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常用公文写作要点

一、通知

（二）总体结构

（1）标题。写明发文机关名称、事由与文种。

（三）颁发、转发、批转公文的通知

这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。

稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上，对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析，说明意义，指出执行中需注意的事项，或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。

注意事项

⏹在撰拟颁发（或印发）公文的通知时应注意，必须认真交代这一规范性公文的有效生成过程，特别是在当这一过程本身就是法定的情况下。

⏹在撰拟转发公文的通知时应注意，评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见。

⏹在撰拟批转公文的通知时应注意，通知本身就是一个批示，可以对批转对象提出包括批评性意见在内的各种评价意见。

颁发（或印发）、转发、批转公文的通知都以颁发、转发、批转对象作为附件，都有对这些公文的执行要求。在“执行”二字之前往往都有一些限定修饰成份，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”“切实遵照”“参照”“参考”“研究”“参酌”“酌情”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。

（四）指示性通知

指示性通知指用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。这种通知的发送对象虽不只是下级机关，但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性。

⏹指示性通知的正文一般包括：行文的依据（客观情况、上级要求等）或目的意义；上级指示的精神及其具体化，如政策规定，工作任务及安排；执行要求及有关注意事项，如步骤、方法、时间要求、政策界限、报告执行情况的方式与期限等。

⏹后两部分内容常需以分条列项目的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意：

⏹必须在文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；

⏹语气应肯定；

⏹内容应具体明确，应使受文者通过阅读公文能对：做什么工作，为何要做，具体怎样做，依照何种要求和标准，以何种方法去做等获得明确的认识，要拿过来就能干，就能有效果；

⏹避免一刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。

（五）知照性通知

知照性通知指用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项的通知。这种通知的发送对象更为广泛，级别方面的限制也不严格，对下级对平级，甚至对一部分上级均可发送。

⏹正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。

撰拟知照性通知时应注意：

⏹制发这类通知主要是在依法依制履行程序手续，为保证其有效性往往需对履行这些法定程序手续的情况予以说明，故此类内容不得随意略去；公文只需受文者了解事项的情况，因此，一般不需对事项加以议论评价，只求明确地反映事项的有关性质、状态，文中一般也不涉及直接的执行要求。

二、批复

（一）特点

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。

（二）总体结构

（1）标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意” “批准”与否的态度，如《民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复》。

（2）主送机关。一般只为报送请示的机关。

（3）正文。

（4）发文机关与成文日期。

（三）正文

主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。

（四）撰写要求

第一，在批复前必须进行充分的调查研究工作。

第二，批复的意见应明确、具体、可行。

第三，态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代。

第四，内容较复杂，事项层次较多时，可分条列项表达各项具体意见。

最后，应注意保持公文的高度针对性，不涉及对方请示问题之外的其他事务和问题。

关于《电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示报告的批复

××分公司：

你司××××号文，关于电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示报告，经研究，同意客户要求，使用定牌“牡丹牌”出口1200台，特此报复。希履约。

××市××公司

××××年×月×日

××分公司关于港商方面提出电冰箱定牌问题的请示

××公司：

78P4201合约项下，我同香港益民公司签双门无霜电冰箱1200台。该项业务属带料加工性质。签约时双方协商，暂把商标定为“天坛牌”。最近港商方面提出“天坛牌”商标推销起来

有困难，希望改为“牡丹牌”，标牌形状、图案亦由他们提供。可否同意，请批复。

××分公司

××××年×月×日

三、请示

用于下级机关向上级机关请求指示或批准。

（一）总体结构

1·标题。写明发文机关名称、事由与文种。

2·主送机关。

3·正文。

4·发文机关与成文日期。

（二）正文

●行文的依据、原因；

●待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及其理由；

●行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。” “请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。

（三）撰写要求

第一，请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文。

第四，未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。

第五，陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语气来陈述。

关于劳教审批政策问题的请示报告

（１９９０年７月２０日）公安部：

一、公发[１９９０]９号文件下列条款适用范围是否包括那些在农村作案的农业人口？

第一条第三款“卖淫或嫖娼被公安机关查处两次以上（含两次）的，应予以劳动教养。”；

第二条第二款“但对被公安机关查处两次以上（含两次）的屡教不改者，应予以劳动教养。”；

第五条第一款“以赌博手段设局骗钱数额巨大的，屡教不改的赌博分子，以及为赌博活动提供场所、赌具、食宿条件的，应予以劳动教养”。

二、人大常委会通过的《关于处理逃跑或者重新犯罪的劳改犯和劳教人员的决定》中规定对劳教人员解除教养三年内犯罪，外逃后五年内犯罪的，从重处罚。但对逃跑后五年内再未发现犯罪的是否再予追究未作规定。我省有一劳教人员于八六年被处于劳动教养三年后，闻风逃跑，至今已四年，返乡后经审查没有发现新的违法犯罪事实，现是否还要执行原决定？

上述请示，务必速予答复，以便执行。

省公安厅劳教审批办

四、报告

报告用于在工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问.

报告的主要特点是：受报告制度的影响，为各机关普遍经常使用；一般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。