商务英语写作技巧分析

商务英语写作技巧分析

×××专业学生×××学号×××

关键词：商务英语写作原则；商务英语写作技巧；商务英语实例分析

一、商务英语的写作原则

商务英语的写作包括四个原则：礼貌原则、体谅原则、完整

原则以及清除原则。

(一)礼貌原则

1.使用you—attitude

对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，构建和谐的关系；其次，you —attitude体现一种写作风格，用积极的方式。乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2．使用we

包容性词汇…we 很适合表达礼貌，维护读者的面子。但作者使用we时，他实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3．使用积极的词汇

在书写商业英语时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关一“，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4．使用原因状语从句

提问或解释原因是表达礼貌的方式，它表明说话者想积极的将听者拉到谈话氛围中来，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5．使用主动语态

主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此实现礼貌的目的。

(二)体谅原则

商务英语写作强调信息沟通的效果，不仪

要关注内容的准确与完整，还应必须重视对方的反应，要学会站在对

方的角度思考问题。只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强

调对方的利益。在商务中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利

益以及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，

强调信息的准确性。

(三)完整原则

信息完整对于商务英语的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the

above—mentioned”，“thelatter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。

(四)清楚原则

清楚是商务英语写作最重要的原则。一封辞不达意的信会引起误会，

甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。

二、商务英语的写作技巧

商务英语的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语

的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

(一)通常要选用常用的四部式的正文结构

商务英语由四部分组成，即引言、应答和结束语。第一部分的引言中，不

应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，要避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性。通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第二部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第三部分结束语常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。

（二）要善于使用习惯用法

商务英语中的很多习惯用法，包括英语套语和不同于普通表达方法的表达法。商务英语长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于商务英语开头部分和结束部分的常用套语。

三、商务英语的实例分析

（一）建立贸易关系

一个公司，一家企业，要想进入市场，寻找货源，求生存，求发展，最首要的工作是与别的商家建立贸易关系。达此目的的途径很多，如阅读广告、参加交易会、参观访问、引荐介绍等。此外，还可以直接通过书信的形式建立贸易关系。

建立贸易关系信函的写作可以按照以下步骤进行：

(1)告诉对方从何种途径获得对方的信息(如：通过……得知……)。

(2)写明去函的目的：了解对方经营产品的情况；提供本公司产品的情况。

(3)希望保持联系。

另外，信函措辞应礼貌诚恳、热情、表达清楚透彻。

常用套语

1.As your name and address appear on Yangtse Evening Pos t, we are writing to you with a desire to open an account with you / to establish business relation with you.

我们在《扬子晚报》上看到贵公司的名称和地址，非常希望与贵方建立商务关

系。 2.We write to introduce ourselves as one of the leadin g exporters of a wide range of...

我们作为主要的出口商之一，经营……

3.We are enjoying an excellent reputation and we should like to offer you our service.

本公司具有良好的信誉，并愿意向贵方提供服务。

4.We are willing to enter into business relations with y ou on the basis of equality and mutual benefit and exchangi ng needed goods.

我方乐于在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立贸易关系。

5.Your desire to establish direct business relations with us coincides with ours. 贵方与我建立直接的贸易关系的愿望与我方打算相吻合。

6.We are also enclosing a catalogue showing the details

of our line. 附上一本我公司经营产品的详细目录。

7....that you'll be quite satisfied with our goods and s ervice. ……贵方将对我们的货物及服务满意。

（二）销售

推销产品是商务活动中一重要环节，其目的是要吸引对方的注意，激发购买欲望，最后售出货物。销售信函内容应包括：

(1)介绍所推销产品的情况，如性能、价格等较同类产品的优越。

(2)附带一些优惠条件或帮助。

此类信函需措辞得当、简洁精练、语气肯定、具有说服力。忌离题、冗长、华而不实。

常用套语

1.We take pleasure in enclosing the latest catalogue of..