Office知识点总结

2018-5-9

三大办公软件Word、Excel、PPT知识点归纳

第一部分

Word文档知识点

第一章Word文档的编辑与排版功能

一、Word2016操作界面：

由“文件”按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区（选项卡和命令组）、标尺、共享、页面区域、滚动条、状态栏等组成。

Word2016的默认后缀名是：.docx

二、word的基本操作：

1.文件的基本操作

1)不同输入法之间的切换：Ctrl+Shift键；

2)CapsLook=大、小写字母切换

3)NumLook=控制数字小键盘打开与关闭

2.输入日期和时间；

1)插入当前日期：Alt+Shift+D；2022/4/24 Sunday

2)插入当前时间：Alt+Shift+T；20时16分

3.选定文本的作用：选定文本后，才能编辑和修改文本。

4.输入文档时，直接按“Enter”键可对文档内容进行换段；按“Shift+Enter”组

合键可对内容进行换行，并出现一个手动换行符“↓”。

5.选定文本的方法；

1)选择整个文档：在文档左侧页边距外侧的空白页面上，连续点击鼠标左键三次。

2)选择整个段落：在段落的左侧页边距外侧的空白页面上，连续点击鼠标左键两

次。

3)选择一行：在一行的左侧页边距外侧的空白页面上，单击鼠标左键。

4)可以使光标插入点快速移到第一页页头的组合键是Ctrl+home。

5)选择文档中竖块文本的方法，可以按住Alt键选择。

6)小区域选择：按住鼠标左键，从开始位置拖动到结束位置，松开鼠标左键。

三、文本和段落的基本格式

➢设置文字格式的操作有设置字体、字号、字形、下划线、边框、底纹、颜色等; ➢设置段落格式的操作有设置对齐、缩进、行间距、段间距以及边框和底纹等;

➢设置页面格式的操作有设置纸张、页边距、页眉和页脚、页边框等。

1、字体的安装：

1)选中字体文件，鼠标右键“安装”；

2)开始/控制面板/字体

2、段落文本的对齐方式包括：左对齐Ctrl+L、居中Ctrl+E、右对齐Ctrl+R、两端对齐Ctrl+J、分散对齐Ctrl+Shift+J（调整字符宽度）

3、按组合键【Ctrl+D】打开“字体”对话框，设置文本格式。

4、在文档中插入的分页符，为什么有的时候看不到？

分页符属于编辑标记，如果看不到文档中的分页符，那么它可能处在隐藏状态。此时，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮

5、要删除文档中重复的文字/空行/空格可以通过“查找和替换”来实现。

查找替换空行，“^p”代表一行。

6、制表位的作用：方便光标快速定位。

1)制表位的类型：

默认制表位（两个字符）：一般用在正文段落中，按Tab键使用；即首行缩进2个字符手动设置制表位：一般用在特定的排版，可以快速定位在页面制定位置；

2)通过标尺设置制表位

左对齐式制表位；居中式制表位；右对齐式制表位；小数点式制表位；竖线对齐式制表位（不定位文本，只在位置上显示插入的竖线）；

7、插入_页面_分页【或执行“Ctrl+Enter”】

8、生成文档目录之前，要根据文本的标题样式设置大纲级别。在“开始”选项卡“段落”组中的“对话框启动器”按钮，设置大纲级别。

9、除了插入自定义的目录外，用户还可以根据需要在文档中插入手动目录或自动目录。单击“引用”选项卡，然后单击“目录”组中的“目录”按钮，即可设置手动目录和自动目录的样式。选择手动目录，插入后需要编辑目录中的文本；选择自动目录，会按照样式生成自动目录。

10、页眉与页脚的概念和作用：页眉和页脚是正文之外的内容，通常情况下，页眉显示在页面上方，而页脚则显示在页面底部。

使用“插入”菜单中的命令“页眉/页脚”。若要进入页眉页脚编辑区，可以单击页眉页脚工具中的设计菜单

11、在Word中，如果使用了项目符号或编号，则项目符号或编号在每次按回车键时会自动出现。

四、图片的插入

1、在Word文档中插入图片，有时图片显示不完整，这是为什么？

在Word文档中插入图片，如果插入点的行距过窄，图片就不会完整的显示，此时将图片的行距调整为单倍行距以上的行距即可正常显示。

入点为图片或表格/图表插入题注，可以使用“鼠标右键/插入题注”。

块文

五、预览文档

1、为文档添加水印：设计/自定义水印

2、显示隐藏功能区：Ctrl+F1；或双击开始

3、Word的视图方式包括：阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲和草稿。

在编辑文档时，可以同时显示水平标尺和垂直标尺的视图方式是【页面视图】。

能显示页眉页脚的视图是【页面视图】。

第二章Word的图文排版功能

一、SmartArt模板的应用

1、Word为SmartArt内置了一些样式，让普通用户也能设计出专业水平的图示点击SmartArt工具—设计原先的图形和颜色，更改后的图形和颜色。

2、插入SmartArt图形：

包括插入列表、流程图、循环图、层次结构、关系、矩阵、棱锥图等类型；

在SmartArt图中，可以在指定形状的前、后、上、下位置添加形状，一些形状还可以添加助理形状。

二、文本框的应用

在Word2016为用户提供了多种文本框类型，如简单文本框、提要型文本框、引述型文本框及竖排文本框，用户可以根据需要选择使用。

1、文本框的作用：可以在页面中任意移动，同时可以在页面中设置横、竖排文字混排效

2、插入文本框：插入内置文本框；绘制文本框

3、设置文本框形状填充、形状轮廓、形状效果等；

4、设置文本框边距；

5、设置文本框文字方向；

6、设置文本框对齐方式；

7、插入自选图形

绘制正方向按Shift；绘制约束中心点的图形按Ctrl；绘制以中心点向外的正方形按Ctrl+Shift。

插入最常用的图形：包括直线、矩形、正方形、椭圆、圆等；

插入基本形状；

插入箭头等其他形状；

8、插入图片和剪贴画

9、页面设置

布局/页面设置：设置纸张大小；设置纸张方向。

如果对从网站复制的文档样式不满意，应选定文本，选择开始菜单中的“清除所有格式”选项即可清除所有样式。

第三章Word表格的编辑与应用

一、创建表格/设置表格

1、插入表格：用于制作简单规范的表格

2、绘制表格：用于制作复杂结构的表格

3、修改表格：大小和移动表格

4、设置表格：

1)插入行列操作

2)插入空白单元格

3)删除行列操作：当选择整个表格的时候，如果执行了“删除行”命令，则整个表

格就被删除了