总经理办公室工作质量标准

总经理办公室工作质量标

准

Prepared on 21 November 2021

总经理办公室工作质量标准

(一)办公室环境质量标准

1、办公室设备设施放置有序，办公桌面保持整洁，电话、办公用品放置整齐划一，墙面装饰讲究艺术性。

2、办公室每天打扫，如有垃圾及时清扫。

3、下班时办公桌上除统一物品外，其他办公用品应放入抽屉或柜子内。

4、电脑、复印机、传真机、打印机等自动化办公用品必须保持良好状态，有专人负责管理，发生故障应及时修理。

5、最后一位离开办公室的工作人员应负责关闭一切电源，关好门窗。

(二)文件草拟质量标准

1、符合国家法律、法规和上级单位及本酒店的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或超越现行规定范围内的，应当加以说明。

2、情况属实、观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。

3、用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，办公自动化的单位应用电脑打印成文。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。

4、人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。

5、引文准确无误，删节得当，必要时注明出处，引用公文应当列出标题，并在标题之后用括号标明发文字号。

6、根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。

7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“(1)”。

8、使用国家法定计量单位。

9、一些政策性强，涉及面广的重要公文在草拟中，应广泛征求各方面意见，组织有关部门和专家进行论证。

(三)公文审核质量标准

公文送酒店领导签发之前，应由办公室秘书进行审核。审核的重点是：

1、有无必要行文，发文规格是否适当。

2、是否符合公文的审批程序和行文规则，需要与有关部门会签的是否会签。

3、公文内容是否符合国家的法律、法规和上级单位的规定、制度，与本酒店过去发文且连续生效的公文有无矛盾；是否具有可操作性。

4、文件使用是否准确，公文格式是否规范。

5、层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表达是否简洁、通顺、确切。

(四)公务客人接待工作质量标准

1、接待前应事先了解清楚客人人数、身份、抵店、离店时间，接待要求和规格，及时报告酒店领导，作出安排。

2、如需酒店出面接机、接车的客人，应事先了解抵达航班、车次，及时安排接机、接车人员和车辆。

3、礼貌待客，精心安排各种接待活动，不出差错。

4、客人离店应有专人送客。如需要客人付费的，应协助客人做好结帐工作。

(五)会务工作质量标准

1、会前做好通知，明确会议内容、时间、地点、出席人员，做到无遗漏。

2、会场布置整洁，符合要求，无差错。

3、会议服务工作有安排，有检查，件件落实。

4、会议记录完整、整洁、规范。

(六)文印工作质量标准

1、打字要忠于原稿，不擅自更改。

2、严格按照酒店公文格式行文，校对一般应由两人进行，重要文稿应三校，文稿、文字、标点不错不漏，字距、行距、标题、落款、表式等排列匀称。末页尽量避免无正文现象，如难以避免，应注明“此页无正文”。

3、掌握文稿时效，急件先打印，印制要认真细致，文件美观大方，无油污、沾页。

4、严把装订质量关，做到摺叠整齐，不错漏页码。

5、严格执行保密规定，密级文稿严格保密，校对稿应及时销毁。

(七)档案管理质量标准

1、酒店档案必须完整，凡酒店内具有查考价值的文件、资料、图片、照片、会议记录等均应列入归档。归档的文件、资料种类、份数以及每份文件的页数等均应齐全完整。每

份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件分别列在一起，不得分开。

2、文书档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应符合文书档案立卷格式要求。

3、档案必须放置在专用柜或专用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。

4、档案收进、移出、借用等手续必须完备，严防档案遗失。

5、电子文件档案必须有专人管理。保管电子文件档案必须做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。

(八)办公室设备管理质量标准

1、办公室必备的设备：电话、电脑、电脑打印机、传真机、复印机、档案柜等。

2、办公设备管理质量标准：

(1)办公设备管理必须建立岗位责任制，落实个人管理责任。

(2)办公设备必须按使用说明书规定正确使用，禁止非办公室人员使用。

(3)办公室自动化系统严禁私人软件在系统内使用，防止电脑病毒对系统的损害。

(4)办公设备应定期维护保养，如遇故障时应及时通知专业人员进行维修。

(5)电器设备的电源应置固定位置，以免人为造成断电，影响机器使用和设备、软件损坏。除传真机外，下班时应关闭电源。

(6)档案柜应加锁，专人保管钥匙。