基层档案管理部门的职责与特点

基层档案管理部门的职责与特点

作者：苏静

来源：《环球市场信息导报》2012年第12期

档案的收集

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理》及一些类似的档案标准规范中对项目文件归档范围做了较为详尽的规定，但是不是只要我们按照此规范对项目资料进行收集，就能够保证项目档案的齐全、完整、系统呢？其实不管是不是重大建设项目，每个项目要完成的工作内容，达到的目标是不同的，产生的文件类型也不相同，我们必须根据上级批复的可研、初步设计、任务书或签订的合同内容来确定项目开展过程中会产生的文件类型与数量，并跟进项目开展的实际状况，才能够真正实现项目档案的完整、准确、系统。在曾经完成的几个项目中遇到过一些情况：固定资产投资项目中设计方移交的文件只有可研、初设及施工图，相关的设计输入文件、工艺要求、计算书却没有归档，那么从项目档案的完整性来讲，设计文件的完整性是有欠缺的；施工单位移交的施工文件中材料报审表中涉及到的材料见证件与报审表不符；设备采购过程中对合同、技术协议的内容执行不到位，设备的质量文件不完善，技术文件不全等情况时有发生……虽然，对档案人员而言，专业技术问题不该我们负责，我们负责的只是文件资料的形式、数量，但是一个合格的项目档案人员，在档案收集这个环节，不能像以前坐在办公室里等着项目管理部门向我们移交项目文件，移交多少，我们就接收多少，移交怎样的状态，我们就保管怎样的状态，要保证项目档案的完整、齐全、准确，必须主动地参与到项目实施的全过程中，了解项目要做什么、怎样做、最后做得怎样，并对相应阶段的文件进行核实清理，才能保证收集工作的完整、系统、准确。

档案的整理

档案的整理结果反映了项目开展全过程的实际情况，体现出项目实施过程的全貌。档案人员的任务就是力求通过对档案材料的整理反映出项目开展过程中对项目经费、项目质量、计划进度的全方位的有效控制。国家有关档案法规对项目文件的整理与归档的责任单位有明确规定：谁形成、谁收集、谁立卷，但是当我们作为业主单位，作为任务的承担单位，我们对项目开展过程中各分包单位提交的项目档案如果只是单纯的接收，而不关注移交文件的整理质量，那么最后整个项目档案是否能真实反映项目的系统、有效情况就要打一个大大的问号！例如：固定资产投资项目中常常遇到的一个典型问题就是竣工图的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本没做；有些更奇怪，更改做得与更改单、技术核定单不相符，让人不免对竣工图的有效性产生怀疑。可见，档案的整理过程，不仅仅是对档案材料的排序、数量进行核对，更实际更重要的作用在于对项目的质量控制进行最后的把关。高质量的整理结果，呈现的一定是一个脉络清晰，质量可靠的项目实施概况。也就是说，档案的整理过程是对项目质量的一个控制过程，要保证项目档案的整理质量，档案人员必须充分了解项目进行的全过程，遵循项目文件的形成规律和成套性，保持文件的有机联系，才能保证文件的真实有效，而真实有效的项目档案才是对我们的工作有指导、帮助作用的可利用的档案。

档案编目

在完成对归档材料的收集、整理后，我们要做的是档案编目工作。对归档的文件材料的页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表等进行编写。按照著录规则，通常应该著录的内容包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等，其中文件材料题名是我们在提供档案利用时使用得最多的信息，在此项数据中，我们通常填写的是文件材料的封面全称，这种方式对文书档案非常适合，但在科研档案中，有时就不能完全反映档案材料的内容，例如我单位的技术服务项目，签署的合同封面一律为技术服务合同，有些在合同次页有具体工作名称，有些就只有甲方对乙方工作内容的规定，少则几条，多则几十条、几十页，如果我们在进行编目时不能够对合同内容进行概括提炼著录进文件材料题名，那么要找到指定内容的技术服务合同，就不亚于大海捞针了。因此，在档案编目这个工作环节中，我们在录入文件材料题名时，一定要对文件内容作仔细地研读，力求将文件主题内容反映出来，以利利用。

检索

检索是在我们完成对档案材料的整理、编目后，为满足利用者需求而做的准备工作，我们将文件编号、责任者、文件材料题名、日期等录入数据库中。利用者根据自己的需求，在相应查询窗口输入检索信息以取得所需档案内容。在这个工作环节中，如果我们仅仅按著录规则录入文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等数据，要满足所有利用者的需求是远远不够的。科技档案的管理一般是根据科研生产项目、课题或专业立卷归档，但科研单位人员可能因为所处的角色与位置不同，关注的对象会有所不同。为满足各类人员的各种需求，应根据本单位的机构设置、部门职能分工及科研生产实际情况对档案材料进行仔细研究，对利用频率较高的信息进行汇总，增加项目阶段、技术状态、立项说明、关键技术指标、项目成果、专利情况等检索项，提高了检索效率。

档案的查询、借阅

身处基层的档案工作者都深有体会，利用者都是带着需要解决的问题来到档案部门。但档案馆内的档案数量浩瀚，种类繁多，利用者很难对其有一个全面、深入、充分的了解。不管他们的利用目的和对档案工作的熟悉程度如何，在获取档案资料上都需要档案部门的协助。那么档案人员就应不断充实多方面的学科知识，熟悉库藏，提高自身的专业素质和业务水平，为利用者提供尽可能全面的服务，根据利用者的实际情况采取灵活的服务方法：如对一些初次进馆或不熟悉档案情况的利用者，可向他们介绍馆藏内容、检索工具体系及使用方法，使他们对档案馆的情况有一个总体了解，以选择查询方法和检索途径；对一些表达不清自己需求的利用者，可主动询问其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指导或帮助其查询；对于某些利用者面对几份各不相同或相互矛盾的档案材料而无所适从时，可适时的参与其利用活动，根据自己对馆藏档案的了解，为他们在对档案信息进行筛选时提供帮助。也就是说，在我们档案人员与利用者之间要建立一种相互信任、相互理解的和谐关系，以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源，充分发挥档案的利用价值，为企业各项工作提供有效服务。

总之，作为基层档案管理人员的我们，在传统的工作内容及职责中，必须体现出与时俱进的工作特点与管理特征。那就是，我们不能只局限于档案的收集、归档，满足利用者的提名调卷。在我们的档案收集、整理、组卷工作中，我们履行的是对项目质量的质保监督职责，我们的工作是项目质量控制过程中不可或缺的部分；在我们提供档案的检索、利用工作中，我们履行的是对档案内容—即单位历年各项科研、生产活动内容的总结、提炼、汇总、统计管理职责。因此档案人员不仅要熟悉专业，精通档案业务，还必须随时掌握本单位的科研、生产动态，做好提供利用的准备和信息的输出工作，高质量地履行档案人员的工作职责。实现由档案实体保管员向档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者的转变。

（作者单位：中国核动力研究设计院

第四研究所）