工程部会议管理制度

工程部会议管理制度制度

一、目的

举行会议是解决工程中各种问题的最高效最有效的措施之一，有利于汇集各方信息及观点，迅速形成决议并解决问题。会议的最基本要素为1.决议 2.

存档及跟踪。

二、会议要求：

1.会议要求：每个会议均由一名会议发起人（召集人），发起人需确定如下内

容

a)会议时间（起止时间均需要明确）及地点，工程助理负责预定会议室

并作准备。

b)会议主题（可有多个议题），会议需通报的事项或需解决的问题

c)参会单位、部门及人员名单

d)明确一名会议记录人（可由工程经理、工程师或工程助理根据需要担

任），会议记录人负责操作连接投影仪的电脑，展示会议提纲并形成

会议纪要。

2.会议通知：会议举行前，工程助理向需参加会议的全体人员发出会议通知，

通知发出后，工程助理需确认所有参会反馈，如被邀请人未反馈的，工程助理负责电话通知到参会人。参会人如需请假或稍晚到达的，必须取得会议发起人的同意。如重要参会人无法出席会议的，工程助理需立即通知会议发起人决定是否会议改期。

3.基本准备：

a)会议签到表（见会议签到表模板）

b)录音笔或摄像设备（涉及到重要的方案介绍、设计交底、重要事项汇

报或需要留存声像记录的会议）

c)投影仪及会议记录人操作的电脑设备

d)会议提纲。会议开始前需与各方参会人员收集完毕。

e)其他，如会议布置、小黑板等。

4.会议纪律：所有参会人员应当在会议开始前10分钟进入会场，并主动将手

机调至振动模式。会议举行中，所有参会人员不得处理与会议无关的其他工作，以确保会议高效进行。

5.会议纪要：会议纪要由会议记录人负责汇总及整理，并经会议发起人确认后

由工程总监签发。纪要包含要素为：会议形成的一致意见，需要跟踪及解决的事项及负责落实的部门/责任人、需解决的限定时间、需共同参与/配合的部门人员。会议纪要并非简单的会议记录，需避免出现会议后没有决议的现象。会议纪要需在会议结束后一个工作日内完成发放，重要的会议纪要应争取在会议过程中形成，并在会议中当场会签并分发。如会议后第二天涉及非工作日的，会议记录人及工程助理应确保在当天下班前将会议纪要形成并分发。

6.决议跟踪：例行会议形成的决议及跟踪事项表，需落实跟踪制度。事项完成

后，责任人将完成情况通知与会人，并在工程助理处进行登记销项。每次例会开始后，需先将上次例会的决议及待解决事项进行回顾，仍未解决的事项继续出现在本次会议纪要中进行跟踪。

7.纪要存档要求（电子版）：

a)工程助理在收到经会签的会议纪要后，应扫描并邮件发送并项目部

全体人员。会签完成后工程助理将此文档扫描后存于部门服务器内，

作为唯一的执行依据（word文档不作为执行依据），纪要的纸质文件

需放置在专门的文件柜内，并按照要求设立检索标签。

b)会议签到表需存档（纸质、电子）

c)会议录音、影响资料（如有）需存档（电子）

d)会议中讨论的各项计划、技术方案等需存档（电子）

e)会议纪要电子版（word格式）需存档，并设置为只读格式（可下载修

改，不得直接在服务器更改。作为内部文件，应避免采用pdf格式。

f)例会形成的待解决事项跟踪表，须登记入当次会议纪要，以便下次例

会开始前进行逐一核对跟踪完成情况。

g)所有的会议纪要需加设内部编号进行归档，如部门例会、监理例会、

承建商进场启动会、技术交底会、设计交底会及其他临时组织的会议

等等。

h)工程助理应编制专门的会议目录（excel格式），以便今后检索。

8.临时性会议：为解决突发事项而临时举行的小范围会议可执行简易模式，不受

上述1-3条要求的限制，以达成快速解决问题的目的。会议完成并形成一致意见后，会议参加人员中确定一人发出会议纪要，并抄送相关人员并在工程助理处备案存档。

9.项目例会：项目启动后，由工程副总、工程总监召集各部门举行每周例会（会

议时间、地点及与会人员在第一次项目例会时确定并固定），以达到各部门信息互通、共同协作以快速解决问题的目的。需参会部门：项目部、设计部、开发部、成本部，并视情况邀请其他部门列席会议。首次项目会议另需形成公司内部的各部门参与人员名册。

a)会议主持人原则为工程总监。会议记录人为工程助理。各参会部门需

明确本部门一名人员作为参与项目的负责人，该负责人需参加每一次

项目例会并不得缺席，如需请假的，原则上需有该名人员的上级代为

出席，以确保事项跟踪的连续性。

b)会议要求及准备要求参见第二条

c)会议流程为：

i.分析总控计划执行情况

ii.分析设计计划执行情况

iii.分析采招计划执行情况

iv.分析上周例会待解决事项跟踪表

v.各部门轮流汇报本周工作安排及下周计划

vi.各部门提出需其他部门协调解决事项

vii.工程总监总结

d)按第二条5-7项要求进行会议后续工作。工程助理将工程总监审核确

认后的会议纪要邮件发送给项目花名册中所有人员，并抄送公司管理

层。

10.监理例会：监理例会由总监理工程师主持并由各参建单位参加。会议需达到检

查工程进度，通报工程质量、安全文明检查状况，解决工程中各种问题，及时传达业主方最新要求的目的。

a)会议准备：

i.会议前一天，各参建单位将上周完成情况、下周工作安

排、待协调问题汇总到总包处，总包整理后交至监理处

备案。

ii.总监理工程师在会前就施工单位提交内容与业主项目经

理进行简要交流。

iii.各单位到会时需携带上周会议纪要、月度计划到会。

iv.准备录音笔、投影仪等设备（如需要）。

b)参会人员：

i.总监理工程师、专业监理工程师、安全监理工程师、监

理资料员

ii.施工单位项目经理、技术负责人、生产经理、安全负责

人、质量负责人、资料员（可根据人员情况调整）

iii.业主项目部全体

iv.顾问单位代表

v.监测单位代表

vi.地铁监护代表及其他

c)会议流程：

i.总监理工程师主持会议并宣布会议纪律。

ii.会议签到

iii.核对总控计划、月计划节点