公证档案管理办法

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司法部、国家档案局关于发布《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》的通知

司法部、国家档案局关于发布《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】国家档案局,司法部•【公布日期】1988.03.18•【文号】[88]司发公字第062号•【施行日期】1988.03.18•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】公证正文司法部、国家档案局关于发布《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》的通知（１９８８年３月１８日（８８）司发公字第０６２号）各省、自治区、直辖市司法厅（局）、档案局：为加强对公证档案的保管和利用，健全公证机关档案管理制度，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规规定，以及公证机关办理公证的实践，特制定《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》。

凡一九八七年以来办结的公证事项和一九八七年以前尚未立卷归档的公证文书材料，均按这两个“办法”的规定执行。

对于一九八七年以前已立卷归档的公证案卷，可不必重新排列装订，但须按《公证档案管理办法》的规定重新划分保管期限，待超过保管期限后进行公证档案鉴定时再行处理。

现将这两个办法及说明发给你们，请遵照执行。

附：《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》公证文书立卷归档办法第一章总则第一条公证机关的公证文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是公证机关进行公证证明活动和当事人从事民事活动的真实记录，反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况，体现了公证机关的基本职能。

第二条公证机关必须严格按照公证文书材料立卷的要求，认真做好立卷归档工作。

公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。

第三条公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。

同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。

跨年度的公证事项，放在办结年立卷。

第四条公证机关用以办理公证的各种证明材料、谈话笔录、往来公文等，都必须用钢笔或毛笔书写、签发，字体要求整齐、清晰。

公证事项管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为规范公证活动，保障公证事项的合法性、真实性、有效性，维护当事人的合法权益，根据《中华人民共和国公证法》及相关法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于中华人民共和国境内公证机构及其公证员办理的公证事项。

第三条公证机构应当依法履行公证职责，遵守法律、法规和职业道德，维护社会公共利益，保障当事人合法权益。

第四条公证事项应当遵循公开、公正、便民、高效的原则。

第五条公证机构应当建立健全内部管理制度，加强对公证员的管理和监督，确保公证事项的质量。

第六条公证机构应当加强对公证事项的监督管理，对公证员的执业行为进行监督检查。

第七条公证机构应当加强对公证事项的宣传和普及，提高公众对公证的认识和信任。

第二章公证事项的范围第八条公证事项包括但不限于以下范围：（一）证明法律事实：如出生、死亡、婚姻、学历、财产状况等；（二）证明法律行为：如遗嘱、赠与、委托、授权等；（三）证明法律关系：如合同、协议、授权书等；（四）证明有法律意义的事实：如证明当事人身份、证明知识产权等；（五）证明其他有法律意义的事项：如证明文书、证明债权债务等。

第九条公证机构在办理公证事项时，应当严格按照法律、法规和本规定的要求，对公证事项进行审查，确保公证事项的合法性、真实性、有效性。

第三章公证事项的申请第十条申请公证事项，应当符合以下条件：（一）申请人是公证事项的当事人或者与公证事项有直接利害关系的人；（二）申请事项属于公证机构办理的范围；（三）申请事项符合法律、法规和本规定的要求；（四）申请人提交的材料齐全、真实、有效。

第十一条申请公证事项，应当向公证机构提交以下材料：（一）公证申请书；（二）申请人身份证明；（三）与公证事项有关的证明材料；（四）公证机构要求的其他材料。

第十二条公证机构收到申请后，应当对申请材料进行审查，对符合申请条件的，应当受理；对不符合申请条件的，应当告知申请人不予受理，并说明理由。

第四章公证事项的审查第十三条公证机构在审查公证事项时，应当依法进行，严格审查以下内容：（一）申请人身份证明；（二）与公证事项有关的证明材料；（三）公证事项的合法性、真实性、有效性；（四）公证事项是否符合法律、法规和本规定的要求。

公证档案管理制度

第一章总则第一条为了加强公证档案的管理，确保公证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国公证法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公证机构实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本公证机构所有公证档案的管理工作。

第三条本制度遵循以下原则：（一）真实性原则：公证档案必须真实反映公证活动的全过程，不得伪造、篡改。

（二）完整性原则：公证档案应当完整、系统，包括所有与公证事项有关的文件、资料。

（三）安全性原则：公证档案必须采取有效措施，确保档案的物理和信息安全。

（四）利用性原则：公证档案应当便于查阅和利用，提高公证工作效率。

第二章档案分类与编号第四条公证档案分为以下类别：（一）公证文书类：包括公证文书、公证证明、公证书副本等。

（二）公证工作类：包括公证申请、受理登记、审查、谈话、出具公证书、归档等过程中的文件、资料。

（三）公证档案管理类：包括档案管理制度、档案保管设施、档案查询等文件、资料。

第五条公证档案实行统一编号制度。

编号方法如下：（一）公证文书类：采用“公证类别+年份+流水号”的编号方式。

（二）公证工作类：采用“公证类别+年份+公证事项编号+流水号”的编号方式。

（三）公证档案管理类：采用“公证类别+年份+档案管理编号+流水号”的编号方式。

第三章档案收集与整理第六条公证档案的收集应当及时、完整、准确。

（一）公证员在办理公证事项过程中，应当将所有与公证事项有关的文件、资料收集齐全。

（二）公证机构档案管理人员应当定期对公证档案进行清点，确保档案的完整性。

第七条公证档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照档案类别、年份、公证事项编号等进行分类。

（二）按照档案编号顺序排列。

（三）对档案进行编号、标注、装订。

第四章档案保管与维护第八条公证档案的保管应当遵循以下规定：（一）按照档案类别、年份、公证事项编号等进行存放。

（二）采用防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施，确保档案的物理安全。

（三）对档案进行定期检查，发现问题及时处理。

公证立卷归档档案管理制度

第一章总则第一条为加强公证档案的管理，确保公证档案的完整、准确、安全，提高公证档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机构实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本机构所有公证业务的立卷归档工作。

第三条本制度遵循以下原则：（一）真实性原则：公证档案应真实反映公证活动的全过程，保证档案内容的真实、准确。

（二）完整性原则：公证档案应包括公证活动过程中形成的所有材料，确保档案的完整性。

（三）安全性原则：加强公证档案的保密工作，确保档案的安全。

（四）利用性原则：提高公证档案的利用效率，为公证工作提供有力支持。

第二章立卷归档范围第四条公证立卷归档范围包括：（一）公证文书及附件：包括公证书、申请书、委托书、调查笔录、核实情况的有关材料等。

（二）公证过程材料：包括询问笔录、谈话笔录、当事人陈述、证人证言、鉴定意见等。

（三）公证审查材料：包括审查意见、审批意见、签发意见等。

（四）其他相关材料：包括与公证事项有关的文件、资料、照片、录音、录像等。

第三章立卷归档程序第五条立卷归档工作由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。

第六条立卷归档程序如下：（一）收集材料：承办人应按照公证立卷归档范围，收集齐全公证活动过程中形成的所有材料。

（二）整理材料：将收集到的材料按照公证文书、公证过程材料、公证审查材料、其他相关材料等进行分类整理。

（三）立卷：按照一证一卷、一卷一号的原则，将整理好的材料装订成册，并填写案卷目录。

（四）检查立卷质量：主要承办人应对立卷质量进行检查，确保档案的完整、准确、安全。

（五）归档：将检查合格的档案按照规定时间、地点进行归档。

第四章立卷归档要求第七条归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切，封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。

第八条对于不能附卷的证明原件或者实物证据，应当按照规定将其原件复印件、物证照片及文字描述记载留存附卷。

公证档案管理办法

公证档案管理办法??第一章总则???第一条? 为加强公证档案的科学管理，统一公证档案管理工作制度，根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况，制定本办法。

?? 第二条? 公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。

保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。

?? 第三条? 公证档案必须由公证处集中统一管理，并由专人负责。

第二章? 管理体制和人员配备???第四条? 公证处应配备专职或兼职档案管理人员，根据条件逐步设立档案机构。

?? 第五条? 公证处的档案工作受同级和上级司法行政机关档案机构指导，业务上受同级地方档案行政管理部门的指导和监督。

?? 第六条? 公证档案管理人员应由坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，忠于职守、严守法纪、热爱公证档案工作，具有高中以上文化程度和一定专业知识的人员担任。

?? 公证档案管理人员应保持相对稳定。

?? 第七条? 公证档案管理人员的任务是：?? （一）收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利用工作。

?? （二）指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档；?? （三）进行档案鉴定；?? （四）接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案工作情况；?? （五）收集与公证业务有关资料；?? （六）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。

?第三章? 档案的接收和整理??? 第八条? 接收档案时，档案管理人员应按照《公证文书立卷归档办法》的要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。

?? 第九条? 对接收的公证档案，按国内民事、涉外民事、国内经济，涉外经济的类别和年度、保管期限等编写归档顺序号，填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记薄。

?? 第十条? 在编号、登记后的档案封面一左上角应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的案卷，并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。

公证档案管理方案计划办法

公证档案管理办法第一章总则第一条为加强公证档案的科学管理，统一公证档案管理工作制度，根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况，制定本办法。

第二条公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。

保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。

第三条公证档案必须由公证处集中统一管理，并由专人负责。

第二章管理体制和人员配备第四条公证处应配备专职或兼职档案管理人员，根据条件逐步设立档案机构。

第五条公证处的档案工作受同级和上级司法行政机关档案机构指导，业务上受同级地方档案行政管理部门的指导和监督。

第六条公证档案管理人员应由坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，忠于职守、严守法纪、热爱公证档案工作，具有高中以上文化程度和一定专业知识的人员担任。

公证档案管理人员应保持相对稳定。

第七条公证档案管理人员的任务是：（一）收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利用工作。

（二）指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档；（三）进行档案鉴定；（四）接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案工作情况；（五）收集与公证业务有关资料；（六）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。

第三章档案的接收和整理第八条接收档案时，档案管理人员应按照《公证文书立卷归档办法》的要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。

第九条对接收的公证档案，按国内民事、涉外民事、国内经济，涉外经济的类别和年度、保管期限等编写归档顺序号，填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记薄。

第十条在编号、登记后的档案封面一左上角应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的案卷，并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。

第四章档案的借调与查阅第十一条公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。

公证档案管理办法

??第十条?在编号、登记后的档案封面一左上角应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的案卷，并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。
第四章?档案的借调与查阅
?????第十一条?公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续，并限定借阅期限。在期限内因特殊情况不能按期归还的应办理延期手续。
??12．证据保全证明；
??13．房屋搬迁协议证明；
??14．房屋租赁证明；
??15．涉及到不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明；
??16．履行期在十六年以上的农林牧副渔各业承包合同证明；
??17．履行期在十六年以上的其他合同证明；
??18．用于诉讼的有关证明。
??第二十五条?下列公证档案，列为短期保管：
??凡属于在较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。
??第二十二条?公证档案的保管期限，从公证事项办结或终止后的下一年起算。
??第二十二条?下列公证档案，列为永久保管：
??1．收养证明；
??2．解除收养证明；
??3．出生证明、死亡证明；
??4．结婚证明、离婚证明；
??第二十条?档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案的内容。
?第五章?档案的保管期限
?????第二十一条?公证档案的保管期限规定永久、长期和短期三种。
??凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管。
??凡属于在相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为六十年。
??第三十一条?经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应进行登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，以书面批准后予以销毁。

公证机构执业管理办法

公证机构执业管理办法对于公证机构执业管理办法的内容，最近很多⼈很困惑，⼀直在咨询⼩编，今天店铺⼩编针对该问题，梳理了以下内容，希望可以帮您答疑解惑。

中华⼈民共和国司法部令第101号《公证机构执业管理办法已经2006年2⽉21⽇司法部部务会议审议通过，现予发布，⾃2006年3⽉1⽇起施⾏。

司法部部长吴爱英2006年2⽉23⽇第⼀章总则第⼀条为了加强对公证机构的审批管理和执业监督，规范公证机构的执业⾏为，根据《中华⼈民共和国公证法(以下简称《公证法)和有关法律、法规的规定，制定本办法。

第⼆条公证机构依照《公证法和本办法设⽴。

设⽴公证机构，应当按照统筹规划、合理布局的原则，实⾏总量控制。

第三条公证机构办理公证，应当遵守法律，坚持客观、公正的原则，遵守公证执业规范和执业纪律。

公证机构应当加⼊地⽅和全国的公证协会。

第四条公证机构办理公证，不以营利为⽬的，独⽴⾏使公证职能，独⽴承担民事责任，任何单位和个⼈不得⾮法⼲预，其合法权益不受侵犯。

第五条司法⾏政机关依照《公证法和有关法律、法规、规章，对公证机构进⾏监督、指导。

第六条公证协会是公证业的⾃律性组织。

公证协会依照《公证法和章程，对公证机构的执业活动进⾏监督。

第⼆章公证机构设⽴审批第七条设⽴公证机构，由省、⾃治区、直辖市司法⾏政机关审核批准。

第⼋条公证机构可以在县、不设区的市、设区的市、直辖市或者市辖区设⽴;在设区的市、直辖市可以设⽴⼀个或者若⼲个公证机构。

公证机构不按⾏政区划层层设⽴。

第九条省、⾃治区、直辖市司法⾏政机关应当按照公证机构设⽴原则，综合考虑当地经济社会发展程度、⼈⼝数量、状况和对公证业务的实际需求等情况，拟定本⾏政区域公证机构设置⽅案，并可以根据当地情况和公证需求的变化对设置⽅案进⾏调整。

公证机构设置⽅案包括：设置⽅案拟定的依据，公证机构设置和布局的安排，公证执业区域划分的安排，公证机构设置总量及地区分布的安排。

公证机构设置⽅案及其调整⽅案，应当报司法部核定。

司法部关于《公证档案管理办法（修订征求意见稿）》公开征求意见的通知

司法部关于《公证档案管理办法（修订征求意见
稿）》公开征求意见的通知
文章属性
•【公布机关】司法部
•【公布日期】2024.10.22
•【分类】征求意见稿
正文
司法部关于《公证档案管理办法（修订征求
意见稿）》公开征求意见的通知
为贯彻落实档案法、档案法实施条例等法律法规，进一步规范公证档案管理，司法部会同国家档案局对《公证档案管理办法》（1988年3月18日[88]司发公字第062号）进行修订。

现向社会公开征求意见，公众可以通过以下途径和方式提出意见：
一、登录中华人民共和国司法部中国政府法制信息网
（ http//:），进入首页主菜单的“政府信息公开”栏目项下“法定主动公开内容”中的“通知公告”栏目查看。

二、通过信函方式将意见寄至：北京市东城区交道口东大街土儿胡同1号司法部公共法律服务管理局（邮政编码：100007），并请在信封上注明“《公证档案管理办法》征求意见”字样。

三、通过电子邮件方式将意见发送至：**************.cn。

征求意见时间为2024年10月24日至2024年11月23日
附件：
1.《公证档案管理办法（修订征求意见稿）》
2.关于《公证档案管理办法（修订征求意见稿）》的说明
司法部
2024年10月22日。

公证工作管理制度

第一章总则第一条为规范公证工作，保障公证活动的合法性、公正性、权威性，维护当事人的合法权益，根据《中华人民共和国公证法》、《公证机构执业管理办法》等法律法规，结合本公证机构的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本公证机构所有公证员、公证助理、工作人员以及聘用人员。

第三条本制度遵循以下原则：（一）依法行政原则；（二）公开、公正、公平原则；（三）便民、高效、优质原则；（四）诚实信用原则。

第二章公证机构职责第四条本公证机构依法履行以下职责：（一）接受当事人申请，办理各类公证事项；（二）依法进行公证活动，保证公证事项的真实性、合法性；（三）依法出具公证文书，维护当事人的合法权益；（四）对公证活动进行监督、检查，确保公证质量；（五）开展公证法律咨询、宣传、教育等工作。

第三章公证员及工作人员职责第五条公证员应当具备以下条件：（一）具有中华人民共和国国籍；（二）拥护中国共产党的领导，热爱社会主义；（三）具有大学本科以上学历，取得法学学位；（四）通过国家司法考试；（五）具备良好的职业道德和品行；（六）经省、自治区、直辖市司法行政部门考核合格。

第六条公证员应当履行以下职责：（一）严格遵守法律法规，依法办理公证事项；（二）认真审查公证申请材料，确保公证事项的真实性、合法性；（三）及时出具公证文书，维护当事人的合法权益；（四）保守国家秘密和当事人的商业秘密；（五）参加公证业务培训，提高自身业务水平。

第七条公证助理及工作人员应当履行以下职责：（一）协助公证员办理公证事项；（二）负责公证文书的制作、送达等工作；（三）做好公证档案的管理工作；（四）参加公证业务培训，提高自身业务水平；（五）保守国家秘密和当事人的商业秘密。

第四章公证业务流程第八条公证业务流程分为以下步骤：（一）受理申请；（二）审查申请材料；（三）调查核实；（四）出具公证文书；（五）送达公证文书。

第九条受理申请时，公证员应当向当事人说明公证事项、所需材料及收费标准等。

上海市司法局关于印发《上海市公证工作管理实施办法》的通知

上海市司法局关于印发《上海市公证工作管理实施办法》的通知文章属性•【制定机关】上海市司法局•【公布日期】2018.09.04•【字号】沪司规〔2018〕22号•【施行日期】2018.11.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】公证正文上海市司法局关于印发《上海市公证工作管理实施办法》的通知市局各部门、市公证协会，各区局：《上海市公证工作管理实施办法》经2018年市司法局第10次局长办公会议审议通过，现予以印发，请遵照执行。

特此通知。

上海市司法局2018年9月4日上海市公证工作管理实施办法第一章总则第一条为规范公证活动，保障公证协会、公证机构和公证员依法履行职责，根据《中华人民共和国公证法》（以下简称《公证法》）《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》等法律法规规章和规范性文件的规定，结合本市工作实际，制定本办法。

第二条司法行政机关对本市公证协会、公证机构、公证员、公证员助理以及公证执业活动实施监督管理，适用本办法。

第三条公证机构、公证员开展公证执业活动，公证员助理协助办理公证事务，应当遵循以下原则：（一）拥护中国共产党的领导，拥护社会主义法治；（二）遵守宪法和法律；（三）严守公证职业道德规范；（四）客观、公正履职；（五）维护人民群众合法权益。

第四条公证机构和公证员开展公证执业活动，公证员助理协助办理公证事务，严禁具有下列行为：（一）利用职业身份与不法分子勾结，纵容、默许甚至直接参与违法犯罪活动，损害他人合法权益；（二）故意提供虚假公证书等证明文件；（三）严重不负责任，出具有重大失实的公证书；（四）私自出具公证书；（五）为不真实、不合法的事项出具公证书；（六）毁损、篡改公证文书或者公证档案；（七）以不正当手段争揽公证业务；（八）跨执业区域受理公证业务；（九）违规收取公证费；（十）擅自更改司法部规定的格式制作公证书；（十一）为未查核真实身份的公证申请人办理公证;（十二）办理非金融机构融资合同公证;（十三）办理涉及不动产处分的全项委托公证;（十四）办理具有担保性质的委托公证;（十五）未经实质审查出具公证书;（十六）擅自在外设立接待室、办公室或分支机构；（十七）公证员助理独立开展公证业务、出具公证文书；（十八）工作态度恶劣，造成不良社会影响；（十九）违反公证程序擅自委托中介机构、非公证人员受理公证事项，收集调查材料；（二十）内部管理混乱，发生重大公证质量事故，造成恶劣的社会影响；（二十一）对应当受理的公证事项，无故推诿不予受理；（二十二）无正当理由，不按期出具公证书；（二十三）利用媒体、广告或者其他方式对公证机构、公证员进行不真实或者不适当宣传；（二十四）不按规定缴纳会费、公证赔偿基金、公证员执业过错责任保证金，不参加公证执业责任保险；（二十五）违反法律、法规、规章、规范性文件、行业规范以及市司法局、主管司法局制定的有关规定。

公证处档案管理制度

一、总则为规范公证处档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公证处实际情况，制定本制度。

二、管理机构与职责1.公证处设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2.档案管理部门负责人负责档案工作的全面领导，组织实施档案管理的各项规章制度。

3.档案管理人员应具备一定的法律、档案管理知识和技能，负责档案的具体管理工作。

4.各部门应积极配合档案管理部门，共同做好档案管理工作。

三、档案收集整理与归档1.档案收集范围：（1）公证文书、公证书、证明书等公证事项的文件材料；（2）公证处内部管理文件、会议记录、请示报告等；（3）公证员个人档案；（4）其他具有保存价值的文件材料。

2.档案整理要求：（1）按照档案分类、编号、编目等规范进行整理；（2）保持档案的完整、准确、系统；（3）档案整理过程中，应注意保护档案的原貌和真实性。

3.档案归档：（1）公证事项完成后，承办人应在10个工作日内将档案材料整理完毕，移交档案管理部门；（2）档案归档时，应确保档案的完整、准确、安全；（3）档案管理部门对归档的档案进行验收，合格后方可入库。

四、档案保管与利用1.档案保管：（1）档案管理部门应建立档案库房，确保档案的通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗等措施；（2）档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理；（3）档案保管期限届满，需销毁的档案，应按规定程序办理销毁手续。

2.档案利用：（1）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（2）档案管理部门应设立档案查阅室，为档案利用者提供便利；（3）档案管理人员应主动为档案利用者提供咨询服务。

五、档案销毁1.档案销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的规定执行。

2.档案销毁前，应经档案管理部门负责人审批，并做好销毁记录。

3.档案销毁过程中，应确保档案的完整、安全，防止遗漏和误毁。

公证档案管理规章制度

公证档案管理规章制度第一章总则第一条为规范公证活动，保障公证档案的安全、完整和准确性，提高公证服务质量，保护当事人的合法权益，特制定本规章制度。

第二条公证档案是指公证机构依法办理公证活动的记录和资料，包括但不限于公证书、公证申请书、当事人身份证明文件、公证员笔录等。

第三条公证档案管理规章制度适用于全国范围内的公证机构。

第四条公证机构应当建立健全公证档案管理制度，确保公证档案的规范、安全管理。

第二章公证档案的收集、整理和归档第五条公证机构应当及时、完整地收集、整理和归档公证档案，按月进行归档并建立档案目录及备案。

第六条公证档案的整理应当按照制度规定的程序和要求，确定档案种类、顺序和方式。

第七条公证机构应当在档案管理系统中建立档案数据库，记录公证档案的基本信息及档案流转、归档等相关记录。

第八条公证机构应当采取措施保障公证档案的安全，如严格管理档案室的进出、实行密封办理、定期检查档案完整性、备份重要数据等。

第九条公证机构应当严格遵守国家有关公证档案的保密规定，保护当事人的隐私和个人信息。

第三章公证档案的查询和复制第十条当事人可向公证机构提出公证档案的查询和复制申请，公证机构应当在法定时间内提供相应的服务。

第十一条公证机构应当建立公证档案查询复制登记制度，确保申请人身份合法、目的合理。

第十二条公证机构应当对查询复制申请进行审查核实，对涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况应当严格保密。

第十三条公证机构应当制作查询复制公证档案的相关材料和记录，确保查询复制行为的合法性和规范性。

第四章公证档案的保存和销毁第十四条公证机构应当对公证档案进行定期保存，根据规定的期限和要求进行销毁。

第十五条公证机构应当制定公证档案保存制度，确定不同类别档案的保存期限和具体管理规定。

第十六条公证机构应当在档案保存期满后，根据规定的手续和程序对档案进行销毁，记录销毁的相关信息。

第十七条公证机构应当委托专业机构对公证档案进行定期检验，确保档案保存质量和真实性。

河北省公证行业执业档案管理办法(试行)

河北省公证行业执业档案管理办法(试行)文章属性•【制定机关】河北省司法厅•【公布日期】2007.01.23•【字号】河北省司法厅令[2007]第2号•【施行日期】2007.01.23•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】公证正文河北省公证行业执业档案管理办法（试行）（河北省司法厅令〔2007〕第2号二ΟΟ七年一月二十三日）第一条为进一步规范公证机构和公证员的执业行为，加强对公证机构和公证员的执业监督，完善执业监督管理制度，根据《中华人民共和国公证法》和司法部《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》，制定本办法。

第二条本办法适用于本省的公证机构和执业公证员。

第三条执业档案分公证机构执业档案和公证员执业档案，公证机构和执业公证员应当分别建立。

第四条机构执业档案由所在地司法行政机关建立和管理；公证员执业档案由公证机构建立和管理。

第五条执业档案实行动态管理，随时登记，登记要全面、客观、准确。

第六条执业档案是年度考核和平时检查的内容之一，并作为年度考核的重要依据。

第七条机构执业档案应包括以下内容：（一）基本情况：执业范围、执业具体岗位、领导成员及分工、执业人员数量及构成、业务培训情况；（二）执业情况：办证情况、执业检查情况、投诉及查处情况、遵纪守法情况、执业工作总结、执业工作创新及其他情况；（三）专项工作情况：上级安排的专项活动、围绕上级中心任务开展的执业工作、阶段性的工作；（四）考核情况：包括日常、专项、年度考核情况；（五）奖惩情况：包括执业过错责任追究、违法违纪及查处情况、奖励情况；（六）其他情况。

第八条公证员执业档案应当包括以下内容：（一）基本情况：学历、执业资格认定、职称、在职（脱产）参加学习、业务培训等情况；（二）执业情况：办证情况、执业检查情况、投诉及查处情况、遵纪守法情况、执业工作总结、执业工作创新、对外交流、参加司法行政机关和行业协会组织的各项活动情况；（三）考核情况：日常、专项、年度考核情况；（四）奖惩情况：执业过错责任追究、违法违纪及查处情况、奖励情况；（五）其他情况。

苏州市公证档案整理规范——苏司〔2016〕191号

苏州市公证档案整理规范为加强公证档案管理，有效保护和开发公证档案资源，提升苏州公证法律服务水平，根据《中华人民共和国档案法》、《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》以及公证机构的实际情况，特制订《苏州市公证档案整理规范》。

本规范适用于公证档案的收集、归档、整理。

苏州地区公证机构必须严格按照本规范的要求，认真做好公证档案立卷整理工作。

第一条公证档案的分类公证档案按照年度—公证档案业务种类—保管期限的方式进行分类，不允许按照公证书号进行分类，在分类前做好公证书号的登记，公证书号以季度为单位向公证处领导报告缺号情况。

苏州公证档案按业务种类分为5大类，具体编制如下第二条公证档案归档范围与保管期限公证档案是公证机构从事公证业务活动而直接形成的文字、图表、声像及物品等各种形式的历史记录，包含在公证办理过程当中产生的各种证明材料，谈话笔录、来往公文、调查材料等。

以下材料属于不归档的范围：（1）办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录以及复函等；（2）没有参考价值的信封；（3）其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿；（4）未经签发的文电草稿、历次修改草稿（定稿除外）；（5）不属于公证业务范围的人民来信等。

公证档案按照具体公证事项划定档案保管期限，具体保管期限表见（附件一）。

同一案卷中涉及多个公证事项的，按保管期限最长事项确定保管期限。

第三条公证档案的整理公证档案应当由公证事项承办人在公证事项办结后及时收集齐全，移交公证处档案室，集中进行整理。

公证档案应在公证事项办结后三个月内完成整理归档工作。

归档的文件材料应齐全完整、签署完备，保管期限划分准确。

1．文件的修整公证档案在装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

对已破损的材料要进行修补或复制，复制件放在原件后面一并归档。

去除文件材料中易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

装订部位过窄或有字迹的材料，应当用纸张加衬边。

幅面过大的材料，应当按A4大小折叠整齐。

公证档案管理办法

公证档案管理办法公证档案管理办法第⼀章总则第⼀条为加强公证档案的科学管理，统⼀公证档案管理⼯作制度，根据国家档案局制定的《机关档案⼯作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况，制定本办法。

第⼆条公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利⽤价值。

保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。

第三条公证档案必须由公证处集中统⼀管理，并由专⼈负责。

第⼆章管理体制和⼈员配备第四条公证处应配备专职或兼职档案管理⼈员，根据条件逐步设⽴档案机构。

第五条公证处的档案⼯作受同级和上级司法⾏政机关档案机构指导，业务上受同级地⽅档案⾏政管理部门的指导和监督。

第六条公证档案管理⼈员应由坚持四项基本原则，认真执⾏党和国家的⽅针、政策，忠于职守、严守法纪、热爱公证档案⼯作，具有⾼中以上⽂化程度和⼀定专业知识的⼈员担任。

公证档案管理⼈员应保持相对稳定。

第七条公证档案管理⼈员的任务是：（⼀）收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利⽤⼯作。

（⼆）指导、督促和检查公证⼈员对公证⽂书材料⽴卷归档；（三）进⾏档案鉴定；（四）接受司法⾏政机关和地⽅档案⾏政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案⼯作情况；（五）收集与公证业务有关资料；（六）完成领导交办的有关档案⼯作的其他任务。

第三章档案的接收和整理第⼋条接收档案时，档案管理⼈员应按照《公证⽂书⽴卷归档办法》的要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，并办理档案移交⼿续。

第九条对接收的公证档案，按国内民事、涉外民事、国内经济，涉外经济的类别和年度、保管期限等编写归档顺序号，填写检索卡⽚、档案⽬录登记簿、档案收进登记薄。

第⼗条在编号、登记后的档案封⾯⼀左上⾓应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的案卷，并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。

第四章档案的借调与查阅第⼗⼀条公证机关应严格执⾏保密制度，建⽴公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。

公正档案管理制度

第一章总则第一条为确保档案管理的公正性、规范性和安全性，维护档案的完整、准确和真实，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司、事业单位、机关团体等各类组织内部档案管理工作。

第三条档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案管理法律法规和标准执行；（二）科学管理：运用现代管理方法，提高档案管理效率；（三）规范管理：建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化；（四）保密管理：加强档案保密工作，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构及职责第四条公司应设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定档案管理制度和规章制度；（二）组织实施档案管理工作；（三）指导、监督各部门档案管理工作；（四）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁；（五）定期对档案进行审核、鉴定和整理；（六）参与档案管理工作的培训和宣传教育。

第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集档案应全面反映单位工作、活动的历史和现状；（二）真实性：收集的档案应真实、准确、完整；（三）及时性：及时收集、整理和归档各类档案。

第八条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：根据档案的性质、内容和形式进行分类整理；（二）编号管理：对档案进行编号，确保档案的有序管理；（三）归档制度：建立归档制度，确保档案的及时归档。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管：确保档案实体和信息安全；（二）清洁保管：保持档案室清洁、通风、防潮、防虫、防霉；（三）定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用：严格按照国家档案管理法律法规和标准提供档案利用；（二）公开透明：公开档案利用政策，确保档案利用的公平、公正；（三）保护隐私：在档案利用过程中，尊重个人隐私，保护国家秘密。