如何写工作邮件 商务邮件

All:

Thank you for your daily communications on issues/resolutions. With the main communication tool being e-mail due to the distance and time difference, may I make a suggestion moving forward.

Could we please follow the protocol of ensuring the subject line matches the content of the e-mail context. This way, we all can follow, file and/or respond accordingly. Comments would be welcomed.

Thanks for your input in advance.

Regards,

S.A.K

大概最近为了进口货物，中美同事之间来来回回太多邮件，但是主题和内容严重不符，有些主题让人云里雾里不算，有时在报关公司的邮件基础上接着写，中文主题没有修改成英文，S.A.K有点受不了了。

我仔细读了这封信，提出建议，写得还比较诚恳，语言组织值得学习。

说说我是怎样管理邮件的。

主题

发出的邮件应有明确的主题，起提示和概括内容的作用。

主题一般分几个层次，第一层：先列出属AGZ还是AHK范围；第二层：大的归类，比如年审、年报月报周报还是日报，或是归属某项目；第三层：内容主旨词；有时还有第四层。有时收到主题不合适的邮件，回复的时候我会改改主题。

收信人

写给谁，抄送给谁，要交待清楚。回复邮件，参与人数较多时，要注意，写给谁，正文里面称呼谁，其他人放在抄送栏。

称谓

要有称呼。没有称呼直接进入正题，很突兀，而且显得对收信人不够尊重。现在的公司这边称呼都是直呼其名比如TOM就叫TOM，JERRY就叫JERRY，但我还是习惯加上一个DEAR 某某，或者HI某某。

内容

一事一邮件。这样比较容易决定这封邮件应写给谁，应抄送给谁，也避免在议题很多的情况下，一封邮件来来回回很长很长还在接着写，且方便整理归档。

正文较长的时候，可以有大标题，小标题。表强调的，可以粗体，可以字母大写。数字较

多的，数字可以加下划线，可以斜体字。可以灵活使用不同的颜色，方便阅读，但是喜欢用较深的，柔和的颜色，不太喜欢用红色。

语言选择

同事之间一般用英文。对中国的客户或者供应商，考虑对方的语言习惯，选用中文或者英文。回复对方的邮件，用对方来邮的语言。

落款

无非是姓名，职务，电话，等等，在邮件设置里面预设。有些人会加上一些公司标识，企业文化，名人警句，以后我也要试试。

检查

点发送之前要检查，检查要点其实就是写邮件的各项要求。

回邮件

写给我的邮件，要及时回。如果当时不能处理，也可以回信说，邮件已收到，我什么时间之前会给你意见。

给我的例行邮件，比如同事每周给我现金周报，我收到就不回了。其实也可以像我以前老板FEDE一样，说一句WELL RECEIVED AND THANK YOU。

沟通方式

很复杂的，写很长邮件还不一定说清楚的事情，可以面谈或者电话谈。很重要的事情，谈完之后再追一个邮件。

很小的事情，当面或者电话三言两语就说清楚了，不主张写邮件。

投诉，指责，抱怨等情绪化的东西，一般不适合邮件，应面谈或者电话，可以有双向的沟通，得到及时的反馈。另外，这类情绪也许只是一时，语言说过就过去了，写下来却永远都在，一时的情绪定格为永远，不必要。

常见错误

拷贝注意：有时我会拷贝上次类似事情的邮件，稍加修改，作为本次邮件，比如月报，周报，这时要注意将日期改过来，比如要发2013年1月的报表，我拷了2012年12月的月报邮件，一定要将2012年12月改为2013年1月。

附件注意：有时往往正文里面说“附件是某某，请怎样怎样”，实际却忘了添加附件。所以我提醒自己，在写到ATTACH，ENCLOSE或者附件这几个词的时候，就把附件给添加上去，然后再接着写正文，以免忘了添加附件。

文法：现在写英文邮件一般都有文法提示，提示有不对的时候一定要改改。有时一封邮件用词斟酌推敲，改来改去，最后有些小地方就不一致了，要格外注意。

分类归档

按主题归档，方便查找和参考。

收件一般当天处理。处理完了就从收件夹移去相应的文件夹。

发件如果要跟进的，先让它停留在已发送，等跟进完了再放入相应的文件夹。

收件夹和已发送里面就留着未处理或者待跟进的邮件。每隔两三天清理一次，要跟进的可以追一个邮件，或者电话、面谈。

我不常用的技巧，以后改进。

可以标识为高重要性邮件。

可以要求发送已读回执。

可以标识为待跟进。

……

我以前老板DG有一些很好的邮件技巧。

比如，我发邮件给他，能回复的他会很及时回复。

不理解的，他先分类。很重要又不理解的，他打电话叫我去他办公室；重要性一般，又不理解的，他回复说NOT SURE I UNDERSTAND, PLEASE DISCUSS。这时工作又丢给了我，我就要瞅他有空的时候，将这些PLEASE DISCUSS的ISSUE集在一起去和他DISCUSS。

比如，他在电脑里面有设置他关注的下属的入职时间。满3个月6个月1年2年了，他会发个邮件出来，说感谢你服务了这么久，如何如何。

比如，公司取得了一个里程碑式的业绩，比如销售超过了历史最高纪录，他会发个振奋人心的邮件出来，说我们已经达到了某某某某目标，谢谢大家努力，期望大家为下一个目标更加努力。

比如，附件的打印格式设置。有一次发附件给他，没有设置打印格式，他打印出来好多页又不规范。他就和我说，附件要设置好打印格式，方便收件人打印。

比如，开会邀请的时间管理。他邀请你开会，你接受了，或者你邀请他开会，他接受了，则一定按这个时间来执行。万一临时有事执行不了的，再改约时间。

比如，签名会不时更新，传递一些企业文化。

比如，再忙，或者用手机发邮件，他都会以DEAR某某或HI某某称呼开头，以THANKS和BEST REGARDS结尾。

DG是个不错的老板。

邮件在工作中用得很多，用邮件的学问我还要继续摸索。