学生档案管理规定

中国环境管理干部学院学生档案管理规定

第一章总则

第一条学生档案是反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的重要文件，档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了适应新形势下毕业生档案管理工作的需要，进一步提高毕业生档案的管理水平。做好档案材料的收集归档工作，为国家机关和企事业单位历史的、全面的了解毕业生和正确选拔人才提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和上级有关文件精神，结合我院实际,制定本规定。

第二条学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持实事求是的工作方针，实行统一管理、严密保管的办法，维护其真实性和完整性。

第三条学院有关职能部门和教学系部是学生档案材料的形成和管理部门，必须认真贯彻国家相关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条学院各系部直接负责国家计划内招收的普通高职学生档案的接收、收集、管理、归档、封档等工作，招生与就业处负责毕业生档案材料的保存和转递工作。

第五条学生档案管理部门要认真研究和探讨学生档案管理的经验，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化；要在做好纸介质档案管理工作的同时，加强电子管理系统的论证和开发，力争实现学生档案电子化管理。

第二章学生档案的收集

第六条招生工作结束后，各系部应当将录取新生档案收集齐全。邮寄到招生与就业处的新生档案由招生与就业处转交各系部。新生入学档案包括：

（1）高中毕业生登记表；

（2）体检表和成绩单；

（3）其它有关材料。

第七条学生在期间各相关部门应不断充实档案中以下内容：（1）高考报名登记表；

（2）高考录取通知书、高考准考证；招生与就业处

（3）新生入学体检表；校医院

（4）学籍登记表；教务处

（5）学生档案成绩表；教务处

（6）学生综合测评表；学生处

（7）毕业生登记表；教务处

（8）体育达标卡；

（9）毕业生就业报到证；招生与就业处

（10）党员（团员）鉴定表；

（11）在校期间获得奖励（包括奖学金）、表彰以及惩处决定材料；学生处

（12）在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学院颁发的考评证书及证明；

（13）其他可供组织参考的有保存价值的材料。

以上各项中第6、11项由学院学生处统一印制表格，各系部负责组织学生采集相关信息并填写表格；第3项由校医院负责收集相关材料；第4、5、7项由学院教务处指导各教学系部收集相关资料；第1、9项由学院招生与就业处负责收集、办理。

第八条学生档案材料由各系部每学期收集归档一次，最后一学期结束后，毕业生档案材料各系部要及时整理、检查，材料完整封档盖章后交招生与就业处保存和转递。

第三章学生档案的管理

第九条归档程序

（1）新生入学后，各系部要按专业、班级、学号对新生档案进行审核、整理、编号，并以专业、班级为单位装入档案柜。

（2）学生在校期间，各系部形成的材料由各系部按规定整理好后直接装入学生档案内。学院有关职能部门形成的材料，由各职能部门及时交各系部装入学生档案。

（3）归档材料必须准确填写学生所在的系部、专业、班级、学号，填写时应写出学生学号的全部位数。

（4）各类材料未印制有系部、专业、班级、姓名、学号时，应在此材料右上角注明该生所在系部、专业、班级、姓名及学号。

第十条归档的材料，凡规定组织审查盖章的，须有组织盖章；规定同本人见面的（如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定等），一般应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第十一条各类材料必须使用A4纸规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5CM的装订边。文字性材料必须是铅印、胶印、油印，表格性材料必须使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第十二条档案归档时间

（1）学生在校期间形成的各种奖励材料，在表彰后一个月之内归档。

（2）学生在校期间形成的各种处罚材料，在处理完后一个月之内归档。

（3）学生学籍表、入学体检表等材料由相关部门于新生入学后三个月内整理完成交各系部入档。

（4）毕业生登记表、实习鉴定表、就业报到证等由相关部门于学生毕业离校前交各系部归档。

第四章学生档案的借阅

第十三条学生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。

第十四条因工作需要，有关职能部门、系部领导、辅导员按规定登记后可以借阅学生档案。

第十五条校外其他单位确需调阅学生档案，须持单位介绍信，经系部负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。

第十六条查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十七条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经系部负责人同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第五章学生档案的转递

第十八条招生与就业处在新生入学前将邮寄来的新生档案转交到各系部，自带档案的学生入学时将档案直接交系部归档。

第十九条学生毕业时，各系部要进行毕业生档案的整理工作，毕业生档案整理完毕并密封后移交到学院招生与就业处，由招生与就业处依据相关规定进行保存或转递；需学院保存的材料移交到学院档案管理部门，由档案管理部门依据有关规定保存和管理。

第二十条学生转学，系部封档后交由招生与就业处转递给转入学校，学生退学或被开除学籍时，由系部封档后交招生与就业处转递回学生家庭所在地人事部门。

第二十一条根据国家关于毕业生就业政策的规定，毕业生档案最长可以在校保存2年。在两年期间内，毕业生凭就业协议书、劳动合同或调档函等有关证明材料来招生与就业处办理档案转

递工作。逾期未落实工作单位的学生档案转至生源所在地（市）人力资源和社会保障局（报到证上有具体名称）。学生档案必须经严格密封后由学院两名工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人原则上不准自带。（专接本被录取的学生由学生本人自行领取，携带转交本科院校）