备用金及借款管理规定

为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就集团备用金管理规定如下：一、备用金为保证日常临零支付而单独储备的现金。

备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。

定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。

二、定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续（一）定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续1)借支：借款人填写《借款暂支单》申请签名——部门主管或经理审核——分公司总经理（职能中心总监）批准——财务经理（财务总监）审批——财务管理中心总监（超过限额或规定范围外）——总裁（超过限额或规定范围外）——出纳审核付款注：A、在独立核算单位财务部借支的，还需独立核算单位会计审核（上海分公司独立核算门店除外）B、会计核算设置科目：“其他应收款---定额备用金---部门/XX人”；“其他应收款---临时备用金---部门/XX人”2)归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣——出纳收款归还《借款暂支单》还款收据联。

注：出纳收到还款后，必须在《借款暂支单》上加盖收讫章；出纳和还款人都必须在《借款暂支单》还款财务联和还款收据联上签字。

（二）出纳备用金的申请审批手续出纳填写《资金申请单》并签名——结算主管审核——财务部经理——财务管理中心总监（集团总部出纳，分公司超过规定限额）——填写基本户银行支票或经特批后至门店领取（限上海分公司和总部出纳）三、定额备用金1、定额使用备用金的对象、用途和金额限制定额使用备用金用途限制金额的对象门店收银收银找零周转使用1000元/人临时急需费用类支出门店财务主管3000元/店使用行政采购零星采购需要使用2000元/人非商业类零星材零星采购需要使用2000元/人料采购上海分公司5000元/岗物流配件采购零星采购需要使用位；其他分公司3000元/岗位配送部门外叫车配送中经常性临时外叫车上海分公司5000元；其他分公司3000元/集中配送区其他其他支出频繁等原因需要备用金的人员1000元/人2、定额备用金申请程序1)部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行初审；2)分公司总经理、职能中心总监对借支必要性进行复审，并对本部门借支款进行总体监督；3)财务经理对合理性负责审核，根据前期现金使用作出分析，按现金管理制度作出是非判断。

4)超出规定范围（超过控制金额，控制金额小于2000但借支额2000元以上），必须报总部财务管理中心财务总监审批。

5)超过规定金额（5000元及以上）必须报总部总裁审批。

3、定额备用金管理1)根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围半年审定一次2)定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人；3)定额备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映；4)定额备用金必须借款时间最长不超过半年，每半年清理一次，如需继续借用的，重新办理申请审批手续。

5)因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。

6)分公司财务部必须于每月月末对门店财务主管定额备用金进行实地盘点，并编制《现金盘点表》；门店财务主管必须定期对收银备用金进行实地盘点，作好盘点记录。

四、临时备用金1、临时备用金范围1)因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；2)门店临时性活动的借支；3)理赔等事故性质借支；4)押金等性质借支；5)因生活困难而暂支款；6)其他经批准的暂支款。

2、临时备用金支付方式包括：现金、支票、其他银行结算方式3、临时备用金申请程序1)个人提出申请，必须真实详细的注明借支事由、金额、归还时间，出差性质的必须注明出差事由、地点；2)部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行审核；3)职能中心总监、分公司总经理对本部门借支款进行总体监督；4)财务经理就金额的合理性进行审核，出纳对审批手续和前期借款清查审核□未转正员工控制借支；□经常性违反结算纪律的员工控制借支；□根据事由控制借支金额的标准；□其他财务要求。

5)超过规定金额（2000元及以上）必须报总部财务管理中心总监审批。

6)超过规定金额（5000元及以上）必须报总部总裁审批。

7)借支范围内后两种非业务需要借支不分金额大小，均须报总部财务管理中心总监审批。

4、临时备用金管理1)以支票等银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在《借款暂支单》上注明票据号码；2)理赔、押金等性质借支，在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；3)具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；4)部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；5)以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报销抵冲。

6)生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收；7)各分公司财务部结算科为临时备用金的管理部门；出纳必须于每月5号前清理临时性个人备用金借款，并以文字方式通告当事人；门店由财务主管负责协肋催收。

8)需要临时借款的一般在分公司财务部借支；非独立门店一律不得从定额备用金中借支；借款人独立核算单位的，在办妥审批手续后，可在独立核算财务部借支（上海独立核算门店除外）。

9)各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门有义务及时通知财务部门清帐，否则造成的损失由相关部门负责。

五、出纳备用金1、出纳备用金的申领：1)出纳领取备用金要求开具基本户银行支票，不得从销售款中坐支；2)如因特殊情况，需要调用门店现金的，由出纳提出《领款申请单》，经分公司财务经理（财务总监）批准后，以支票换现金形式到门店领用；门店财务主管必须凭手续完整的《领款申请单》和支票调换现金，《领款申请单》由门店财务主管归档备查，《领款申请单》上必须有领用日期、金额、调换支票账号及号码、经办人、审批人、审批日期、门店名称等。

本项只适用于上海分公司和集团总部；其他分公司因特殊情况需要调用的，填写《领款申请单》经财务总监审批后方可执行。

2、出纳备用金的金额控制1)独立门店出纳备用金控制金额为3000元2)上海分公司及集团总部出纳备用金控制金额为40000元3)其他分公司出纳备用金控制金额为20000元3、出纳备用金的管理1)出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员；2)出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合公安、公司安全管理原则；3)保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况需要超出的，必须向财务管理中心申请报批后才能实行；4)特殊情况下的大额存放，必须及时向主管领导反映，以便采取相应的安全措施；5)出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据；6)出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，结算主管及财务经理负管理责任。

7)分公司财务部必须于每月月末对出纳备用金进行实地盘点，并编制《现金盘点表》。

六、罚则1)分公司财务部未经批准私自扩大备用金使用范围或定额备用金限额的，视情节轻重对分公司财务部经理处100元以上罚款。

2)出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名。

3)出纳、门店财务主管无任何手续或白条抵库，私自借款的，一律除名。

4)到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元。

5)各级财务部主管负责对所属单位备用金定期盘点（一个月不少于一次），因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；对于备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交分公司财务部作挂账处理，无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。

6)临时备用金超过归定时间不归还，每逾期一天按3‰计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经部门经理证明，分公司总经理或职能中心总监批准后免于罚息。

7)若借款人拒不归还情况下（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。

人事部门必须配合做好工作，如人事部门未作扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。

8)财务部对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款甚至取消借款资格。

9)借款人员发生人事异动或离职，人事部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人事部承担借款损失。

借款暂支单付款联NO：000001申请日期：年申请部门：申请人：月日《借款暂支单》每本五十份该借款暂支单一式三联第一联白付款联财务付款凭证附件第二联红还款入帐联财务收款凭证附件第三联黄还款收据联借款归还交还款人七、备用金及借款管理的补充规定摘自《永2004财（规）字第0011号》为适应公司发展速度、规模及管理的需要，现对永2004（财）字第004号“备用金及借款的规定”（本节前第六点内容）作如下修改补充：一、业务所需备用金及借款在审批权限内由分公司总经理、各职能中心总监以及分公司下属区域经理负责审批。

二、审批权限，职能中心总监和分公司总经理为5000元（含），分公司下属区域经理为3000元，5000元以上报总裁审批。

三、个人因生活困难等而需借款一律向工会申请，行政不予借支。

四、除固定备用金外，临时性借款借款期一律不得超过一个月。

借出的款项由同级财务负责监控，并根据规定的期限进行催收。