办公室管理形成性考核册答案

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一.将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。

序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。

记录上司指令及会谈、会议内容。

2文书制作复印资料。

打印文稿及表格。

3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。

信函和邮件的处理。

4档案管理档案管理。

5会议组织安排会议事务,并做会议记录或纲要。

记录上司指令及会谈、会议内容。

6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

7信息资料准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;整理并组织好粗略的资料。

收集及整理各种信息。

8信访工作替上司接洽外界人士。

例如记者、工会职员等。

9接待工作接待來访宾客;替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。

接待宾客和员工的來访。

10协调工作以电话往來维持和外界的良好公共关系。

11督查工作督导一般职员或速记员。

12日程安排替上司定约会并做好记录;为上司安排旅行或考察。

13日常事务阅读并分类信件;自动处理例行的事务;替上司保管私人的、财务的或其他的记录。

通讯事务、电话:照料上司身边的琐事。

14办公室管理办公室环境的布置和整理:保管办公室设备及用品。

15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项:执行上司留在录音机中的吩咐。

执行上司交办事项。

16替上司申报交纳所得税及办理退税。

17外出办事,如银行、邮局等。

18二、办公用易耗品主要包括哪些?办公用易耗品主要有:1.信封、纸张:2.软盘、光盘等:3.铅笔;4.恻珠笔:5.签字笔或钢笔:6.修正液或修正带;7.印盒;&各种小烈机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等9.小刀;10.日历等:11.其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?文员工作分为三个步骤:计划、实施和检査。

2018办公室管理形成性考核册参考答案与解析

2018办公室管理形成性考核册参考答案与解析

2017年办公室管理形成性考核册参考答案作业1一、单选选择题1、级别高的办公室一般称为(B办公厅)2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构,其办公厅属于分理制的是?(D国务院)3、办公室的核心功能是(A塑造出组织文化及价值观)4、办公室的本质属性是(C服务性)5、办公室工作的第一要义是(A服务)6、常用办公用品中属于办公文具的是(A中性笔)7、发主办公用品的人员要求是(D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品)8、办公用品库存管理中的再订货量是指(C判定需要订购新的办公用品的库存余额)9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是(B名牌和高档)10、有权对政府采当重同进行监督和管理的是(A.国家级或省部级财政部门)二、判断题1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。

(V)2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

(V)3.信息调研是办公室的一项具体职能。

(V)4.办公室的工作具有综合性特点。

(V)5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。

(X)6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。

(X)7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

(V)8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

(V)9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。

(V)10办公设备使用权的获取只能是通过购买。

(X)三、简答题1、简答办公室的主要特点。

(l)辅助性:办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下,充分发挥自己的辅助管理职能,当好领导的参谋和助手。

(2)综合性:办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门;办公室工作也是一项综合性的工作.办公室工作是多元化的。

(3)服务性:服务性是办公室工作的本质属性。

办公室的设立与工作的开展,首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要,为领导工作提供辅助性的服务,同时也要为各部门和基层提供服务。

2022职业技能实训平台单机版-办公室管理答案

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(除开文件人手一份).
第62题:工作会议的特点是(除开都是定期召开和参加人员不少).
第6题:预会人员普通包括(全选)等。
第65题:签约必须在(除开签约双方无一人缺席和安排签约人宴会)的基础上进行。
第66题:五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项,从会议规模和涉密角度看,这
第49题:
以分散方式召开的会议包含(全选)。
第50题:
“会海"的危害有(除开能获得不少有益信息)。
第51题:
提出会议议题有(除开由出席会议和由参加会议)种情况.
第52题:
确定会议场所要做到(除开风景优美)。
第53题:
日常办公会、座谈会等小型会议,宜采用的桌形有(除开多边型)。
第54题:
会前准备应注意的问题有(除开热情服务)。
15.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应(D)
A.不理睬B.不征求主持人意见,住手笔录C。征求主持人意见,住手笔录,不关录音机D。征求主持人意见,住手笔录,关录音机
16.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的彻底信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理.
哪一项不属于会议保健工作(会场设置保安人员)。
第16题:
会议记录主体部份是会议内容的记录,这部份不包含(出席情况)。
第17题:
召开人代会应该在会场装饰的花卉是(君子兰,铁树,万年青)。
第18题:
在庆祝开业时,用的花饰形式是(花篮)。
第19题:
会议日程表属于(会议程序性文件)。
第20题:会议中心文件不包括(讨论稿).
A.社交的能力B。说话的技巧C。听话的能力D。听写的能力

年国家开放大学电大《办公室管理》形成性考核3

年国家开放大学电大《办公室管理》形成性考核3

年国家开放大学电大《办公室管理》形成性考核3形考任务 2一、单项选择题(每小题 5 分,共 50 分)题目 1 级别高的办公室一般称为()选择一项:A.联络处B.秘书处C.办公厅D.中心正确答案是:办公厅题目 2 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构,其办公厅(室)属于分理制的是()选择一项:A.中央军委全国政协C.国务院D.全国人大正确答案是:国务院题目 3 办公室的核心功能是()选择一项:A.塑造出组织文化及价值观B.办文C.办会D.办事正确答案是:塑造出组织文化及价值观题目 4 办公室的本质属性是()选择一项:A.事务性综合性C.服务性D.辅助性正确答案是:服务性题目 5 办公室管理的第一要义是()选择一项:A.管理B.服务C.参谋D.协调正确答案是:服务题目 6常用办公用品中属于办公文具的是()选择一项:A.B.剪刀C.中性笔D.回形针正确答案是:中性笔题目 7 发放办公用品的人员要求是()选择一项:A.使用者自行入库取用B.发放者不必清点核实所发放办公用品C.不可指定人员发放D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品正确答案是:发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品题目 8 办公用品库存管理中的再订货量是指()选择一项:A.办公用品的平均使用量B.办公用品一次采购不足而追加采购的数量C.判定需要订购新的办公用品的库存余额D.新采购办公用品的数量正确答案是:判定需要订购新的办公用品的库存余额题目 9 正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是()选择一项:A.质量和交货B.服务和位置C.价格和费用D.名牌和高档正确答案是:名牌和高档题目 10 有权对政府采购合同进行监督和管理的是(A)选择一项:A.地厅级财政部门B.县级财政部门C.国家级或省部级财政部门D.任意级别的政府财政部门正确答案是:国家级或省部级财政部门二、判断题(每小题5 分,共 50 分)题目 11 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。

2018年开大《办公室管理形成性考核册答案》

2018年开大《办公室管理形成性考核册答案》

2018年开大《办公室管理形成性考核册答案》D时需用除湿器,并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内;(6)、如果办公设备不处于工作状态,应及时切断电源;(7)、使用电脑时要做到:不要让阳光直射电脑,不要随意放置茶水、不要在开机状态下插拔各种电缆,不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘等。

1、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

答:储藏间存储办公用品时的注意事项:(1)、储藏间或物品柜要上锁,确保安全;(2)、储藏间需要的面积取决于单位面积的大小;(3)、在储藏间或物品柜放置物品时,必须清楚地加标签,新物品置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出去,体积大、分量重的物品放置在最下面,小的物品、常用的物品应放在前面,办公耗材和打印机用品必须保存在安全的地方;(4)、储藏办公用品的地方应有良好的照明,以便于找到所需物品;(5)、办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中,若存放在潮湿环境中,将有可能导致在纸张不能正常地送入打印机或复印机中;(6)、订立物品发放制度,确定物品发放人。

办公室管理作业2 (第三、第四章)一、设计题调研工作大体上可分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和完成阶段,请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

答:见书P34页——P35页。

二、案例分析题“办公室的李敏每天一上班和下班前都讲自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不絮…………………..自己的办公桌都没有管理清楚,更无暇顾及他处。

”你怎样评价这三位工作人员的行为?答:参照书P46页——P50页。

办公室管理作业3 (第五、第六章)一、单项选择题1、下面属于文书的是(A书信)2、在公文行文中,下级向上级行文时,错误的是(C抄送下级机关)3、公文写作的规范要求(C具有规范体式,符合公文格式标准)4、向上级做请示时,下面哪个做法不妥(C地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示)5、意向书的特点不包括(C约束性)6、在办理发文时,经复核,对于不符合要求的公文应该(B退交起草部门补充或修正)7、在收文过程中,可以由办公室人员启封的信件是(D公开出版的杂志的赠阅信件)8、“四分四注意”立卷方法不包括(D分纸型)9、电子公文的属性是(C具有规范格式)10、电子公文的处理(C可以印制成纸质文件分发处理)二、判断题1、狭义的文件即指公文。

办公室管理形成性考核册答案答案

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办公室管理形成性考核册答案作业1一、单选选择题1、级别高的办公室一般称为( B办公厅)2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构,其办公厅属于分理制的是?(D国务院)3、办公室的核心功能是( A 塑造出组织文化及价值观)4、办公室的本质属性是( C 服务性)5、办公室工作的第一要义是( A服务)6、常用办公用品中属于办公文具的是( A中性笔)7、发主办公用品的人员要求是( D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品)8、办公用品库存管理中的再订货量是指( C判定需要订购新的办公用品的库存余额)9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是( B名牌和高档)10、有权对政府采当重同进行监督和管理的是(A. 国家级或省部级财政部门 )二、判断题1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。

( V )2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

( V )3.信息调研是办公室的一项具体职能。

( V )4.办公室的工作具有综合性特点。

( V )5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。

( X )6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。

( X )7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

( V )8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

( V )9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。

( V )10办公设备使用权的获取只能是通过购买。

( X )三、简答题1、简答办公室的主要特点。

(l)辅助性:办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下,充分发挥自己的辅助管理职能,当好领导的参谋和助手。

(2)综合性:办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门;办公室工作也是一项综合性的工作.办公室工作是多元化的。

(3)服务性:服务性是办公室工作的本质属性。

办公室的设立与工作的开展,首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要,为领导工作提供辅助性的服务,同时也要为各部门和基层提供服务。

办公室管理形成性考核册答案

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办公室管理形成性考核册答案办公室管理作业1 (第一、第二章)一、单项选择题1、级别高的办公室一般称为:(B 办公厅)2、中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构,其办公厅(室)属于分理制的是:D国务院)3、办公室的核心功能是(A塑造出组织文化及价值观)4、办公室的本质属性是(C服务性)5、办公室工作的第一要义是(A服务)6、常用办公用品属于办公文具的是(A中性笔)7、发放办公用品的人员要求是(D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品)8办公用品库存管理中的再订货量是指(C判定需要订购新的办公用品的库存余额)9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是(B名牌和高档)10、有权对政府采购合同进行监督和管理的是(A国家级或省部级财政部门)判断题1任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。

(V )2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

(X )3、信息调研时办公室的一项具体职能。

(V )4、办公室的工作具有综合性特点。

(V )5、办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。

(X )6、发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。

(X )7、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

(V )8、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

(X )9、办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。

(X )10、办公设备使用权的获取只能是通过购买。

(X )简答题1、简答办公室的主要特点。

答:办公室的主要特点:辅助性、综合性、服务性。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

答:办公室人员应具备的职业素质中的“善谋” :能够正确理解领导的意图,替领导过滤重要的事务;要“参”到点子上,“谋”到关键处,注意谏言技巧;学会把握职场环境的运作方法,一是个性与共性协调统一,二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合。

3、简述办公设备使用规范。

答:办公设备使用规范:(1)、必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作;(2)、必须明确专人专责的专管制度,严禁任何人随意使用,除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备;(3)、注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养;(4)、未经领导允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务;(5)、办公设备的使用环境温度为5C至35C,相对湿度为20疥85%湿度过低时需用加湿器,湿度过高时需用除湿器,并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内;(6)、如果办公设备不处于工作状态,应及时切断电源; ( 7)、使用电脑时要做到:不要让阳光 直射电脑,不要随意放置茶水、不要在开机状态下插拔各种电缆,不要在软盘 驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘等。

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辦公室管理形成性考核冊答案作業1一、單選選擇題1、級別高の辦公室一般稱為( B辦公廳 )2、中央機關風別採用分理制和宗理制設置下屬機構,其辦公廳屬於分理制の是?( D國務院)3、辦公室の核心功能是( A 塑造出組織文化及價值觀)4、辦公室の本質屬性是( C 服務性)5、辦公室工作の第一要義是( A服務)6、常用辦公用品中屬於辦公文具の是( A中性筆)7、發主辦公用品の人員要求是( D發放人員要提醒使用部門和人員節約辦公用品)8、辦公用品庫存管理中の再訂貨量是指( C判定需要訂購新の辦公用品の庫存餘額)9、正確選擇辦公設備和易耗品供應商不必考慮の因素是( B名牌和高檔)10、有權對政府采當重同進行監督和管理の是(A. 國家級或省部級財政部門 )二、判斷題1.任何辦公室,都是指の單位裏の綜合辦事機構。

( V )2.省府の辦公廳比其他廳の行政級別要高。

( V )3.資訊調研是辦公室の一項具體職能。

( V )4.辦公室の工作具有綜合性特點。

( V )5.辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。

( X )6.發放辦公用品の時候,不需要對用品庫存進行記錄。

( X )7.辦公電話應定期檢查並核對電話帳單以控制開銷。

( V )8.辦公用品の最大庫存量是指倉庫最多能容納の數量。

( V )9.辦公用品の庫存管理和監督中,出貨卡即是申請領用單。

( V )10辦公設備使用權の獲取只能是通過購買。

( X )三、簡答題1、簡答辦公室の主要特點。

(l)輔助性:辦公室區別於其他職能部門の第一個特點是它の輔助性。

辦公室工作應當在服務和服從於領導工作の前提下,充分發揮自己の輔助管理職能,當好領導の參謀和助手。

(2)綜合性:辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作の部門;辦公室工作也是一項綜合性の工作.辦公室工作是多元化の。

(3)服務性:服務性是辦公室工作の本質屬性。

辦公室の設立與工作の開展,首先是為了適應各級各類機關領導工作の需要,為領導工作提供輔助性の服務,同時也要為各部門和基層提供服務。

最新电大办公室管理形考任务三及答案

最新电大办公室管理形考任务三及答案
20. 引导客人坐电梯时,按照社交礼仪,应让客人先进电梯。
判断题(5.0分)(难易度:中) A. 对 B. 错
正确答案:B 答案解释:暂无
21. 名片递送应选择初逢之际,而不可选择分别之际。
判断题(5.0分)(难易度:中) A. 对 B. 错
正确答案:B 答案解释:暂无
22. 一般在社交礼仪中,戴着帽子的客人进入主人房间时,应当脱帽。
判断题(5.0分)(难易度:中) A. 对 B. 错
正确答案:A 答案解释:暂无
14. 办公室工作人员辅助领导决策,是指在决策前收集整理信息的活动。
判断题(5.0分)(难易度:中) A. 对 B. 错
正确答案:B 答案解释:暂无
15. 谈话礼仪中,用手指指人一般被视为不礼貌的动作。
判断题(5.0分)(难易度:中) A. 对 B. 错
判断题(5.0分)(难易度:中) A. 对 B. 错
正确答案:A 答案解释:暂无
办公室管理·形考任务三(第三章~第四章)
形考任务三
同学你好,学过了3-4章的内容,检验一下自己的学习情况吧〜 本次测验以20分的成绩计入课程形成性考核成绩。 测验以100分计,包括单项选择题10题(每小题5分,共50分)、判断题10题(每小题5分,共50分),合成课程形成性考 核成绩为20分。 祝你取得好成绩!
正确答案:C 答案解释:暂无
7. 在接待准备过程中,下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是()
单选题(5.0分)(难易度:中) A. 熟练掌握寒暄语 B. 精心安排合影留念 C. 要有“诚心” D. 高规格接待
正确答案:C 答案解释:暂无
8. 下列电话礼仪中错误的是()
单选题(5.0分)(难易度:中) A. 与领导通电话,领导先挂 B. 与客戶通电话,客戶先挂 C. 与年⻓通电话,年⻓先挂 D. 与女士通电话,男士先挂

办公室管理作业解析及答案

办公室管理作业解析及答案

《办公室管理》第一次形成性考核作业题目解析一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。

这道问题是针对教材第一章中办公室实务范围和内容予以设计的,主要考虑是,让同学们对办公室的具体业务有一个比较全面的了解,能够对三类文员,即国内一般性文秘工作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区别有一个大致的了解。

同学们在填表格内容时,应该注意要会“合并同类项”,也即将内容基本相同的,填在同一行中。

当然有些内容可能因工作管辖范围和责任等因素置放在一起未必合适,但只要能够自己说出理由也是可以有自己的判断和归类的。

问题源于教材第一章第2点“办公室实务的范围和内容”。

(P3—P5页)参考性解答:办公室实务工作一览表上面的回答可供参考,因为有些内容划分在一类中似乎不是很妥当。

比如:记录上司指令及会谈、会议内容一项,它既可以是文书撰写的内容,也可以是会议组织的内容;这种情况,可以将两栏都填上这一项。

还有些内容要分开来写。

比如:通讯事务、电话、信函和邮件处理一项,前两项是日常事务的内容,后两项则是文书处理的内容。

又如外出办事,如银行、邮局等工作也可能是“其他临时交办的事项”栏中的工作内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些?这个问题教材中有明确的表述,只是同学在回答问题时,除了回答出教材中的有关内容以外,还应注意在日常办公室工作中,随着现代化办公技术手段的变化,又有很多新的易耗品出现,教材所列出的项目一定不全,我们应当予以注意,如墨盒、墨粉等等,当然完成作业可以按照教材内容回答即可。

问题源于教材第一章第5点的“办公用品的种类”。

(P19—P20)办公用易耗品主要有:1.信封、纸张;2.软盘、光盘等;3.铅笔;4.圆珠笔;5.签字笔或钢笔;6.修正液或修正带;7.印盒;8.各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;9.小刀;10.日历等;11.其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

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办公室管理形成性考核册答案作业1一、单选选择题1、级别高的办公室一般称为( B办公厅 )2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构,其办公厅属于分理制的是?( D国务院)3、办公室的核心功能是( A 塑造出组织文化及价值观)4、办公室的本质属性是( C 服务性)5、办公室工作的第一要义是( A服务)6、常用办公用品中属于办公文具的是( A中性笔)7、发主办公用品的人员要求是( D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品)8、办公用品库存管理中的再订货量是指( C判定需要订购新的办公用品的库存余额)9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是( B名牌和高档)10、有权对政府采当重同进行监督和管理的是(A. 国家级或省部级财政部门 )二、判断题1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构。

( V )2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

( V )3.信息调研是办公室的一项具体职能。

( V )4.办公室的工作具有综合性特点。

( V )5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。

( X )6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。

( X )7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

( V )8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

( V )9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单。

( V )10办公设备使用权的获取只能是通过购买。

( X )三、简答题1、简答办公室的主要特点。

(l)辅助性:办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下,充分发挥自己的辅助管理职能,当好领导的参谋和助手。

(2)综合性:办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门;办公室工作也是一项综合性的工作.办公室工作是多元化的。

(3)服务性:服务性是办公室工作的本质属性。

办公室的设立与工作的开展,首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要,为领导工作提供辅助性的服务,同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

善谋:能够正确理解领导的意图,替领导过滤重要的事务;要“参”到点子上,“谋”到关键处,注重谏言技巧,学会把握职场环境的运作方法,一是个性与共性协调统一,二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。

简述办公室设备使用规范。

(l)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。

(2)必须明确专人专责的专管制度,严禁任何人随意使用,除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养。

(4)未经领导允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务.(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,温度过低时需用加温器,湿度过高时需用除湿器,并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

(6)如果办公设备不处于工作状态,应及时切断电源。

(7)使用电脑时要做到;不要让阳光照射电脑,以免机壳老化,不要随意放置茶水,以免碰翻杯子弄温电脑,造成短路;不要在开机状态下插拔各种电缆,以免烧坏接口;不要使用来历不明的软件,防止病毒浸入,并且要配备必要的杀毒软件,定期或经常地对电脑进行保护性杀毒;不要在病毒入侵时使用电脑,除非有特殊的自我防护错施.不要自己随意处理电脑硬件故障.不要将电脑交给非专业人士修理,如有必要应全程监督。

4,简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

①储藏间或物品柜要上锁,确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时,必须清楚地加标签,以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方;新物品置于旧物品的下面或后面;先来的物品先发出,体积大、分量重的物品放置在最下面,以减少危险,小的物品、常用的物品应放在前面,易于找寻和领取;办公耗材和打印机用品,必须保存在安全的地方,以便在需要时能轻松找到.④储藏办公用品的地方应有良好的照明,以便于找到所需物品。

⑤办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中,将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度,确定物品发放人。

作业2一、设计题调研工作大体上可分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和完成阶段,请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P341.调研工作的准备阶段(l)准备调研内容:①确定调研课题:领导提出、有关部门确定、调查者自选。

②选题要求:既要注重现实意义,又要具有前瞻性.既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题,又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。

③选题原则;价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。

(2)调研课题的审定:一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准.重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式,经专家评审、领导批准来确定。

(3)成立调研小组,确定调研人员:成立调研小组时要考虑的因素包括,成员应具备良好的政治业务素质;有调研需要的专业能力或专家成员.有丰富的调研经验;注意新老搭配,以便成员相互取长补短.少而精,避免人浮于事。

(4)调研任务前的准备工作:学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等;查阅与课题相关的研究成果和文献资料;学习与课题相关的自然科学和社会科学知识;了解与课题相关的背景资料。

(5)明确调研各阶段的任务和要求:①调研的初期,要求明确调研对象的性质和发展方向。

②调研的成长期,应当明确如何使调研对象进一步发展,主要是理清思路、摆明措施。

③调研的成熟期,应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。

④调研的末期,拟定调研提纲。

调研提纲的内容,主要包括调研的目的要求,调研的对象、范围和方式方法,调研的时间、步骤和过程,调研的人员组织与注意事项,调研经费的预算等。

2.调研工作的实施阶段实施阶段是调研工作的中心阶段。

其实施步骤为:确定调查方法,搜集、整理调研材料,综合分析调研材料。

(l)调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS(Brain-storming头脑风暴)法、专家调查法、哥顿法等。

小提示:各调查方法常综合、交替使用。

(2)搜集、整理调研材料,要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。

(3)认真分析调研材料,综合提炼调研成果。

3.调研工作的完成阶段本阶段的主要工作是撰写调研报告,其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作,修改定稿五个步骤。

(l)确定主题:主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。

(2)选用材料一:材料要具有典型性、生动性、新颖性,多样性和准确性等特点。

(3)拟写提纲:注意观点和材料,大纲和细目的统一,如“导引案例一案例1”。

(4)按纲写作:如表3-1所示。

(5)修改定稿:检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。

二、案例分析题办公室的李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊,同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零乱,公用字典扔在窗台,废纸桶满了没人倒,都及时做些清洁整理工作,以维护办公环境的整洁。

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌,常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前,她也将办公桌收拾得干净整齐,从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参与清理和维护公用区域,也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌,使别人找不到。

办公室的小刘上班匆匆忙忙,接待室的窗台布满灰尘,办公桌上堆得满满当当,电脑键盘污迹斑斑,上司要的文件总是东查西翻,每日常用的“访客接待本”也总是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚,更无暇顾及他处。

你怎样评价这三位工作人员的行为?***点评:通过上述案例,可以看出办公室工作环境的清洁、有序,直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。

一个良好的工作环境,有利于组织的对外形象塑造,有利于提高秘书的工作效率。

可见,李敏符合要求;小王的工作存有误区;小刘工作不合要求。

***工作程序加强对日常环境的管理,营造一个令人神静心怡的工作环境,是公司秘书一项经常性的工作,也是一份责任和义务。

秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容,即个人工作区的环境管理,上司办公室的环境管理,日常公务活动区的环境管理。

**1.保持你所参与的公共区域整洁(1)要保持上司会客室和会议室的清洁,在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备,保持周边的整洁,发现问题自己动手或及时找人维修。

(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理,对报刊、文件及公用的办公用品,用后要及时放归原处,保持整洁有序。

(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患,并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

2.保持你的上司的工作环境的整洁(1)经常整理上司办公室和办公桌,将文件和物品摆放整齐,文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

(2)每天要定时开窗通风,保持空气的自然清新,并定时测温、测湿,保持适合上司习惯的温度和湿度。

(3)经上司授权后,定期对上司的文件柜进行清理,将文件资料归类保管存放,将一些无用的文件及时清退或销毁。

(4)对上司办公室的花卉、盆景,要及时浇水、施肥、剪枝,保持其美观和生机;对办公室内的金鱼,要及时喂食、清排鱼缸内的浊物,保持水质的清洁。

(5)上司接待客人后,要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

(6)经常对安全、卫生等状况进行检查,发现问题及时通知有关人员进行处理,时刻保持良好的状态。

3.整理个人工作环境办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间,所以在布置自己的办公桌时,既要使自己感觉舒适,又要保持桌面上有条不紊。

有了整齐清洁的办公环境,不仅可以提高工作效率,还有助于提升专业形象,甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光,并成为典范,对办公室人际关系也有意想不到的益处。

办公桌的必备物品及其整理摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。

比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品,应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。

①电话。

②电脑。

③参考书。

④文具用品盒。

⑤文件夹。

⑥办公桌抽屉。

(2)整理办公桌的技巧要想快速治理办公桌的混乱局面,营造出高效率的办公环境,可以采取以下5个步骤:①将不常用的东西转移到其他的地方。

②清理过期的文件。

③注意你的电脑显示器。

④充分利用办公空问。

⑤清理旧的阅读材料。

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