地铁文件管理办法

1目的为明确本事业部各种文件的编制、签署、更改、收发、传阅、保存等相关内容，确保各种文件的正确性及实施有效的管理，特制定本管理办法。

2适用范围适用于本事业部所有文件的管理。

3内容规定3.1技术类文件管理3.1.1根据项目生产需要，项目经理或主管技术员编制的下料、折弯工艺文件交工艺技术部部长审核（主要审核其工时、材质、板厚及套料图等是否正确合理）后，呈技术副总经理审批；3.1.2根据项目生产需要，项目经理或主管技术员编制的机加工艺文件交项目经理审核（主要审核数控程序、工时等是否正确合理）后，呈技术副总经理审批；3.1.3根据项目生产需要，项目经理或主管技术员编制的焊接工艺文件呈技术副总经理审核（主要审核焊接参数、焊丝、气体等是否正确合理）后，呈焊接总监审批；3.1.4项目经理或主管技术员将通过审批的工艺文件的电子版转换成PDF格式上传至物流系统，同时将工艺文件PDF电子文档复制放入server2该产品项目文件夹中备份；3.1.5项目经理或主管技术员打印纸质文件，相关人员签字，交资料员备档使用；3.2质量类文件管理3.2.1根据项目生产需要，质量技术员编制的委外质量检验文件交项目经理审核（主要审核检验项点、数据等是否正确合理）后，呈焊接总监审批；3.2.2根据项目生产需要，质量技术员编制的内部质量控制文件交项目经理审核（主要审核检验项点、数据等是否正确合理）后，呈技术副总经理审批；3.2.3质量技术员将通过审批的检验文件的电子版转换成PDF格式上传至物流系统，同时将检验文件PDF电子文档复制放入server2质控部文件夹中备份；3.2.4质量技术员打印纸质文件，相关人员签字，交资料员备档使用；3.2.5质量管理部资料员整理本事业部检验指导书、质量保证计划、NCR 报告、质量周月报等、检验记录、质量管理体系文件、人员资质证书、量器具定检记录等质量文件，上传系统，每月将本月所整理资料文档及清单交工艺技术部主管资料员存档；3.3生产类文件管理3.3.1制造部计划员负责编制产品月度总体交付计划、月度直流件交付计划、工部员工周生产计划，呈生产副总经理审核后，呈总经理审批，每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档；3.3.2采购部计划员负责编制月度零配件采购交付计划，呈主管采购副总经理审核后，呈总经理审批，每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档；3.3.3制造部部长负责编制项目板材、型材采购计划和交付周期，呈生产副总经理审核后，呈总经理审批，每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档；3.3.4采购部部长负责编制油漆、喷粉采购交付计划和交付周期，呈主管采购副总经理审核后，呈总经理审批，每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档；3.3.5物流部部长负责编制标准件、焊丝、刀刃具及低值易耗品采购计划和交付周期，呈生产副总经理审核后，呈总经理审批，每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档；3.3.6工程装备部技术员负责编制设备配件、工具及劳保用品采购计划和交付周期，呈主管采购副总经理审核后，呈总经理审批，每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档；3.4经营类文件管理3.4.1经营部事务员每天负责将集团公司的OA文档按要求上传至本事业部企业管理系统中，呈总经理批示后，交事业部领导及部长传阅签字，并负责收回，每月将本月所接受OA文档及清单交工艺技术部主管资料员存档；3.4.2商务管理员负责本事业部商业邮件、传真的收集、整理、翻译、分类归档，呈报总经理批示后，交事业部领导及部长传阅签字，并负责收回，每月将本月所接受商业邮件、传真文档及清单交工艺技术部主管资料员存档；3.4.3经营部合同管理员负责本事业部采购、委外加工合同的整理、存档；3.4.4经营部报价员负责本事业部所有委外加工产品、工装价格审核表及客户询价的报价表的整理、存档；3.4.5经营部劳资员负责事业部本事业部所有人员人事、劳资文件资料的整理、存档；3.4.6经营部宣传员负责本事业部各种规章制度、程序文件、所有会议纪要及考核单的收集、整理、存档；3.5项目管理类文件管理3.5.1根据项目任务需要，项目经理负责编制或督促相关部门编制项目启动、技术准备、质量准备、制造准备、采购准备及物流准备等方面的文件，项目经理编制的相关文件交项目管理部部长审核后，呈总经理审批；3.5.2项目经理将通过审批的文件的电子版转换成PDF格式上传至物流系统，同时将文件PDF电子文档复制放入server2该产品项目文件夹中备份；3.5.3项目经理每月将自己负责的项目文档及清单交工艺技术部主管资料员存档（项目管理程序文件清单见附表）；3.6FAI文件管理3.6.1质量控制部技术员负责编制或督促相关部门编制产品首件评审工作所需的相关文件，编制的相关文件交项目经理审核后，呈主管副总经理审批；3.6.2质量管理部负责产品首件评审工作所需的相关文件的收集、整理工作，质量管理部资料员每月将FAI文档及清单交工艺技术部主管资料员存档（FAI文件清单见附表）；3.7物流类文件管理3.7.1经营部物流小组根据产品发运需要，负责编制或督促相关部门编制发运准备、发运过程、发运完成等方面的文件，编制的相关文件交项目经理审核后，呈总经理审批；3.7.2经营部物流小组负责产品发运所需的相关文件的收集、整理工作，每月将相关文档及清单交工艺技术部主管资料员存档（出口产品物流发货文件清单见附表）；3.8培训类文件管理培训部资料员负责组织本事业部所有培训资料(培训计划、培训资料、考试试卷等)的编制，负责培训记录（培训考勤表、培训考试试卷等）收集、整理，每月将本月所有培训资料及清单交工艺技术部资料员存档；3.9其它类文件管理一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管，会议文件由会议召集部门收集保管，每月将本月所有资料及清单交工艺技术部资料员存档；3.10文件变更管理3.10.1内部文件变更管理项目经理或主管技术员根据图纸换版或实际工艺更改等需要，提交文件更改申请交工艺技术部长审核及技术副总经理批准后，将文件变更申请单和更改文件交资料员，资料员核对文件发放换版通知书，文件换版通知书交制造部、质控部、质管部、项目部、技术部、采购部、物流部、财务部主管和责任人签字并由主管资料员存档；3.10.2外部文件变更管理主管资料员接收新版本图纸，核对图纸状态及版本号，将图纸换版通知书呈技术副总审批，图纸换版通知书交制造部、质控部、质管部、项目部、技术部、采购部、物流部、财务部主管和责任人签字并由主管资料员存档；3.10.3工艺技术部资料员负责新图纸（换版图纸）、工艺文件及业联的领取、发放、回收及建档工作，并负责将新图纸和工艺文件原件存放档案室归档，同时封存档案室处归档的旧版图纸和工艺文件；3.10.4其它类文件更改前，更改者需提交文件更改申请单，交本部门部长审核及主管领导批准后，方可修改，并负责新文件发放、旧文件回收工作；3.11发出文件的管理本事业部所有需发出的技术、质量、生产、公文、商业邮件、传真、采购、委外加工合同等文件，在发出前需经主管领导审核，总经理批准后，方可发出；3.12收进文件的管理各部门应指定专人负责接受本事业部的技术、质量、生产、公文、商业邮件、传真、采购、委外加工合同等文件，呈总经理批示后，请主管领导及部长传阅签字，并负责收集保管文档或交工艺技术部资料员存档；3.13文件催阅管理为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文件发放人员应当及时催阅，通过催阅，文件发放人员也可了解文件的下落及处理情况，不但有利于管理文件，而且有利于事业部事务办理的效率；3.14文件的借阅管理资料员在文件借阅管理中，着重要抓好审批、登记、催退三个环节的工作；3.14.1涉及事业部机密的机密性文件不能随便外借，必须有领导批准，并严格办理借阅手续才能借阅；3.14.2借阅时、文件管理人员和借阅人当面查清文件类别、份数，并对归还时间、阅读范围等作各项交待，然后在文件借阅簿上登记签字。

文件退还时，根据借阅登记簿检查、核对、无误后予以销账；3.14.3对借阅的文件在限定的时间内未归还者，应及时催退，以防文件散失或影响他人借阅；3.15文件的归档管理3.15.1文件归档范围3.15.1.1事业部重要的会议资料，包括会议的通知、会议纪要等；3.15.1.2集团公司发来的与事业部有关的决议、指示、条例、规定、计划等文件资料；3.15.1.3事业部对外的正式发文与有关单位来往的文书；3.15.1.4事业部内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）；3.15.1.5事业部与有关单位签订的合同、协议书等文件资料；3.15.1.6事业部管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料；3.15.1.7事业部的各种规章制度、实施细则、程序文件；3.15.1.8事业部重要设备档案、财会档案材料；3.15.2各部门应指定专人负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档；3.15.3各部门移交文件清单时必须经部门主管领导审核，呈总经理批准后，交主管资料员进行归档登记，主管资料员将文件清单复印交经营部劳资员和宣传员；3.15.4工艺技术部资料员负责档案室资料的日常管理工作，对档案资料必须按年度分门别类立卷归档；4考核4.1没有在规定时间内完成文件编制者，扣100～300元/次；4.2如因文件编制错误而给事业部造成损失或不良影响，扣编制者50元/次，造成损失巨大或严重影响者，扣100～300元/次；4.3未经主管领导许可，私自更改文件者，扣300元/次；4.4各部门责任人员没有将本部门所保管的档案资料及时归档者，扣50元/次，丢失本部门所保管的档案资料者，扣300元/次；4.5各部门责任人移交文件清单时没有经过领导审批，交主管资料员进行登记归档者，扣50元/次；4.6工艺技术部资料员丢失或损坏档案室所保管资料者，扣300元/次；4.7未经主管领导审批，擅自将本事业部文件资料发出者，扣300元/次；4.8文件发放人员没有及时将文件发放给相关人员阅签者，扣50元/次；4.9相关人员没有及时阅办所接受的文件者，扣50元/次；4.10资料员在文件借阅时没有进行登记者，扣50元/次，借阅没有按时归还借阅文件者，扣50元/次；4.11工艺技术部资料员没有及时完成图纸、工艺卡等技术文件的领取、发放、回收及归档者，扣20元/次;项目管理程序文件清单序号程序文件主办部门协办部门项目准备1工艺分析会项目管理部技术部、质管部、质控部、商务经理项目启动2技术评审项目管理部技术部、质管部、质控部、商务经理3报价工艺流程项目管理部经营部、采购部、商务经理4报价表经营部项目管理部、商务经理5材料代用单（客户确认）项目管理部制造部、采购部、商务经理6合同评审项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部、采购部、物流部、经营部、商务经理7项目管理组织结构图项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部、采购部、物流部、经营部、商务经理8项目启动会项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部、采购部、物流部、经营部、商务经理9项目交付计划海外市场部制造部、采购部、项目管理部10项目推进计划项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部、采购部、物流部、经营部、商务经理11人员培训计划项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部11-1FAI 员工培训计划项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部11-2批量生产员工培训计划项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部12图纸发放清单工艺技术部项目管理部技术准备13工艺流程项目管理部工艺技术部14工装模具清单项目管理部工程装备部15工具清单项目管理部工程装备部16焊接接头统计项目管理部工艺技术部17焊接试验计划项目管理部工艺技术部18焊工资质审核项目管理部质量管理部、工艺技术部19焊接工艺评定项目管理部工艺技术部20工艺试件证明文件项目管理部工艺技术部21工艺文件项目管理部工艺技术部22客户FAI 计划质量管理部项目管理部、制造部质量准备23焊接资质审核表项目管理部质量管理部24QC 流程图项目管理部质量管理部、质量控制部25检验计划质量控制部质量管理部、项目管理部25-1FAI 检验实验计划质量控制部质量管理部、质量控制部25-2批量生产检验实验计划（FAI 的修订版）质量控制部质量管理部、项目管理部26检验规程质量控制部项目管理部、质量管理部FAI 文件清单序号文件名称主办部门备注1订单海外业务部2焊接质量体系证书质量管理部3提供零件及服务的供方名单质量管理部4供方评估质量管理部5主要图纸工艺技术部6零件清单（包括规格、物料号、图纸号）项目管理部、工艺技术部7图纸清单工艺技术部8合同(技术)评审项目管理部9焊接接头统计表项目管理部、工艺技术部10工艺流程表项目管理部、工艺技术部11材料清单项目管理部、工艺技术部12材料代用申请单项目管理部、工艺技术部13焊接试验计划项目管理部、工艺技术部14焊接顺序计划项目管理部、工艺技术部序号程序文件主办部门协办部门项目准备48项目周工作总结项目管理部商务经理项目管理49项目试制总结项目管理部技术部、质管部、质控部、制造部50项目月度质量信息反馈单处理统计表项目管理部技术部、质管部、质控部51项目月度文件更改统计表项目管理部工艺技术部52项目质量分析会项目管理部技术部、质管部、质控部、商务经理53项目成本分析表经营部项目管理部、财务部、商务经理批准日期2009.04.30执行日期2009.05.01页次12/14注：客户有要求时，按客户的要求进行文件整理及清单的编制。