关于档案管理工作的探讨

关于档案管理工作的探讨

摘要：本文作者分析了档案管理工作的现状，就如何做好档案管理工作提出了自己的看法。

关键词：档案；管理工作；探讨

abstract: the author analyzes the status quo of the file management; put forward them selves’ views on how to do a good job of file management.keywords: file; management work; explore

中图分类号：tu7文献标识码：a文章编号：2095-2104（2012）档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性、安全性较强的工作。档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是提高单位整体工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，可以用来衡量一个单位工作业绩如何和日常管理水平，是衡量企业或单位的业绩的重要指标之一，档案管理水平的高低，在不同层面也是衡量企业或单位的管理水平一个重要体现。随着经济社会的快速发展，档案管理工作的重要性越来越明显。不仅能为企业或单位发展提供最完全的准备资料，还可以为企业和单位的发展决策提供科学合理的分析，是制定发展规划和科学正确决策的最好参考资料。因此，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上也需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。

1 档案管理工作现状

目前，大部分企业或单位的档案管理工作还主要表现在传统的管理模式和方式，不能很好地适应现代档案管理的新要求、新模式，从而导致档案的开发档案信息资源不能高效地被利用，对档案的收集、归档、查阅等环节带来了诸多的不便，极大制约和影响了档案信息资源的综合利用和管理。这些问题主要表现在以下几个方面：1.1 领导重视程度不够。长期以来，在很多单位或部门，特别是在基层的单位和部门，部分人员包括部分主要领导干部对档案管理工作在认识上存在一些误区，认为档案管理工作只不过就是整理、保管、存储等琐碎的工作，有的认为有档案管理和没有也没有很大差别，这些管理工作不是主要工作，也不能给单位创造业绩，只要看管好、保存好、不丢失、不泄密就可以了，部分领导认为档案管理工作能应付外调、查档就行了。

1.2 档案管理人员专业素质不够高。目前，各部门各单位按照有关档案管理要求都建立了一支档案管理人员队伍。从整体上来看，部分管理人的文化程度、工作能力和专业素质等方面还不能适应新时期新阶段档案管理工作的新需要。

1.3 档案室硬件设施不够齐全。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、防火、防盗、防光、防潮、防尘、

防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）“八防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。比如按照档案管理的有关要求，档案室应配备档案专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机、网络存储设备、去湿机、加湿器等设备，但大部分单位都没有按照要求去配备，甚至有的连专门档案室都没有。这些问题的出现很难保证信息档案的安全性和保密性。

1.4 档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。随着网络和计算机应用软件或平台在档案管理工作中广泛推广，传统的手工检索会随之变得越来越落后。但对目前来说，由于种种原因，如领导不够重视、资金短缺等因素，导致档案管理设备仍然落后于其他工作部门，还有少数单位手工检索占有很大比重，当需要查阅档案时，需要人工查找目录，人工搜索，导致档案检索工作烦琐和效率不够高现象的发生。

1.5 档案管理不够规范。目前，在部分企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在管理水平不够高，管理人员的档案专业知识匮乏，管理能力较低等。特别是对于档案管理人员来说，档案专业知识少，对档案管理工作的重要性、要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务要求不太了解，如档号不规范、案卷标题不规范、案卷缺少卷内目录等现象。

2 做好档案管理工作的措施

随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案管理利用的频繁程度，传统的档案管理方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的

需要和档案信息现代化的需要。因而，作为储存并提供利用的档案管理工作，其重要性日益显现出来。

2.1 提高认识，进一步加强对档案管理工作的领导。各级各部门要站在建立现代档案管理模式的高度，强化对档案管理工作的领导，不断增强做好档案管理工作的使命感和责任感，深化认识档案管理工作在经济社会发展中的重要位置，不断加强对档案法律法规的学习，大力宣传档案工作的重要性及档案的利用价值作用，不断提高全社会的档案法律意识。

2.2 强化学习力度，全面提高档案管理人员的综合素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的综合素质的高低。提高档案管理工作者的综合素质，是推动档案管理工作规范化的关键。一是要严把入口关。注重引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。要注意选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员干部从事档案工作管理工作，不断完善教育培训和约束激励机制，充分调动和发挥他们的工作积极性、创造性和工作热情。二是要强化学习培训教育。提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着应该注重政治素质和业务能力的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研

究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。加强对档案管理人员的学习教育和培训培养，不断提高档案管理人员的业务能力和工作水平，是目前和今后一段时间内全面提升档案管理的一项刻不容缓的工作任务。档案管理人员必须努力学习，特别要刻苦钻研业务知识，不断拓宽视野，提高档案管理水平，提升管理服务质量。

2.3 建立健全管理制度，全面提高档案管理工作的规范化。一是要严格做好文件的收集、整理、归档工作。按照上级有关档案管理规定，结合本单位办部门实际，进一步细化规定，制定档案管理工作有关程序的工作流程，确保“档案资料收集全、整理规范、归档全面”。二是要建立档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度；建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，保证档案管理规范有序。同时，在建立健全有关管理制度时，必须准手以下几个原则：一是合理科学。建立起来的规章制度必须符合单位实际，以适应单位档案管理工作需要为出发点和落脚点。二是简明实用。各项管理制度必须以具有可操作性为前提，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，更好地发挥各项管理制度的指导和规范作用。三是坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。四是严肃性。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.4 采用信息化管理手段，不断提高档案管理工作的现代化水