体系部在船舶管理中的工作

关于ISM体系部门的工作情况的介绍汇报

自2013年11月8日，上海润元船舶管理有限公司成立，11月18日顺利通过LR英劳的公司DOC临时审核，公司就是个名副其实的国际船舶管理公司了。

管理公司以体系为纲领，体系部、海务部、机务部、船员部、商务部全力以赴，投入到2013年底之前完成原来PD管理的四条船的管理/船员的交接准备工作中，最近的一条船只有十天的准备时间。

MV TW BEIJING 于11月28日，当地时间1600点在德国汉堡完成了管理/船员的交接。是管理公司成立以来的首次接船，是对公司船舶安全管理体系运作、管理组织架构，以及船舶管理能力的一场考验。在公司领导的关心，各部门的密切配合和相互支持下，MV TW BEIJING的接船准备和现场交接都得以顺利完成，从熟悉、交接、上物料和伙食，SSAS改码，INMARSAT C 换AAIC, 做MSC,ISSC,MLC的临时审核，到消防和救生演习，取得了境外接船未耽误一小时运营时间的佳绩，与租家实现了无缝对接，为今后合作打下了扎实基础。

MV TW MANILA 于12月6日，当地时间1700点在马来西亚的LUMUT港完成了管理/船员的交接，船员凌晨一点从上海出发，下午上船，熟悉，交接、上物料和伙食，SSAS改码，INMARSAT C 换AAIC, 做MSC,ISSC,MLC的临时审核，到消防和救生演习，没有休息一刻，整体圆满完成。

在接船准备阶段，各部门开展了大量的启动工作。这些启动工作是围绕体系展开的，纲挈目张，体系部的文件编制是重头戏，文件编制工作包括：

1、编写和修改安全管理体系：《安全管理手册》、《岸基地手册》、《船舶操作手册》、《船岸应急手册》，这些文件虽然有样本，但是要符合公司船岸的操作，避免两张皮现象，体系部会同其他部门一字一句进行修改。目前体系文件仅仅是暂告段落，后面还有不断的修正和改进；

2、编写和修改船舶各类手册：《保安计划》、《保安评估》、《海事劳工管理手册》、《垃圾管理计划》、《压载水计划》、《能效管理手册》、《溢油应急计划》、《拖带计划》、《海生物管理计划》十多份手册、文件等，其中大部分文件递交船级社审批，获批准件后才能在船舶实施；

3、制订并建立船岸安全管理体系和保安体系推进计划，三个月组织船舶内审、5个月组织船舶外审。三个月体系启动推进计划中，要对船舶人员的体系和各类手册熟悉培训做出详细的布置，并实施监督；要协助船舶按体系要求，建档立案；要指导船员按体系要求做好各项活动记录；

4、对船岸人员进行体系文件的熟悉培训，管理人员和船长完全熟悉体系，做好培训记录和培训效果评估。向船长和老轨布置SMS与ISPS培训，监督船长在船组织实施SMS运行管理，由船长组织对全体船员进行ISM规则及SMS体系与ISPS建立和管理的熟悉培训。

5、根据LR审核指南要求，配备体系运行相关文件，落实好体系运行相关措施后，向LR申请在接船现场进行船舶安全管理证书、保安证书、海事劳工证书等的认证审核，审核通过，获得短期临时证书。

上述工作完成后，体系运行将要进入实施阶段，各项工作也将逐步展开。

1、根据3个月体系推进计划，体系在船运行3个月后，船长要组织管理复查，对体系在船的实施情况，对照ISM规则各个要素进行全面自查，检查体系执行情况是否满足ISM规则、SMS体系的要求。体系部要对船长管理复查进行评估；

2、体系部将组织公司人员在3个月后登轮内审，对船舶执行体系和保安全计划情况进行全面检查，提出发现的不符合报告，完成内审报告；发现的不符合项，

要协助船舶分析原因，提出整改措施，在规定期限内完成整改，以关闭不符合项；

3、5个月临时证书到期前，申请船级社登轮做初次审核，对船舶体系运行情况全面审核，发现问题，同样需要体系部协助船舶完成整改。特别是保安体系检查，是不能有缺陷产生的，必须完全满足要求；审核通过后，获得5年长期证书，5年中间期，将进行中间审核。

上述文件编制、内审、外审的流程是每条船舶必须执行的体系运行和审核认证程序，对散货船，由于时间不确定，很可能抵靠码头的时间与审核计划不匹配，需要花时间和精力不断跟踪船期，与各方及时沟通，既不影响证书有效期，又要在方便港口完成审核。将来船队数量增加后，需要在时间、审核员的安排等做细致的统筹安排，并能协助内审员完成审核报告。

船队日常体系运行也是一项大工程，主要工作内容有：

1、12月，编制2014年度内审计划、管理复查计划和访船计划，经审核后组织实施；

2、收集、整理、分析国际、国内船舶安全管理方面的信息，及时将这些信息传递到船岸SMS相关人员；

3、根据船岸体系运行发生的问题、国际公约、强制性要求等，对公司SMS 体系内部文件不断完善和改进；

4、对船、岸安全管理体系运行情况进行监控检查；发现不符合立即实施纠正程序；在日常工作中要及时了解、分析船舶上与SMS相关的信息，对船、岸体系运行情况和预防措施实施进行检查、监督，对潜在的不符合情况，分析原因，制定措施，消除隐患；

5、汇总、分析船、岸SMS运行存在的缺陷和不足，及时向指定人员汇报；协助指定人员，按计划访问船舶，深入细致地调查了解船舶安全管理中存在的问题；每季度汇总、分析船、岸SMS体系运行存在的缺陷和不足，提出有效的改进办法，对执行体系不力的单位、人员提出考核或处置意见，并及时向指定人员和部门经理汇报。要对发现的问题进行归类，进行举一反三的整改；

6、具体处理“不符合规定的情况”、事故及险情的报告，并督查船、岸“不符合规定的情况”、事故及险情的纠正与预防措施的落实情况；

7、监督、指导和评价船舶安全管理体系和岗位安全与技能培训工作；对船岸体系内相关人员的安全管理体系和岗位安全与技能方面要主动、及时、周到地给予指导或进行培训；

8、对船长、轮机长、大副、大管轮上船前的体系培训工作；

9、组织实施公司人员安全管理体系培训工作；

10、对公司内审员的培训、考核和管理工作；

11、公司船、岸内部审核的策划、组织和实施工作；每年一次全面的内审。对审核过程中所发现的不符合和观察项要采取纠正和预防措施，并以书面的形式通知有关人员，对纠正和预防措施的实施情况进行监控，以保证措施得到正确执行，并验证措施的有效性；

12、公司船、岸外部审核的组织工作和获取证书工作；及时递交外审申请书，联系外审，及时了解审核日程安排。做好充分的外审准备，保证船舶及公司顺利通过。

体系管理的工作繁多，涉及到安全管理的方方面面，不尽心、不专心是难以把握和应付体系要求的，很容易造成顾此失彼的局面。体系文件不是我们的一张皮，体系文件和体系管理应该是我们管理公司的利器。