利用。首先，医院基建档案的归类划分应按照类别的不同和实际需求的差异化进行，在此基础上做好后续的加工管理工作。其次，充分利用互联网强大的连通性和即时性，创建专门的基建档案信息咨询平台，为使用者提供更便捷、更全面的查询服务。最后，针对基建档案的信息价值进行深度研究，通过开展更深入的编研工作来挖掘档案的决策价值，从而服务于医院领导层的管理建设工作。

结语

医院基建工程档案资料具有总结性与综合性的特点，在基建工程施工过程中，这些档案资料会随着基建施工进度进行数据更新，以确保档案上记录的真实性，方便以后审查审核。一个完整的工程档案也可以检查出医院基建工程出现的问题及原因，也可以有效避免一些意外的发生，档案资料的数据整理还具有一定的利用价值，它能够准确的判断出这个医院基建工程，可以进一步加强各个工作人员对于这个工程的紧迫感和积极性。

参考文献：

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