数字档案室管理制度

安全保密制度

一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

二、数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。

三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

四、电子档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。

五、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

档案数据管理维护制度

一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

二、各门类的归档数据经质量检查合格后，输(导)入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套向区档案馆（档案登记备份中心）移交异地保存。

五、综合档案室应配备专用的防磁柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

档案数据网上查询利用制度

一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

二、本单位工作人员经开通个人帐号，登录数字档案室系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各科室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导可以查阅各类档案。

四、本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用。

五、外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料，由档案管理人员审查后通过后台管理提供相应权限的内容。

数字档案鉴定销毁制度

一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编制销毁清册。

四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在区档案安全管理系统删除相关数据。

五、数字档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。

档案数据网络和信息设备维护使用制度

一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。

二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机。

四、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。