工程内业 要求

工程资料整理注意事项

一、档案管理基本要求

1、保管期限：科技档案原则上定为“永久”（50年以上）、密级定为“秘密”，文书档案参照有关规定，根据文件材料的重要程度确定。

2、档案工作与工程建设坚持两同步一超前的建档原则，即：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度同检查文件材料的形成情况同步；单元、分部、单位工程验收及全部工程竣工初步验收前必须首先对相应档案进行验收。

3、建设、监理及施工管理单位均要明确一名专（兼）职档案人员或工程技术人员负责所承担的建筑物或土方工程建设全过程文件材料的监督、检查及收集，严格登记，妥善保管，做好立卷、归档工作。

4、案卷：由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

卷内目录：案卷内登记文件及其排列次序的目录。

卷内备考表：说明案卷内文件状况的表格。

档号：档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

5、案卷内科技文件材料的排列

.建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计（初设、施工图设计）、工程施工、工程竣工验收、调度运行等顺序排列。

案卷内科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

.案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。

6、编写案卷页号

案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

页号编写位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页码；双面书写的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。

案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

7、案卷封面的编制

案卷封面采用外封面形式。

案卷题名：案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件材料的内容，一律用汉字书写。

编制单位：填写案卷内科技文件材料的形成单位。

编制日期：填写案卷内科技文件材料的起止日期。

8、卷内目录的编制

顺序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

文件材料题名：亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。

文件编号：填写文件的文号或图纸的图号。

责任者：填写文件材料的直接编制部门。

日期：填写编制科技文件材料的年、月、日。

页次：填写每份科技文件材料首页上标注的页次，最后一份科技文件材料要写明起止页号。

卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。

9、卷内备考表的编制

卷内备考表要注明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

卷内备考表排在案卷内科技文件材料的尾页之后。

卷内备考表要填写立卷人及日期。

案卷脊背的编制：其项目有案卷题名及档号。

卷皮、卷内目录、卷内备考表、卷盒、案卷脊背一律执行现行国家标准。

二、文书档案的案卷质量要求

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷。

4、卷内文件材料的排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论、决定性的文件材料在前，调查依据材料在后。

5、卷内文件材料应按排列顺序、依次编写页号或件号。

6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改或简化；没有题名的应拟写题名外加“[]”号；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

7、卷内目录的填写

顺序号的填写：按卷内文件顺序填写顺序号。正件与附件，批复与附件，批复与请示等只占一个顺序号，但题名都要填写清楚。

7. 2文号的填写：每一页目录第一件文件的文号要填写齐全，下面发文机关相同者可只填号数。

责任者的填写：第一份文件要填写直接编制部门的全称，如作者相同，可用“″”号表示。

日期的填写：要按时间先后排列，每页的第一件文件的年、月、日要填写齐全，以下文件若年代相同可只填写月、日。

页号的填写：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件要填写起止页号。

8卷内备考表排在卷内材料之后，凡有关卷内文件材料的说明，均应逐项填写在备考表内，同时填写立卷姓名，并由审核人签字。

9卷内文件材料要用统一规格的办公标准用纸，装订线以外禁止书写文字，对破损的文件进行裱糊，长页折齐，短页贴补，字迹已扩散的应复制，并与原件一起立卷。

10案卷采用三孔一线的方法装订，不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

11案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料的内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练。一般在30—40个字为宜。用耐久材料书写，字迹要工整、清晰。

12案卷封皮：软卷皮装订后再装硬卷盒。

13文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式执行《文书档案案卷格式》（GB 9705—-2008。

14卷内备考表项目：

包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸（见附录J）。

附：卷内备考表填写方法

1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

2立卷人：由责任立卷者签名。

3检查人：由案卷质量审核者签名。

4立卷时间：立卷完成的日期。

案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。

标准规范：

《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008，代替GB/T 9705-1988）