跟单员工作内容要求及注意事项等

跟单员工作内容：

1.由经营部经理安排相应跟单员，参加合同预审会议，跟单员做好相关信息记录，若有必要，按

商务部要求，跟进联系客户。

2.由商务部接到正式合同，跟进联系客户收齐（或校对）尺寸图纸，参照合同条款，确保弄懂客

户加工要求后先进行初步评审，具体评审以下内容（认真填写初步评审表）：

a)合同完整性

确保合同、尺寸图纸订单加工要求及文字说明等均清晰无误，若有不清楚的地方与客户沟

通清楚，统计产品数量（注意异形面积一般按最小外接矩形计算面积）与客户订单数量相

符与否，合同有无明确注明订单加工验收标准等；

b)我司设备能力

认真审查客户尺寸及图纸，确定工厂机器设备加工能力能否满足客户所有尺寸大小加工要

求，把审查结果填写在合同订单评审表上；

3.若有需要，组织相关人员参加合同订单评审会议，详细记录订单评审信息要点，评审完毕后，

依据评审表内容与客户沟通协调交货期等其他问题（必须事先经商务部同意）。

4.协调好客户交货期等其他问题后，按要求制作下单生产评审表，准确无误转换客户合同图纸尺

寸等信息，避免因为粗心大意导致重大错误，特别注意合同及订单要求的原片产地及PVB产地问题、彩釉颜色釉料编号问题、该合同订单前面有无做过样板经客户确认存档问题等。

5.下单生产评审表按要求制作完毕后，交采购员审核原材料情况、交制单主任审核工艺、交质控

部审核质量控制计划、最后交经营部经理审核批准；此过程为下单关键一环，要求跟单员必须当天完成（当天上午的下单生产评审表要求最迟当天下午必须评审完毕，当天下午的下单生产评审表要求最迟第二天上午必须评审完毕）；对于非跟单员原因造成的下单耽误，跟单员须上报经营部经理协调解决，并跟进处理。

6.对于第6项评审完毕后交货期或其他工艺问题等需与客户沟通或协调的，须先上报商务部，再

由跟单员跟进客户沟通处理，商务部负责监督处理结果，必要时上报上级。

7.生产订单下车间后，紧密跟踪订单车间生产情况，出现异常及时与相关人员沟通并解决问题；

跟单员可查询生产部提供的周生产计划表，宏观生产计划（订单安排下车间生产与否、订单计划入库日期）也可询问生产计划员，具体生产进度及动态入库情况可询问生产调度，出现异常处理未果，上报上级领导，特殊订单或重要订单运营主管须提前上报商务部。

8.对于订单交货期（入库）出现的异常情况（即不能按下单生产审核表上原计划入库的），生产

调度须至少提前一天以书面联络单形式写明交货期推迟原因及新计划交货期（入库）时间，经生产部经理签名后，通知经营部跟单员前去收取该联络单，跟单员存档并密切跟进新生产计划，若交货期推迟原因与机器设备（必须有设备部经理签字确认）或原材料到位不及时有关，生产部经理在给完联络单给跟单员后，须立即联系经营部经理进行处理，跟单员跟进处理结果；对于特殊订单或重要订单交货期推迟，必须上报商务部。

9.对于已入库的订单产品，跟单员依据合同条款（付款方式）制作发货申请单，对于合同条款规

定范围内的发货，经跟单员及经营部经理签名后可直接安排发货（特殊情况商务部提前知会跟单员）；对于超出合同条款规定范围外的发货（例如未付款等），跟单员及经营部经理签名后，必须送总经理助理签名，方可安排发货事宜；原则上对于已入库的订单产品必须安排在第二

天后才发货，特殊紧急情况须当天入库即发货的，跟单员须提前与相关各方面紧密协调好，出现异常上报经营部经理。

10.对于发货时需公司外派人员跟车收款的，跟单员制作发货申请单时需在上注明并提前知会商务

部，由商务部与财务部协调安排人员跟车收款，跟单员紧密跟进收款情况，出现异常立即处理并上报。

11.避免出现成品装好车后取消发货计划或因客户原因发货计划临时改变的情况，跟单员必须做

到：提前发货前与客户充分沟通，不能出现货到工地客户不肯卸货或无人签收情况；特殊情况对于某些不守信客户，可要求其书面通知我司发货时间。

12.跟单员必须重点跟进货款回收情况，对于按照合同条款到期应收帐款，跟单员务必跟进收款情

况，款到公司帐户与否必须咨询我司财务部以我司财务部回复为准；

13.跟单员必须建立客户订单收发存及应收帐款台帐，对于连续下单工程订单，每月至少与客户对

帐一次，若因客户原因对帐不清或出现客户不愿对帐的情况，经努力沟通无果，上报商务部并跟进处理结果，重点跟进货款回收情况（跟单员要求客户汇款后传真汇款凭证底单并转交财务核实，货款到帐情况书面询问财务部），跟单员应每周五上午汇总一次本周客户收发存及应收款明细交经营部经理及商务部。

14.接到客户投诉处理流程如下：

1)首先视客户投诉问题情节严重与否，若只是一般投诉且能电话沟通解决的，可在询问营运

主管及质控部意见后，直接与客户沟通处理，解决客户投诉问题；

2)一般处理流程为：

客户电话口头申诉→要求客户书面发函过来写清楚投诉细节（包括合同号、订单号、加工尺寸图纸等等）→要求客户提供数码照片给我司→收集客户投诉详细资料后，跟单员首先自行判断问题性质及原因并给出初步分析→以书面联络单形式转交质控部分析处理，须同时附上上述客户投诉资料→跟进质控部处理结果，以质控部书面报告为准→送商务部评审后→回复客户并协调客户接受我司处理意见→若协调不成须及时反馈到商务部并跟进最终处理结果。

15.完成上级领导交给的其他任务；

关于采购流程规定

1.采购助理及采购员直接负责工厂生产所需原材料及其他物品的采购工作,采购助理对采购员负

责,采购员对经营部经理负责，经营部经理负责监控采购全过程；

2.采购助理及采购员均须参加经营部合同预审及合同订单评审,并确保合同订单所需原材料供应

及时,不影响车间生产运转及满足客户交货期;出现异常采购助理须提前以书面联络单形式知会

生产部及经营部具体跟单员,确定原材料确切到厂时间后书面联络单形式提前知会生产部, 并

紧密跟进材料到厂情况；

3.采购助理及采购员须在经营部下单生产评审表上签名,确保原材料满足生产部生产及客户交货

期的需要；

4.结合合同订单生产所需原材料及原材料库存情况,采购助理、采购员及经营主任须科学制定采购

计划；采购助理制作采购订单经采购员及经营部经理签名批准后，负责前期直接与供应商沟通

洽谈并起草采购合同,送商务部评审盖章（同种物料至少三家供应商），提前以书面联络单形式

知会相关部门（生产部、仓管、质控部等）做好收货准备，跟进物料到厂情况；

5.由采购助理按采购合同约定，负责办理合格原材料供应商的付款手续，采购员及经营部经理签

名核准后送总经理助理批准；对于原材料使用过程中出现质量问题或发现缺斤少两情况的供应

商的付款手续，暂停办款待问题解决并及时上报商务部；

6.对于原材料或其他物料进出车间安排，采购助理须提前与发货组（装卸）、仓管、质控部、设备

部等相关部门充分沟通，确保到厂原材料及物料等的及时验收，采购员及经营部经理对此收货

过程负责；

7.关于外协订单采购工作内容具体流程:

任何订单外协必须首先经过商务部及总经理助理同意。外协单位外协合同必须经过商务部及总

经理助理确认。

采购助理:依据合同订单评审内容，先制作外协加工单(同时准备所有外协加工所需资料)→经采购员及经营经理签名后，完成财务部换单盖章手续→制作“外协加工发货申请单”，采购助理签名后转交发货组长安排外送并跟进外协加工过程，必要时写联络单经采购员及经营部经理

签名批准，安排质控部人员到外协厂家做生产监督及质量检查→紧密跟进外协情况，出现异常上报各相关人员→外协产品加工完毕提前一天知会发货组安排运输车辆，提前一天知会仓库、质检员等做好收货准备。

采购员：核准外协加工单并签名→必要时与质控部沟通安排质检员至外协厂家监督外协加工质量→外协加工过程出现异常负责协调解决。

经营部经理：核准外协加工单并签名→必要时负责沟通安排质检员至外协厂家监督外协加工质量→外协加工过程出现异常负责协调解决，监督采购助理及采购员外协全过程，对外协最终结果负责。

监督外协全过程，监督采购助理、采购员外协采购流程。

注意事项：

坚决避免出现因采购助理、采购员或经营经理个人原因而造成的采购延误，经营经理统筹安排好采

购员及采购助理工作，若出现因采购相关人员个人原因延误进而导致生产中断等其他恶性事故情况

的，采购助理、采购员及经营部经理对因此而造成的损失负责！