“邮件合并”具体操作步骤

“邮件合并”具体操作步骤

下面，以word文档《学生基本信息表》和Excel文档《学生学籍信息》为例，讲解电子表格内的信息导入word文档的方法。

把电子表格内的学生信息导入word文档，要用“邮件合并”的方法。具体操作为：

打开《学生基本信息表》（为了操作方便，建议将修改好的《学生学籍信息》和《学生基本信息表》复制粘贴到电脑桌面），单击左上角“工具”，在弹出的对话框中单击“信函与邮件”，在后面弹出的对话框中单击“邮件合并”。这时，在文档右侧弹出一个“邮件合并”对话框。

单击“邮件合并”对话框右下角“下一步：正在启动文档”后，仍然单击“下一步：选取收件人”，继续单击“下一步：撰写信函”。这时，在电脑桌面正中间弹出一个“选取数据源的对话框”。

在“选取数据源的对话框”内单击桌面，在后面的方框内找到《学生学籍信息》，单击该对话框右下角“打开”。这时“选取数据源的对话框”变为“选择表格”对话框。

在“选取表格”对话框中单击学校学生信息所在的工作表，弹出“邮件合并收件人”对话框，单击该对话框“确定”，中间对话框消失。

继续在“邮件合并”对话框中操作。将鼠标放在《学生基本信息表》中“姓名”后面的基础数据单元格内，单击右下角“下一步：撰写信函”，单击该对话框中“其他项目”（在“邮件合并”对话框中上部，字体蓝色）。这时，桌面中间弹出“插入合并域”对话框。

将鼠标放在“插入合并域”对话框中的“姓名”上（此时“姓名”所在这一行为蓝色背景），在该对话框中单击“插入”，再单击“关闭”。此时，“插入合并域”对话框消失，《学生基本信息表》中“姓名”后面的基础数据单元格内出现“《姓名》”。表示电子表格中的姓名已经插入word文档了。

然后将将鼠标放在《学生基本信息表》中“性别”后面的基础数据单元格内，在“邮件合并”对话框中单击“其他项目”，

在弹出的“插入合并域”对话框中找到“性别”，将鼠标放在“性别”上（此时“性别”所在这一行为蓝色背景），在该对话框中单击“插入”，再单击“关闭”。此时，“插入合并域”对话框消失，《学生基本信息表》中“性别”后面的基础数据单元格内出现“《性别》”。表示电子表格中的性别已经插入word文档了。

照此操作，将Excel文档《学生学籍信息》中学生所有信息依次插入word文档《学生基本信息表》对应位置。

所有插入完毕，在“邮件合并”对话框右下角单击“下一步：预览信函”，继续单击“下一步：完成合并”。接着单击“编辑个人信函”，此时，桌面中间弹出“合并到新文档”对话框。

在“合并到新文档”对话框中单击“确定”。这时，桌面上出现了名字为“字母1”的文档，这个文档就是Excel文档《学生学籍信息》中所有学生的个人信息已经从电子文档导入了word文档。将这个文档重命名为“xx学校学生基本信息表”，并存放在不易丢失且容易找到得文件夹内。

至此，邮件合并就完成了。

附件：

1、《学生基本信息表》

2、《学生学籍信息》（Excel格式）