采购管理案例：福特汽车公司采购应付账款管理

采购管理案例：福特汽车公司采购应付账款管理

一、引入案例

福特汽车公司是美国三大汽车巨头之一，20世纪80年代初，日本工业的发展延伸到美国，福特等美国大企业面临着越来越强劲的日本竞争对手的挑战，开始企图通过削减管理费用和行政开支来应对。福特公司设在北美的采购应付账款部门当时有500多名员工，而同行Mazda公司的应付账款部门仅有5名员工，除掉公司规模因素后，福特公司应付账款部门的员工仍是Mazda的6倍，但工作效率却不高。为此福特公司决定运用信息技术进行改革，重新设计应付账款部门的业务流程，对原流程做彻底的重组( BPR)。福特公司应付账款部门原流程，如图所示：

依照企业业务流程再造的思想和方法，福特公司通过分析原有业务流程、设计新业务流程、支持业务流程再造的应付款管理信息系统的设计以及新业务流程的实施等几个步骤完成应付账款部门的业务流程再造，达到了减少员工人数和提高付款正确率的目的。

二、案例分析

通过图9. 14中可以看出，从采购部向供应商发出订单到最后的付款包括了9 个环节，尤其是“订购单”、“验收单”和“发票”三者一致时才能付款的条件引出了大量的单证核对，使财务和仓库耗费了大量人力、时间和资金，而且经常发生差错和延误付款的事件。为此，可从以下方面进行流程变革：

(1)建立采购、采购付款和库存管理等部门的数据共享的采购业务管理系统。

(2)取消付款中必须要有“发票”的条件，取消“发票”与“订单”和“验收单”等三者的核对业务。

(3)采购部的订购单不再向付款部门和库存管理部门传送，而是直接输入共享的数据库。

(4)库存管理部门在收到采购物品并根据数据库中的订单核对后，发出确认信息即可。

(5)采购付款部门则在数据库中订单与到货信息一致后即向供应商付款。

(6)通过计算机网络信息系统，即采购付款业务管理系统高效运行。

福特公司新的应付账款流程，如图所示：

从图中可以看出，新流程中无发票处理，采购部向供应商发出订单的同时向数据库写入订单数据，仓库与数据库中的订单核对，正确就收货，然后无须供应商的发票，计算机就在线自动以电子方式或打印支票向供应商付款。新的应付账款流程使福特公司应付账款部门减少了75%的人员，并提高了付款正确率。

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