高效时间管理

高效时间管理

日常工作之中总有忙不完的大大小小、琐琐碎碎的事情，而时间对我们来说却总是匆匆而来、匆匆又去。

在工业史上经常有这样的事情发生：仅仅是一天之差，一个企业赢得了巨大成功，而另一个企业却黯然倒闭。计划再好，目标再高，能力再强，时间掌控不到位，事情就变得一塌糊涂。

于是，有人惊叹：成功人士，成在时间管理；失败之人，亦败于时间管理。

第—节关于时时管理

关于时间

时间是什么?

时间是一种资源，而且是一种永不再生的资源。

时间是一个衡量度，效率的衡量度。

时间是金钱，时间是生命。

时间银行

如果银行每天早晨向你的账号拨款8．64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8．64万元。请问：你如何用这笔钱？

如果你处于这种情况，你会怎么办呢?像大多数人一样，你会很快想出办法把每天拿的钱花光。开始，你会购买你最喜欢的东西，但如果你是精明人，你会很快想出办法把每天的钱用于投资。从长远来看这投资会使你得到更多的回报。

你感觉到也好，感觉不到也好，其实每天都面临上述的情况。那家银行就是“时间”。你每天得到8．64万秒，随便你怎么使用。这些时间你如果不利用，最后也不会回来。

一个人能够创造的价值决定他本身的价值，而只有管理好自己的时间才能让自己的价值增值。

“三效”时间管理

什么是时间管理?就是如何面对时间的流动而进行自我的管理。

我们可以从企业的资源说起。许多人认为企业的资源就是人、财、物。人是人力资源，物是物质资源，财是有钱好办事。其实时间和信息也是资源。

美国管理学会主席吉姆·海斯说：“一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。”

日本的许多企业很看重时间资源，例如开会，他们最讲究开会效率，绝不开无用的会，他们每次开会之前，都在会议室里张贴本次会议的成本，多少人参加，开多长时间，每小时工时费用，最后累计起来公布；使主持会议的人和参加会议的人心中有数，开短会，开高效率的会，不说废话。日本的会议室不像我们国内这么舒适，而是十分简陋，不但无烟无茶，

而且没有椅子，开会的人都站着开，用简陋的条件控制会议的长度，管理时间资源，提高开会的效率。

美国某一公司的董事长赖福林在科学管理时间资源上，称得上是一位成功的榜样。他每天清晨6点之前准时来到办公室，先是默读15分钟经营管理哲学的书籍，然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中必须完成的五六件重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接着就是重点考虑一周的工作。他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。大约在8点钟左右，他在餐厅与秘书共进咖啡时，就把这些考虑好的事情，小至职工的孩子入托问题，大到公司的大政方针和计划，几乎他认为重要的事情都要一起商量一番，然后作出决定，由秘书具体操办。赖福林的时间管理法，极大地提高了公司工作效率，引起了美国各公司的高度重视和赞扬。

●所以为何要进行时间管理?其在于谋求同时获得“三效”。

●效果：确定的期待结果。

●效率：以最小的代价或浪费获得结果。

●效能：以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。

高效的执行力就是要以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。

时间管理自我心理建设

大多数的人都能够赞同时间=金钱的说法，甚至于有人认为时间比金钱还要珍贵，因为有限的金钱用完了就是用完了，而同样多的时间却可能创造出无限多的金钱。就像普通人一个小时工资也许是几十、几百人民币，而比尔·盖茨却可能是几万美金。即时间比金钱还重要，还要有价值。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。所以，只有时间管理得好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时；一年节省500小时，则生产力就能提高25％以上。

人人都需要成就感，而要成就一件事情，则一定要以目标为导向，立足“现在”，专注“今天”，把握好每一分每一秒。一位领导人物，有两个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已，第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。

要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。自我心理建设包含4层次：

(1)欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；

(2)决定：决定达成作好时间管理的目标；

(3)操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯。

(4)决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。

做好时间管理的自我心理建设准备，并将之付诸行动，从而能够为个人通向更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值更高的成功彼岸铺平道路。

第二节时间管理的陷阱

人人都知道时间如流水，一去不返，却有许多人并没有意识要去做改善，日子悠悠闲闲，

该怎样过还是怎样过，似乎在他的身上丝毫也感觉不到现代商务的快节奏；而另外也有很多人，他们每天忙忙碌碌，就像蜜蜂一样晕头转向，可是一天下来，事情总是忙不完，而且做了的事也不见得就有很大的成效，因此他们每天都在不安的情绪中度过。人人都在运用时间，然而时间运用的效率却有高有低。效率是什么呢?在某一特定时间里创造的价值或者效能。因此，管理好时间与效率的关系是密不可分。

在同样的时间里，有的人可以做成许多事，创造许多价值，有的人却碌碌无为，为何会有这种差别?让我们来看一看你是否都掉进了时间的陷阱里。

时间陷阱

英国有个历史学家，叫斯科特〃帕金森，他分析了为何“大型组织大而无当，毫无生气”后，得出一个定律：“事情增加是为了填满完成工作的多余时间。”这个定律告诉我们，工作效率低，是因为我们给了这个工作太多的时间。

帕金森描述了一位老太太花一整天时间，寄一张明信片给她侄女的过程：花一个小时找那张明信片，花一个小时找眼镜，花半个小时查地址，花一个半小时写明信片，用20分钟考虑寄信时要不要带伞……就这样，一个人只需要3分钟就能干完的事情，却让另一个人花了一整天才干完，并且犹豫不决、疲惫不堪。

帕金森得出结论：“做一份工作所需要的资源，与工作本身并没有太大关系；一件事情膨胀出来的重要性和复杂性，与完成这件事情花的时间成正比。”换句话说，给自己很多时间做一件事，不一定能改善工作品质。时间越多反而越容易使人懒散，缺乏动力，效率低。一个学生平均成绩一直较低，家长只好让他修学分最少的功课，儿童心理学家却建议这个学生多修一些课。结果出乎大家意料，这个学生多修课程后，所有功课的成绩不降反升。事实上这个学生要做的就是如何打起精神，提高学习效率。

时间陷阱之一：欠缺计划

面对一连串工作而无从入手时，你需做出决定，是先打电话搜集资料，还是先剪报为佳?关键是你必须清晰界定，希望获得什么成果，以及何时需完成工作?下一步，便该想想该怎样做才可达成目标。切记，你不可订出超乎计划以外的计划，例如，“要做A计划，A计划做不成便做B计划，每次最好只定一个目标，依目标行事，不要分心，待完成上一个项目后，再执行下个项目。”因此，应该重视计划的研拟与执行，以避免徒劳无功。

时间陷阱之二：拖延

所有在一日内已列出清单，必须要完成的工作最好能如期完成。有时，难免会出现拖延的借口。要杜绝这个弊病最有效的方法是，为每项独立的工作预早定下完成时间，下决心如期进行及完成。

另一方面，要懂得节省及充分利用时间，例如，办公室白领一族，常有喝下午茶的习惯，虽然在工作后来个小休可助松弛神经及“充电”，但又吃又喝难免用去二十多分钟，这时，不妨只喝杯茶，离开座位伸伸手脚，之后即可“再战江湖”。其实只要节省一丁点时间，你便可比别人累积额外的工作时间。

时间陷阱之三：浪费时间处理能力内办不到的事情