第一章办公室事务(第一节)

教材

杨锋：秘书实务，中国人民大学出版社， 2011
教学参考书

梁凤仪［香港］：秘书必读，中信出版社
谭一平：狐狸信条与穿山甲法则－－一个外企 女秘书的日记，学苑出版社 李可：杜拉拉升职记，陕西师范大学出版社 石咏琦： 五星级秘书 . 北京大学出版社


玛丽.A.德弗里斯［美］：涉外秘书全书，中信
2)
3)
4)
3、填写 “隐患记录及处理表”
在安全检查中要区分“隐患记录及处
理表”和“设备故障表”的使用，前者记
录的是隐患，包括办公环境和办公设备两 部分的隐患，后者是记录办公设备运行中
出现的故障。
隐患记录及处理表（例）
序 号 时间 地点 发现的隐 患 造成隐 患的原 因 隐患的 处理人 采取 危害和 的措 后果 施




谭一平： 职业秘书实务 东方出版社 潘月杰： 如何做秘书工作 首都经济贸易大 学出版社 廖雄军： 会议组织规范与技巧 广西人民出 版社 蔡超：现代秘书实训.首都经济贸易出版社 中国高等教育学会秘书学专业委员会组编：秘 书实训.人民出版社 宋湘绮等：秘书实训.清华大学出版社
高级秘书职业规范 －－廖金泽：《怎样做高级秘书》
上班规范：
提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑， 愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情：

用吸尘器清洗地毯，打扫房间。

开窗透气。擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两 端消毒。
为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。 清除纸篓内的纸屑。 检查审视墙壁饰物是否端正。


调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角 度，使之保持一致的角度。
办公室布置DIY

自我检测问题：
我的办公桌为什么要放在这个位置？ 我的工作空间和公共通道是否过近？ 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
1. 2. 3. 4.

提出办公室改善建议。
（三）维护责任区的整洁有序
办公室工作环境的清洁、有序直接 对组织的形象和绩效产生一定的影响。


公用资源摆放

文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回 原位置，方便他人再用；
公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放 下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做 到用后归位； 一些常用的公用物品中，如电话号码本、航班表、火车时 刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用 后放回，不给他人带来不便； 接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的 摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。
课程
秘 书 实 务
赵山山
秘书学

秘书工作人员的研究 秘书工作的研究

秘书具体工作的研究



秘书部门的机构设置、职责范围、业 务要求 秘书史研究 秘书学教学的研究
课程教学内容：
第一章 第二章 办公室管理与办公室日常事务 接待工作
第三章
第四章 第五章 第六章
会务工作
文书工作 信息与调研工作 秘书保密工作

错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
效率专家挑错办公室

（图2）70分
错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能

效率专家挑错办公室


（图3）60分
错误1 错误2 错误3 错误4 错误5 错误6 占据 公共通道和私人空间交叉 接待空间在办公室尽头 秘书与主管座位离开太远 电脑显示器朝向不对，造成反光 办公室没有隔板，声音干扰严重 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜
1、 经常清洁整理责任区
个人工作区
公用区域
由你辅助的上司的办公区域
常用办公设备、用品






纸簿类：复印纸；信纸（带单位抬头的公文纸）；复 写纸、无碳复写纸；留言条；标签纸；各类信封；笔 记本、便笺和专用本册等。 笔尺类：铅笔、圆珠笔、墨水笔、彩色笔、白板笔、 墨水、橡皮、修正液、尺子等。 装订类：大头针、曲别针、剪刀、裁纸刀、切纸刀、 打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶水、胶带、起 钉器等 归档用品：各类夹子、文件夹、档案袋、浅箱、日期 戳、档案柜（资料柜）、索引卡片盒、名片盒等 办公设备专用易耗品：墨盒、墨粉、色带、光盘等 电器类：电脑、传真、电话、复印机、碎纸机、计算 器、扫描仪等 其他：日历、台历、时钟、报刊、书籍资料、印章、 印泥等
半开放式
开放式办公室与封闭式办公室

封闭式办公室
封闭式办公室又称为 传统办公室、网格式办 公室，是指分隔成若干 带有门、窗的独立的小 房间的办公室结构，每 个房间给一或几个人使 用，带有办公桌等相应 设备。
背景资料

日兴公司市场部新近迁入新办公区域。 请你布置两间相对的办公室：
一间长8米宽4米，一间长10米宽8 米。市场部设经理1人，秘书1人，销售 人员6人。你可任意设置隔断，但必须有 一个小型会议室。
2、设备、物品放置适当，取用有序
放置原则
一切以方便工作，提高效率，同时又令办
公环境美观清洁整齐安全为宜。再加上你个人 的顺手习惯与品味。
本人使用的办公用品和设备摆放


专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以 用右手记录留言； 电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于 电源接线和管理。
自用的办公文具、用品中、零散物件应有序的 放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排； 常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件 架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密 的文件和不常用的文件夹应放在文件柜里；
课后自学、实践


利用实践或办事机会到一些办公室或到 一些办公用品店观察并了解办公室有哪 些常用的办公用品及设备。 注意这些物品的名称、用途、种类、价 格、品牌等信息。
课后作业一（选做）

为满足办公室一般的办公文件打印和复 印工作，某单位办公室需要购置一台打 印机与一台复印机，费用预算在一万元 左右，请通过网络查询、电子邮件、电 话或上店咨询等方式对拟购物品进行初 步了解询价，然后提供一份购买设备的 建议。

把日历翻到当天，检查时钟是否准确。 把盖章用的橡皮印调整至当天。 把报刊杂志堆放排列整齐。准备好各类办 公用品 把日程表和必要的文件资料、当日报纸放 在上司桌上，准备好茶水。


换上职业服装。开始工作。
下班规范：
下班时推迟十分钟离开办公室。当上司和同事 离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情： 效率专家挑错办公室

（图4）满分
优点1 优点2 优点3 优点4 优点5 充分利用有阳光的窗口位置 私人空间和公共空间交叉减少 利用隔板阻断过多噪音 主管与秘书沟通方便 减少访客对其他人的干扰

（二）办公室布置的原则
适用 方便 安全 整洁 美观
办公室布置的原则



按工作流程和职位进行布局，节约空间成本，缩短 工作流程，方便人员沟通。 接待客户区域应位于靠近门口的位置，便于接待； 公共设备使用区远近适当，办公用品的放置应便于 使用。 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在 一个区域内，便于电源接线、管理和保养。 采光良好、充分利用自然光线。 个人工作区大小适合，有利于人体的舒展。
如何分配？如何设计？
过 道
经理
过 道
秘书
销 售 人 员
会议室
两种办公室的优缺点
办公室类型 优点 1、灵活应变，工作位置能 随需要而移动、改变 2、节省面积和门、墙等， 节省费用，能容纳更多的员 工 3、易于沟通，便于交流 4、易受监督，员工的行为 容易得到上司的督察 5、容易集中化服务和共享 办公设备 缺点 1、难保机密 2、难集中注意力， 员工容易受电话、人 们起动等干扰 3、房间易有噪音， 如说话声、打电话声 和操作设备声易影响 他人 4、员工难于找到属 于自己的私人空间
1
11.4
研发 部
研发 部
2
11.6
靠窗一排 电脑屏幕 耀眼 周末5号 文件资料 柜未锁
小办公室布置案例（续）

主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
接待空间，以保证不会给下属造成干扰

秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
不会影响其他同事

下属：不受干扰的个人办公空间
图示.
效率专家挑错办公室

（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干
扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。
办公室环境的安全管理
（一）识别工作场所和常用设备的隐 患，进行安全检查 （二）做好紧急情况的应对和事故记 录
1、办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗
中的隐患）；

办公室物理环境方面的隐患（室内光线、温度、
通风、噪音、通道方面的隐患）； 办公家具方面的隐患； 办公设备及操作中的隐患； 工作中疏忽大意造成的隐患； 消防中的隐患。
（续上表）
办公室布置的原则


办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。 使用同一规格的档案柜，高度一致，增进 美观。 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物。
（续上表）
办公室布置的原则

走道上不要放置有碍行走的物品。
室内照明灯光应统一。空调温度应 保持在２０－２５度之间，湿度应 保持在５０％。
开放式
两种办公室的优缺点（续）
办公室类型 优点 缺点
封闭式
1、比较安全，可 以锁门 2、易于保证工作 的机密性 3、易于员工集中 注意力，从事细致 或专业工作 4、易于保证隐私， 明确办公间由自己 使用