备用金管理规定

备用金管理规定

The Standardization Office was revised on the afternoon of December 13, 2020

备用金管理制度

一，目的

加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效监控资金。二，备用金使用范围

1，零星采购

2，差旅零星开支

3，经常性零星开支

4，专项开支，比如进出口报关

5，其他开支

三，备用金使用岗位及额度

1，具体可以借用备用金的岗位和额度见下表。不在表格中的岗位需要使用备用金的向部门经理提出书面申请，由财务部核定额

度。

2，备用金额度原则上不超过该岗位月报销额的三分之一。

3，表格中的备用金额度是参考2015年报销额制定，以后年度如需变更额度的由财务部参考上面第2点重新核定

四，备用金的借用

1，备用金的借用填写借支申请单，借支申请单格式见附表。

2，流程审批：

（1），使用人填写“借支申请单”：注明借支事由，借支金额，归还时间等

（2），部门经理审批：审核借支的真实性和必要性

（3），财务部审批：借支金额的合理性和单据的合法性

（4），总裁办审批：对借支进行整体审核

（5），出纳付款：对审批手续审核

五，备用金的借用期限

1，长期备用金：借用期限是一年内按实际借支时间。即年底（12月

25日前）报销归还借支。归还借支后再重新申请借支。

2，临时备用金(一次性使用备用金)：针对单一事务，事前借支，事后归还。

六，备用金的报销归还

1，借用备用金应及时报销，方便财务及时监控备用金的使用情况。

原则上自业务发生之日起2个月内必须报销，如有特殊情况需

要超期报销的，要报财务部批准。不办理报批手续且超过3个

月未报销的，不再给予报销。

2，报销流程：按规定填写费用报销单，按公司报销流程审批（具体参考公司报销流程相关规定），长期备用金出纳见单报销付

款，不冲减借支款。一次性备用金出纳报销后不付款，冲减借

支，不够冲减的由借支人现金归还。

3，长期备用金每年年底（每年12月25日前）必须报销归还，报销额不够冲减借支款的，借支人现金归还。

4，财务每年12月20、

5，日前公布备用金借支情况并负责通知追收。

七，员工离职、退休时备用金的处理

1，员工离职、退休时必须先办理清账手续，归还备用金。

2，人力资源部有义务通知财务清账，待财务清账确认已办理备用金归还手续后方可办理离职、退休手续。

八，员工离职、退休等原因造成备用金责任人更换的，按“借还两条线”的原则处理即：

1，原借支人办理归还手续

2，新的接替人重新办理借支手续

九，本管理制度自签发之日起生效执行。