文件编号及文件档案管理规定

质量管理体系支持性文件

文件编号及文件档案管理规定

(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)

文件序号： 1 1.目的

对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。

2.范围

文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。

3.文件编号规定

3.1 每个文件应有唯一的文件编号；

3.2 代号

文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；

3.2.1 公司代号：“XCJ”；

3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。

3.2.3 程序文件代号：

按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。

3.2.4 支持性文件代号

a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。

b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－

技术。

c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－

管理。

d．记录表单：

e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。

监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。

3.2.5 发布年份、文件顺序和版次

文件顺序号用二位阿拉伯数字；

发布年份用四位或二位阿拉伯数字；

版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；

3.3 文件编号方法：

3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”

XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）

例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;

3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”

CX:程序文件代号（下同）；

?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)

例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；

3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+

（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”

J-技术质量文件代号

例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；

CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》

3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”

G－管理文件代号（下同）

例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；

CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》

G－技术管理文件

01－管理文件第1个

3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”

J－记录代号

例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：

“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；

CX4.2.3－《文件控制程序》

J－记录代号

02－《文件控制程序》中第二个记录表单

例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；

CX6.2－《人力资源控制程序》

J－记录代号

01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单

3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号

3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号

3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:

（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号

（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”

HT－合同代号（下同）

例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；

（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号

（4）监理细则编号：

公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”

XZ－细则代号

例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”

各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，

增项时在序尾依次增加

（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.

一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。

YB－月报代号

例如：公司2008年“爱情海”项目的第3期监理月报的编号为：“XCJ-YB-2008”；（第3期，总第27期）

（6）监理/代建档案编号：“XCJ—J/DD（年份＋HT＋合同顺序号）－归档年份”。

J/DD－监理或代建档案代号；卷？－第几卷

例如：公司2008年归档2006年第5个监理合同项目的监理档案编号为“XCJ—JD（06HT05）－2008（卷一）”，余类推。

4.文件档案管理规定

4.1 文件档案存档保管按《文件控制程序》（XCJ-CX4.2.3-2008）第

5.1条和GB/T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》执行；

4.2 文件资料要求专人管理，及时整理，建立卷盒，分类编目，分类归档；

4.3 公司存档保管的文件档案，由办公室设专门的档案室和档案柜存放，并由专人保管；

4.4 文件档案由各部门做好文件的编目、分类和存档，需公司存档的，应送办公室一份存档；

4.5 工程项目的监理/代建工程档案是文件档案的主要组成之一，监理/代建工程档案由项目监理/代建部做好整理、分类、编目归档和使用期的保管工作，工程竣工后报送公司办公室存档