往来对帐操作流程的补充规定

第一节往来对帐操作流程的补充规定

2004年9月21日永【2004】财通字第04204号

鉴于《往来对帐管理制度》执行中存在的一些问题，为了明确各岗位的工作职责，加快公司债权债务的确认，根据《往来对帐管理制度》作以下操作规定：

一、往来对帐的范畴：内部应收款、其他应收款、其他应付款、应收帐款、应付帐款、商品采购。

二、往来对帐组功能

1、核对、处理2003年12月31日前产生的长期未确认帐务；

2、抽查、检查、确认各岗位债权债务的确认情况；

3、对往来对帐中发生的违规事项，提出处罚和整改意见（结算、物流、核算等岗位）；

4、协助执行债权追缴诉讼。

三、债权债务确认岗位分工

A、内部往来以及其他往来：截止2004年8月份后已核对清楚的内部应收款帐目，每月核对工作由核算组执行，往来管理人员负责抽查和解决前期未达帐项。

B、商品采购帐：2004年1月1日后新增的供应商和2004年7

月份后已确认余额的供应商，由进货结算员负责与供应商确认往来余额，往来管理人员负责复查和解决前期未达帐项。

C、应付帐款、应收帐款的帐务核对工作由往来管理人员执行。

D、往来帐目调整：往来对帐人员填写《调帐通知单》，往来主管

或财务经理签字后由核算会计进行帐务调整，有关凭证、单据的复印件作为会计原始凭证；未达帐项的调整时间不能超过30天，由财务经理安排执行。

四、往来对帐资料保管

A、供应商提供的文字资料以及电子表格作为会计档案保管，可以留下对帐记录和说明，但不能涂改；供应商提供的电子电格，应单独加密备份，凡是供应商提供的帐务资料要求其加盖财务专用章或公章。

B、供应商确认的原件应作为当月的会计档案，与会计凭证一并装订保管，债权债务确认单一定要加盖公司或财务专用章和对帐人员签名原件。

C、使用电子表格勾对方法核对帐目的确认表，分别用红、兰表示

已勾对和未勾对金额，保留每一步确认的结果。所有往来确认单等资料在员工异动时办理交接手续，否则出现的遗失、差错由往来主管、分管副经理、财务经理承担。

五、商品调拨

1、调出方根据调入方的请货申请发货，以仓管员发货单和请货单作为“内部发出商品”的附件。

2、调出方根据调入方的收货单开出增票，双方当月核对“在途商品”余额，由调出方负责核对。

3、调入方以请货单原件和仓库收货单作为“商品采购”的附件。

4、调出方设立单据传递备查帐，由单据传递受托人在备查帐上

签字，收件方在收到单据后2日内传真回执，双方每月核对一次，由调出方负责。

5、如果查实是收件人未回执造成的差错，给予当事人200元的处罚，核算主管或核算会计作为内部单据传递的责任人。

6、公司之间、集团总部与分公司以及分公司内，应严格按照核算

细则规定区分货款、资金划拨、和代垫费用三项，以便于核对。

7、集团总部为分公司代垫费用（如工会费、职务津贴、社保费和代购物品等），开出的内部转帐通知单上备注“集团总部”字样。上海分公司为其他分公司代垫的费用在开出的内部转帐通知单上备注“上海分公司”字样。

8、分公司与分公司之间的资金往来由集团总部作为中转户，集团总部与分公司下的各门店发生的资金往来需由分公司作为中转户，如需直接往来的请申请报批。

六、商品采购对帐流程：每个供应商应在每季最后一个月、最后一次结款时应提交货到票未到的明细表，以此作为结款时的必须有附件。

1．经销合作方式供应商的核对

1）进货：与供应商确认在途的发票（供应商已发货已开票，XX 未入），及时查明原因，防止发票的遗失，特别对于退回重开的发票要求供应商限期换开；确认在途的货物（供应商已发货，XX未收），特别是供应商发货与XX收货的差异数，查明相关原因；确认发货未开票数（供应商已发货未开票），并监控供应商开票的及时性尤其是

预付款的供应商。

2）退货：与供应商确认在途退货，XX已退供应商未收的长时间在途的要核实在途原因，供应商已收而XX业务系统未出的查明未及时入系统的原因，督促相关部门调整；确认在途发票（供应商发票已开，XX未收），及时催收退货红字发票，如为退换货要求限期处理并将退换货相关记录在业务系统中对冲。

3）零库存：①厂家直送的：供应商开具的发票未能在系统中勾对的催促业务部门及时补下订单。②库存数量为零但有余额的：核对后及时调整。

2．代销合作方式供应商的核对：需确认XX的代销数与供应商的开票数、库存结余数等，供应商结款时必须附对帐确认单。

七、与供应商确认完毕后出具确认单，并需对方签字盖章，对于上述原因产生未达事项超过3个月未处理的供应商列入黑名单，采取发函、停止结算等措施。每月10日前由往来主管统一上报的相关资料：

1、往来对帐分析表（包括商品采购的分析和应付帐款的分析）

2、往来对帐月报表（包括商品采购和应付帐款的每月对帐）

3、问题供应商名单（包括有坏帐、长期未达帐项超过4个月以

上、不配合对帐等供应商）