文件编号管理办法

文件编号管理办法

1.目的

为规范公司各类文件的管理，统一各类文件的编号，确保在需要时能及时得到适用文件的有效版本，特制订本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司各中心、部室发放的各类文件及外来文件的编号，具体包括以下几类：

（1）质量、环境及职业健康安全管理手册；

（2）作业程序文件：指对公司各类管理事务的工作流程所作的基本描述和规定；

（3）管理制度：指对公司的基本组织规程和各领域的工作所作的基本规定；

（4）记录表单：指在公司工作中所使用的表格、单据；

（5）图纸：指有关公司土建、水电安装、网络等图纸；

（6）外来文件：指各级政府部门、客户、供应商等外部往来单位的来文。

通知、通报、联系函等不适用于本办法。

3.职责

办公室负责公司各类文件编号规则的制定及编号分配。

4.内容和要求

4.1编号构成

4.2.1质量、环境及职业健康安全管理手册

YC—GLSC—XXXX

编写年度代码

管理手册代码

公司代码

4.2.2作业程序文件

YC/CX—XX—XXXX

编写年度代码

章节代码

程序简称

公司代码

4.2.3管理制度

YC/ZD—XXXX—XX—XXXX

制定年度代码

流水编号

前两位为类别代码，后两位为细类编号

制度简称

公司代码

4.2.4记录表单

YC/BD—XX—XX—XXXX

年度代码

流水编号

部门代码

表单简称

公司代码

4.2.5图纸

YC/TZ—XX—XX—XXXX

年度代码

流水编号

类别代码

图纸简称

公司代码

4.2.6外来文件

YC/WL—XXX—XXXX

年度代码

流水编号

外来文件简称

公司代码

4.2.7公司其他发文，按照公司《文件管理办法》的规定进行编号。

4.3本办法由办公室负责制定、解释和修改，各子公司文件由各子公司参照本办法自行编号。

4.4本办法自总经理批准之日起执行。