拍卖库房管理制度

库房制度及流程

一、目的

作为拍卖行业库房，安全是我们的关键之一。通过制定库房管理制度及操作流程规定，指导和规范库房人员的日常工作行为，对有效提高工作效率起到激励作用。

二、职责

1.库房主管负责库房一切事务的安排和管理，协调部门间的事

务和传达与上级下达的任务，培训和提高库房人员行为规范及工作效率。

2.库房人员负责核对入库、拍照、存放、拍卖展览、防护、出

库。

3.库房人员负责单据追查、保管。

三、库房管理规定

1、拍品的入库

拍品入库需认真核实，有问题及时和业务人员和客服部联系及时解决问题。现入库具体工作如下：

(1)国画入库程序：业务员通知作品入库，由国画负责人与业务

员拿合同与作品核对品相、作者、品名、质地形式、尺寸等

资料准确无误方可签字入库。

(2)瓷器杂项入库程序：业务员通知作品入库，由瓷器杂项负责

人与业务员拿合同与作品核对品相、品名、质地形式，尺寸

等资料准确无误方可签字入库。

(3)油画入库程序：业务员通知作品入库，由油画负责人与业务

员拿合同与作品核对品相、作者、品名、质地形式、尺寸等

资料准确无误方可签字入库。

(4)书籍入库程序：业务员通知作品入库，由书籍负责人与业务

员拿合同与作品核对书籍数量、出版社，出版时间印次等资

料准确无误方可签字入库。

2、物品入库后的存档和存放

(1)国画部分：国画入库后由系统打印标签，核对作品贴上标签，

用相机拍摄入库原始状态存档，图片命名后放入图库，作品

放到指定位置(重要作品需要配画筒保护)。画轴需系紧画绳入

位，软镜心需用纸筒卷起防止挤压，镜框放入镜框架。

(2)瓷器杂项部分：瓷器杂项入库后由系统打印标签，核对作品

贴上标签，用相机拍摄入库原始状态存档，图片命名后放入

图库，作品放到指定位置。

四、拍品的提借和出库，提借作品要有时间限制，及时沟通让拍品

尽快回库。拍品出库：退还客户作品要做到拍品的原样性，做

好包装让客人感觉对他作品的重视，有可能更好进行下次合作。

如果不是本人提货需要提供委托书和身份证复印件或者公司领

导批准否则不予出库。买家提货：见财务出提货清单准备好拍

品，拍品跟客人当面核对清楚，态度要认真，贵重作品需特别

包装，让客人感到物有所值。

五、拍品记录表格。每天出入库作品及时记录，提供极尽可能准确

的数据方便查询。

六、定期检查消防设施电源设备。

一、存在问题及注意事项。

在总结本年工作的同时，针对在工作中存在的安全意识不

强，不善讲究工作方式等问题也要端正态度，努力克服，

这就需要我们努力加强学习，积极争取参加各类学习班，

做到针对性管理，提高工作效率，使工作再上新台阶。

现管理存在以下问题：

1.作品入库管理还需进一步加强，作品入库时的品相、尺

寸、质地形式没有每件都仔细核对，给以后的工作留下

隐患。入库拍品没有及时编号拍照存档，积压后容易分

辨不清发生错误。这需要我们进行改进，工作要及时完

成不能拖拉。

2.个别作品存放分类时不认真，放错位置，当需要找该作

品时增加工作难度，这需要我们合理安排作品在库房的

存放次序，按作品形式、规格、等级分别存放，不得混

乱堆放，保持库区的整洁，做到真正掌握作品的进、存、

出的工作流程。

3.作品审定期间有作品发生损伤。以后审定作品的时候轴

和镜心要分别拿放避免发生挤压，一些软片和贵重作品

及时做好包装保护。

4.上拍作品的反转片有些质量差。古代书画的反转片按照

当代和近现代作品拍摄，印刷出来图录影响质量，一些

软片没有进行压平就拍摄，出来的反转片有很多折痕，

影响美观。这就需要我们加强学习相关知识，注意反转

片拍摄质量。

5.拍卖时候展览期间没有加强场地巡视过多依赖保安和

学生。经过长时间的准备，展览拍卖期间更是关键时刻，

更要注意拍品展览效果和安全，我们要意识到不管什么

时候拍品安全都是第一位的。

6.作品的出库发生错误，这需要仔细跟出库单和存档照片

核对，非本人提货需要提供委托书和身份证复印件，邮

寄作品需要委托书或者领导签字。

7.盘点速度较慢，提供作品数据资料有待提高。每天的工

作中都有很多问题发生，我们必须要做到善于发现问

题，把握问题，并在第一时间去解决，来提高库房的管

理水平。

展望2012在恪守以往取得的成绩和好的工作方法外，

争取改善去年的不足，把工作做到更好。

二、提出的建议

1.现在拍卖种类比较多，仓库场地有限，所以有些作品没

有能够按类保存，保管安全有隐患，希望能够想办法解

决场地。

2.现在的库房人员缺少相关的专业管理知识，比如说油

画、雕塑、照片、瓷器、漆器等作品怎样才是更科学的

保管方法，能否找相关专业或业务人员系统培训一下。

3.同一批入库相似作品希望能标示清楚，比如说几个都是

红宝石戒指，希望有所标记方便记录避免混淆。

4.一些员工暂存物品是否作为正式入库办理手续。

5.公司新进员工望认真考核后来库房实习，是否可以先在

其他部门实习观察一段时间。

总之，展览保管部在现实情况下不断的改善是离不开各位领导的悉心关怀和指导及各位同事的大力支持和配合，对过去取得的成绩，将不骄不躁，脚踏实地一步一个脚印走下去，为了库房管理更加完善.