三体系认证程序文件——文件控制程序

文件控制程序

1.目的

确保本公司的有效文件得到有效的控制，所有相关场所均能得到有效版本文件。

2.范围

本程序适用于本公司质量环境职业健康安全管理体系文件、技术性文件、适当的外来文件的控制。

3.职责

3.1行政与人力资源部负责公司行政类文件及上级文件、劳动合同的统一管理；

3.2品质管理部负责工程施工标准、法律规范的收集，统一标识、分发、归档，负责组织有关人员修订、换版质量环境职业健康安全管理手册和程序文件；

3.3 商务管理部负责公司对业主承包合同及工程对外分包合同的管理；

3.4项目部负责图纸资料的控制管理；

3.5总经理负责质量环境职业健康安全管理手册和程序文件、管理制度的批准、发布；

3.6各职能部门负责对所收到文件的使用及控制管理。

4.工作程序

4.1管控范围

内部文件：质量环境职业健康安全管理手册、程序文件、管理制度、图纸资料等；

外来文件：公司收集的法律、法规、行业标准、上级发文。

4.2文件编号及标识

4.2.1质量环境职业健康安全管理手册、程序文件编号规定

QES/YJX - ** - ****

文件修订年号

管理手册01，程序文件02

标准代号

4.2.2现行国家标准、行业标准、企业标准以原标准号为准。

4.3文件编写、审核、批准、发布

4.3.1质量环境职业健康安全管理手册和程序文件、各类管理制度由品质管理部组织相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布。

4.3.2技术文件由相关职能部门编写，主管领导审核，总经理批准发布。

4.4文件版本、受控标识

4.4.1管理手册、程序文件、企业管理制度的版本以“……版”表示。

4.4.2管理手册、程序文件的受控状态分“受控” 和“非受控”两种状态，受控文件封面标记“受控”文字，“非受控”文件不做任何标记。来确保使用场所得到相应文件的有效版本，以防止使用失效或作废文件。

4.4.3管理制度（含作业指导书）、图纸资料均为受控文件。

4.5文件发放、保存、更换

4.5.1管理制度、行政类文件的发放管理由行政与人力资源部负责，确定数量和发放范围，经主管领导同意实施发放，收文人签名领取。

4.5.2管理手册、程序文件、施工标准、规范的发放管理由品质管理部负责，确定数量和发放范围，经管理者代表同意实施发放，收文人

签名领取。

4.5.3图纸资料的发放、保存、更换由项目部资料员负责，经项目经理同意实施发放，收文人签名领取。

4.5.4顾客或来访者索取本公司质量环境职业健康安全文件，须经管理者代表批准，发给“非受控”的管理手册，其它文件不对外提供。

4.5.5持文者应确保文件保持整洁、清晰。持文者的文件严重破损而影响使用时，持旧文件到发放部门更换。文件丢失时，持文者提出书面申请，经主管领导批准后，由发放部门予以补发。

4.5.6相关部门人员在工作时，需要借阅相关文件资料，经职能部门负责人同意后办理借阅手续，借阅的同时在《文件借阅登记表》签收。

4.6文件的修订、换版、作废

4.6.1文件修订时，由文件更改者提出申请，并在《文件更改通知单》中填写修订的文件名、第几页数或条款内容及原因，并经原审核人审阅、原审批人批准后，由发放部门指定人员负责修订换页或划改，在修改记录中填写修订状态，发给持有者；并在《受控文件发放清单》备注状态栏中填写修订状态。

4.6.2文件经多次修订或需大幅度修订时，应进行换版。新版发布时，旧版本即被废除。

4.7文件的收回、作废/保留/销毁

4.7.1当内部文件和外来文件标准、相关技术文件更改、换版或作废时，发放人员按原记录收回相应旧版本文件，在记录栏内做好明示，同时填写《文件/记录作废/保留/销毁审批表》，经主管领导批准后销毁处理，需保存作参考用的，经负责人同意后，则由主管部门标注或加盖“作废/保留”印章，方可保存留用。

4.7.2质量环境职业健康安全手册和程序文件的正本作为永久性保

存，作业指导、管理制度文件被作废时，正本视其需要可保存1年，标注或加盖“作废/保留”印章。

4.8文件的使用管理

4.8.1文件的持有者，应保管好使用文件，不得外借。如有遗失，要及时向发放部门办理补发手续。文件持有者调离本公司时，应到发放部门办理归还手续。

4.8.2每年项目管理部应通过上网或当地质量环境职业健康安全技术监督部门信息中心等咨询外来文件的有效性、版本等信息，需应用时报管理者代表确定。

4.9 质量环境职业健康安全管理体系文件层次：

一层：质量环境职业健康安全手册

二层：程序文件

三层：国家标准、行业标准、管理规章制度、图纸、作业指导书四层：质量环境职业健康安全记录

5.相关记录：

《受控文件发放清单》

《外来文件收发登记表》

《文件更改通知单》

《文件/记录作废/保留/销毁审批表》

《文件/记录借阅登记表》