文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程

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文件印刷、发放、保管、收回及销毁标准操作规程

一、目的：建立一个科学、合理的公文管理程序,使文件及时发放，有效实施，保管严密。

二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。

三、责任者：综合管理部。

四、正文：

在公文处理中有发文和收文两种情况,但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下：

1 发文程序：

１.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签,经过总经理审核批准后方可打印。

1.2 根据要求及文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件

印刷的份数。

1．3 文件形成后,统一进行分类、编码、印刷。

１.4 文件批准执行后，加盖公司公章即可颁发生效。

1．5 在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时,发文者需填写发文登记簿,收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档,便于统计、查找,有利安全。

1.６一旦新文件生效使用,或人员离开原工作岗位,前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。

2 收文程序：

２.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。

2.２收文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门

管理。

2.3 属知晓的文件内容,先上级后下级,先主管后承办部门之间依次快速、准

确、安全的传阅。

2.4 文件传阅过程由综合管理部拟办的人员进行催办。当文件传阅完，办复后及

时将文件回收保管。并将办复情况记录下来存档。

２.5 在次年检查齐全后整理立卷归档，并确立归档范围、归档时间、保存期限。

2.6 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清

册,该清册永久保存；办理销毁手续,经总经理批准，方能销毁;销毁时应两人以上监督,并在清册上签字。

2.7 公司应采取严密管理措施，防止文件、档案的泄密。

文件管理程序