秘书实务 第四章 接待工作
涉外秘书实务4-秘书日常工作
教学难点
学会处理突发、应急事件
学情分析
见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪和挡驾工作学生之前都有学习过，这为我们的情景模拟奠定了很好地基础。
教学效果
教后记
第一节
【实训任务】
任务1这份工作记录描述了王秘书一天工作的几个场景，也是办公室日常事务的详细反映，指出该工作记录中王秘书承担了哪些办公室日常事务，请详细列明。
办公环境维护管理工作移交过程演练（主要说明工作内容和注意事项）。
1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。
2、办公室的听觉环境管理。、消除噪音的来源，适量音乐的播放等
3、空气环境管理
4、安全环境管理
任务6场景4中，面对情绪激动的投诉客户，你如何妥善地对待？分组进行情景模拟并课堂演示。
妥善处理客户投诉：（1）将投诉的客户请到会客室或办公室，以免影响其他客户。安抚客户情绪（2）有效倾听客户的诉说和抱怨。表达歉意并表示感谢；（3）诚恳说明原因（4）说明立即采取措施并承诺尽快予以落实和回复。
接听、拨打、转接电话礼仪规范及训练。（略）
任务10收集一些有关突发事件的故事、案例以及相应的处理办法和措施等，先将案例内容相互交换，独立思考，拟出自己的处理思路，再相互进行讨论，对照看看自己的想法与突发事件实际的处理方法有何异同。
1.通过网络、书籍收集有关突发事件的案例及其处理方式方法。
2.处理突发事件的注意事项：（1）事先应制定工作预案，事发后立即启动应急预案；（2）分工负责、沉着冷静，做好现场联系和协调；（3）做好疏导、疏散、急救工作，确保人身安全和维护稳定；（4）确保信息畅通等。
任务6公司机要员黄姐因出差在外，印信管理工作暂交由王秘书代办。这天，和她同一批进入公司的同事小李来办公室办事，自称要盖两个单位公章，小王随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。不久，小李过来交还公章，并请王秘书开具介绍信，王秘书二话不说，撕了一张公司统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请指出小张在公章和介绍信使用方面的错误行为。
《接待的实施导学案-秘书实务》
《接待的实施》导学案第一课时一、导入1. 本节课我们要进修的是《接待的实施》，接待是指对来访者或客人进行热忱、周到的接待工作。
接待的实施是指在接待过程中的详尽操作步骤和技巧。
通过进修这个话题，我们将了解如何有效地进行接待工作，提升自己的效劳水平宁专业素养。
2. 请同砚们回想一下你们曾经接待过客人或来访者的经历，分享一下你们的感受和体会。
二、进修目标1. 了解接待的基本原则和注意事项。
2. 精通接待的详尽操作步骤和技巧。
3. 提高自身的效劳认识和沟通能力。
三、进修内容1. 接待的基本原则- 热忱待客：浅笑、问候、礼貌。
- 周到细致：照顾客人需求，提供援助。
- 主动效劳：主动引导、解答疑问。
2. 接待的注意事项- 保持形象整整齐齐、仪表端庄。
- 注意言行举止，防止淡漠和粗鲁。
- 注意保卫客人隐私和安全。
3. 接待的详尽操作步骤和技巧- 迎宾礼仪：站立迎接、握手问候。
- 引导客人：提供信息、引导到指定地点。
- 咨询回答：耐心倾听、准确回答。
- 结束礼仪：表示感谢、送客离开。
四、进修方法1. 听讲解：勤勉听老师讲解接待的基本原则、注意事项和详尽操作步骤。
2. 观察分析：观察身边的接待场景，分析接待人员的表现和技巧。
3. 实践演练：模拟接待场景，练习迎宾礼仪、引导客人、咨询回答等操作步骤。
五、教室谈论1. 请同砚们结合自己的经历，分享一次成功的接待经历和一次失败的接待经历，分析成功和失败的原因。
2. 请同砚们谈论在接待过程中如何处理突发状况和投诉，提出有效的解决方案。
六、教室练习1. 角色扮演：分组进行接待场景的角色扮演，模拟迎宾、引导、咨询等环节。
2. 情景演练：老师设置不同的接待情景，让同砚们实际操作并提出改进意见。
七、课后反思1. 回顾本节课进修的内容，总结接待的基本原则、注意事项和详尽操作步骤。
2. 反思自己在接待过程中的表现，找出不足的地方并制定改进规划。
3. 练习接待技巧，提高效劳水平宁专业素养。
秘书接待工作PPT课件
提高应对突发事件的能力
制定应急预案
保持冷静
针对可能发生的突发事件，制定相应的应 急预案，明确应对措施和责任人。
在突发事件发生时，保持冷静和镇定，迅 速分析情况并采取应对措施。
快速响应
总结经验教训
根据应急预案，迅速调动相关资源，确保 事件得到及时处理。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
仪容端庄
保持面部干净、整洁，女性可适度 化妆，男性则应注意面部清洁。发 型应整齐、大方，符合职业形象。
姿态端正
保持正确的站姿、坐姿和走姿，避 免东倒西歪或倚靠他物。
接待工作中的礼貌用语和行为规范
热情招呼
行为规范
见到来访者应主动热情地打招呼，并 询问其需求。
在引导来访者、提供服务或接听电话 时，应保持微笑和友善的态度，注意 手势和动作的规范性。
积极协助来访者解决问题，提 供必要的支持和帮助。
接待结束后的收尾工作
01
02
03
送别来访者
在接待结束时，礼貌地送 别来访者，并感谢他们的 到来。
整理会议室
及时清理会议室，恢复原 状，以便下次使用。
总结反馈
对本次接待工作进行总结 和反馈，总结经验教训， 提高服务水平。
03 接待礼仪
礼仪在接待工作中的重要性
失败案例三
某秘书在接待客户时，出现了明显的失误和疏漏，导致客户对公司 产生了不信任感，直接影响了公司的业务发展。
接待经验教训总结
经验教训一
在接待工作中，要注重细节和服务质量，尽可能 满足客户的需求和期望。
经验教训二
要提前做好准备工作，了解客户的背景和需求， 以便更好地沟通和交流。
秘书接待工作的准备与实务课件
3.负责安排接待活动，包括会议、 餐饮、住宿等；
4.处理来访者的需求，提供相关 服务和支持；
5.维护组织形象，确保接待工作 的顺利进行。
优秀秘书接待工作的基本素质要求
良好的沟通能力
高度的责任心和细致的工作态度
秘书需要具备良好的沟通技巧和语言表达 能力，能够与来访者进行有效的沟通，了 解他们的需求并传达给相关人员。
秘书接待工作的准备与实务课件
目录
• 接待工作基础 • 接待工作准备 • 接待工作实务 • 特殊情况处理 • 提升接待水平
01
接待工作基础
接待工作的定义与重要性
接待工作的定 义
接待工作是指企业或组织对来访者进行的迎送、招待、接谈、咨询等系列服务 活动。
接待工作的重要性
接待工作是组织对外交流的窗口，也是展现组织形象的重要手段。良好的接待 工作能够为组织树立良好的形象，同时也有助于加强与来访者的联系，促进双 方的合作与交流。
关注反馈
要关注客户和同事的反馈 意见，从中汲取有益的建 议，不断改进自己的工作 方式和方法。
持续学习
要保持学习的热情和动力， 不断提升自己的专业素养 和综合能力。
THANKS
感谢观看
05
提升接待水平
提高自身职业素养
熟练掌握秘书工作技能
01
提高文字处理能力、沟通协调能力、会议组织能力等。
注重礼仪与形象
02
保持整洁得体的着装和仪态，展现专业素养和良好的职业形象。
提高语言表达能力
03
加强口语表达能力和听力理解能力，以便更好地与来访者沟通
交流。
加强团队合作与沟通
01
02
03
积极配合团队成员
在接待过程中，秘书应保持微笑、热情、主动、礼貌的态度，并遵循公司的接待礼 仪规范。
秘书实务第四章
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 一、会议主题：为了增强本公司综合竞争 力，提高产品质量和管理水平，特召开此次 技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研 究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛 ，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技 术训练方法。 二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9 ：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3 月5日上午8：30报到。
第四章 会议管理工作
第一节 会议工作概述
二、会议的主要种类
按组织类型
内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议
按时间方面的规定性
定期会议 不定期会议
按出席对象
联席会 内部会 代表会 群众会
第四章 会议管理工作
第一节 会议工作概述
按功能性质
决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等
报到
总经理讲话 休息 公司顾问讲 话 午餐 分组讨论 休息 各组代表发 言 聚餐 离会
会议大 厅
小会议 厅 全体代表
钟秘书
签到桌 纸 笔
投影仪 录音 录像
小会议 厅 天地宾 馆 小会议 厅
全体代表 全体代表 全体代表 高秘书 自助餐
小会议 厅 天地宾 馆
全体代表 全体代表 赵秘书
第四章 会议管理工作
7. 会场主背景 板/背景墙：
会议主席台
后方通常会 搭建起一块 主题背景， 上有会议主
题及主办机
构信息
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
八、准备会议所需物品、设备 九、安排食宿 十、大型会议的接(送)站、报到
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作 十一、大型会议的经费预算
秘书实务接待方案
秘书实务接待方案一、前言秘书是一种负责组织、统筹、协调和促进业务的职业，秘书实务是秘书工作的重要内容之一。
在工作中，秘书经常需要接待来自不同背景的人群，包括上级领导、客户和合作伙伴等。
因此，秘书实务接待方案对于秘书的工作效率与职业素养有着至关重要的影响，本文将从以下几个方面提出秘书实务接待方案。
二、接待前的准备工作1.接待场所准备•在接待场所清洁、整洁、通风的基础上，应根据接待对象的不同需要进行布置和装饰。
例如，接待领导时应展示公司的发展成果和企业文化等内容，接待客户时则应以产品展示为主。
2.信息准备•了解接待对象的身份、职务、背景等信息，对接待对象进行分析，确定接待方案和应对策略。
•准备会议资料，如会议议程、会议策划等。
3.人员准备•招待人员应穿着整齐干净，形象良好，并向员工传达接待方案和敬客待人的基本礼仪。
三、接待过程中的注意事项1.接待礼仪•准时到达接待场所，热情洋溢地向客人问候，并为他们主动提供帮助和协助，给予客户舒适的感觉。
•在对客人进行礼貌、耐心、诚恳的接待过程中，要注意自己言谈的举止和态度，要遵守礼仪、守时、避免私人话题等。
•在对客人进行介绍时，应注意称呼和身份表述，以表达敬重和礼貌。
2.注意细节•在接待过程中要注意客人的细节，如客人的喜好、嗜好和习惯等，尽可能为客人提供舒适和贴心的服务。
•对于客人的需求和问题，应及时和专业地回答或解决，并给客人提供必要的帮助和支持。
3.会议安排•在会议开始前，应核对会议议程，检查会议所需的资料和设备是否已备好，并做好相关沟通和协调工作。
•在会议进行中，要时刻关注参会人员的情况，及时调整会议进度和氛围，发挥好主持作用，确保会议圆满成功。
四、接待后的工作1.感谢函•在接待完成后，应及时发送感谢函，以表达公司对客户、领导等的感谢之意，并回顾接待过程中客户提供的反馈和建议。
2.联络沟通•对接待对象进行跟踪维护和定期联络，关注其工作阶段，向其提供必要的帮助和支持。
秘书实务实训日常接待
日常接待职业情景：红黄蓝服饰有限公司是X X市一家合资企业，其主打产品“红枫牌”休闲服因其款式新、面料好、做工考究、价格实惠，一直受到消费者的青睐，企业不仅规模越做越大，而且效益也越来越好。
企业发展了，来的人也就多起来了。
红黄蓝服饰有限公司目前几乎每天都有大批客人来访。
公司为此专门设立了一个接待科，配备了两间办公室、一间接待室、一部轿车和4位工作人员，负责接待各地各类来访者，职高文秘专业毕业的秘书小王因待客热情；业务熟悉；又有一定的接待经验，被提拔为接待科科长。
小王上任第一天，就遇上了8批来访的客人。
第一批客人是小王刚上班、正在办公室打扫卫生的时候到的。
据来访的两位客人介绍，他们是前一晚看到省电视台播出的红黄蓝服饰有限公司时装发布会后，连夜乘火车赶来的，目的是想与总经理商洽在他们地区独家代理“红枫牌”系列休闲服。
由于是看完电视后的临时决定，没有与公司或领导事先预约。
第二批到的是一位纺织染料厂的厂长，报上姓名，小王记得该厂长是事先预约好的。
因为小王昨天下班前专门查阅了来访预约单，还用内线电话提醒过总经理。
但这位厂长比预约的时间提前了一个小时。
接下来的是总经理的一位大学同学，他把总经理的名片不知弄哪去了，加上有好多年没有见面，今天正巧来本市出差，顺便看看老同学。
不用问，又是一位没有预约的来访者。
接近中午快下班的时候，一位自称与总经理非常熟悉的挂历推销商来到公司要求见总经理。
下午上班，小王按计划准备拟订下月初新加坡客商来公司洽谈合作的接待计划，还未动笔，一位报社的记者如约来到公司进行采访。
小王先是给记者泡了一杯茶，请记者稍候，然后马上到总经理办公室，准备引见。
刚把报社记者引领到总经理处，又来了位市电视台的记者。
小王问明来意，原来这位记者是市电视台专题部的，已经策划了一档大型公益活动节目，准备与公司领导商议联合举办活动事宜。
这是今天第六批来访客人，当然是没有事先预约的。
第七批到访的客人是一位相貌出众的小姐，时间是下午三点半七还未等小王开口，来者就自报家门：“我叫李晶晶，曾在某省时装表演公司担任时装模特3年，现合同已到期，我想加盟贵公司”。
秘书实务接待工作PPT学习教案
席间礼仪
倒酒、上菜礼仪。 倒酒时，顺序应先客人，后主人，
先女宾，后男宾，先主宾，后其他 客人。右手持瓶，从客人的右侧倒， 先烈酒，后果酒、啤酒； 上菜时，左手托盘，从客人左边上。 致辞、祝酒礼仪，致辞在热菜之后， 甜菜之前。
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正确用餐具
餐巾的用法 刀叉的用法 茶具、水具的用法
（3）接待本系统来宾的要求
（4）无约接待的要求 第34页/共73页
第四节 外宾接待
1、外宾与外宾接待 外宾，是指国外来访的宾客。 外宾接待工作，是指东道主对来访外宾的
迎接、招待。洽谈、参观和欢送等礼仪性 活动的总和。
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弄清楚外宾的基本情况：
来访的目的、意愿（政 治洽谈、业务洽谈还是 参观访问）；
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在非洲、大多数国家认为奇数带有消极色彩；
而在日本，奇数则被看面是吉祥福星的数
字，对偶数却不感兴趣。在日本尽量避免 “4”和“9”字，因为在日语中“4”与“死” 同音，故日本的医院都没有4号病房和病床， 谁也不愿意躺在“死”号病床上等死。而 “9”的发音与“苦”相近，因此也在忌讳 之列。海外华侨和港澳同胞中的广东籍人， 也忌用“4”做标志，在遇到非说“4”不可 时，就用“两双”第或42页/“共73页两个二”来代替。
而星期五则是耶稣被钉死在十 字架上和亚当、夏娃偷吃禁果
被逐出天堂的日子。如果 “13”日和星期五碰巧在同一
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天时，这一天就被西方称为“黑色星期五”， 有些人就会感到惶惶不可终日。另外，西 方人因战争死亡的恐怖，还忌讳“3”，特 别是在点烟的时候，当点到第三个人时， 他们往往会面呈难色，有的人甚至会婉拒。
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秘书实务接待工作
接待预约来访者的程序——礼貌送客
? 帮助宾客携带行李 ? 根据宾客身份送至相应地点 ? 如有上司，走在其后 ? 向宾客做交代 ? 施礼致辞 ? 助宾客关车门 ? 微笑等待宾客离开
接待未预约来访者的程序
? 微笑主动问候来访者 ? 服务来访者，即使未预约 ? 联系被访人员 ? 不让客人产生 等一等还有希望 的想法 ? 如被访者不想见宾客，应借口被访者有事 ? 注意： ? 对于固执的来访者，应反复进行解释 ? 对于威胁的来访者，应悄悄告诉保安或上司 ? 对于情绪激动的来访者，应冷静语气交谈
秘书实务之接待工作
接待的准备工作
接待的礼仪
接待工作的准备程序
接待规格与接待计划
接待的准备工 作
一 心理准备——真诚的待客心理
二 环境准备
硬环境 软环境
三 物质准备
必备物品 辅助用品
四 业务知识和能力准备
接待的礼仪
? 迎送 ? 参观游览 ? 会见与会谈 ? 注意事项
迎送
? 确定迎送规格 原则：对等或对应
会见与会谈
注意事项
?负责人不在时的回复 ?负责人因事无法接见的回复 ?引领客人 1. 走廊 2. 楼梯 3. 电梯 4. 客厅
?诚意奉茶
接待工作的基本程序
? 类型
内宾 外宾 有约 无约
Hale Waihona Puke 接待预约来访者的程序——亲切迎客
1. ?屓 迎客 2. 了解见面人员 3. 被访者较忙 4. 发放宾客卡
接待预约来访者的程序——热情待客
? 迎送前的准备（时间、地点、过程）
? 合理迎送环节
介绍
介绍
问候
称呼
宾客休息
协调宾馆
提取、托运行李
清华大学-管理秘书实务4-1
知识点二： 知识点二：宴请活动的安排
一、宴请准备： 宴请准备： 1.确定规格、发出邀请，根据邀请回执进行 就餐人数的确认和酒店的预定。 2.了解来宾的饮食习惯及禁忌，在酒店预定 和菜品选择中要牢记。
二、最重要的就餐礼仪： 最重要的就餐礼仪：
1、中餐： 、中餐： （1）座次安排：
（2）用餐礼仪：
2、西餐：
（1）西餐宴席座次安排： 长桌：
方桌 ：
T形桌：
（2）用餐礼仪：
料理上桌后，右手拿刀将其切开，然后左手用叉将 食物叉起。用叉子压住食物的左端，固定，顺着叉子 的侧边用刀切下约一口大小的食物，叉子即可直接叉 起食物送入口中，刀刃一侧面向自己。 正确姿势：将肩膀与手腕放松，两臂贴着身体，刀 与餐盘的角度保持在15度左右。用餐中刀叉摆放为八 字形，示意继续用餐，用餐结束，则将叉子正面向上、 刀子的刀刃侧向内与叉子并拢，平行放置于餐盘上。
实训提高
1. 场景模拟： 场景模拟：
你准备接待一位重要的客户，需要做哪些准备呢，现 场请两组同学进行演练。
接待评价： 接待流程 语言表达 举止礼仪 亲和力指数 迎客 待客 送客
2、场景演练： 总经理交代你今天他有重要的材料要进行审阅，请你负 责接待来访客人，那么针对以下三种情况，你会怎样做？ （1）来访者自称是总经理的好友，一定要面见总经理， 否则就不离开。 （2）来访者是上级公司派来的的督查专员，要见总经理 进行财务督查一事的安排。 （3）来访者是公司的客户，对所买商品不满意，坚持面 见总经理进行投诉。
知识点一： 知识点一：秘书的接待工作 一、接待工作的基本准备： 1.心理准备 1.心理准备 “心里主动，忙也不累，心里被动，闲也疲 惫”，接待工作的心理准备是不可缺少的 （1）真诚和热情 （2）协作和沟通 （3）严谨和自持
秘书实务接待方案
秘书实务接待方案作为公司的秘书，接待工作是一个非常重要的部分。
良好的接待工作不仅能够给客户留下良好的印象，还可以提升公司的形象和信誉度。
因此，本文将提供秘书在接待工作方面的实务方案，并分享一些提高接待效率的方法。
1. 接待场所的准备工作在为客户准备接待场所之前，秘书应该提前了解客户的信息和要求。
根据客户的需求来选择符合要求的场所，并在客户到达之前，提前进行一系列的准备，包括但不限于：•通风换气。
确保客户进入时环境清新、舒适；•确定好座椅数量，保证客户有足够的座位；•保持洁净、整洁的场所；•摆放必要的会议用具，比如笔记本、文件夹、饮用水和外语翻译器等；•保证该场所满足客户对于隐私和保密性的需求。
2. 接待方案接待的步骤有以下几种情况：•电话接待。
在接听来电时，必须要有礼貌、亲切，了解来电者的需求或问题，遵照公司的规定和流程回答客户的询问。
•当面接待。
在面对客户时，必须要先适当的问候，了解客户的情况。
秘书应着装得体，在接待的时候要有礼貌、信任且领悟客户的难处。
接待时尽量采取客户主动说话的形式，根据其个人特点，找出其最关心的问题，耐心地解答。
•出行接待。
当客户到达公司时，秘书应该在门口迎接，热情引导客户到达接待室，同时秘书必须十分尊重客户的身份和需求，建立一种暖心、亲善的沟通关系。
3. 接待效率的提升•技能培训。
要让接待的秘书们具备专业的接待能力，他们应受到相应的技能培训，如口头沟通技巧、身体语言、文化差异和基本礼仪，这些技能对于提高接待质量十分重要。
•使用电子设备。
随着信息化技术的不断进步，现在许多公司都使用自己的电子系统来完成接待和管理。
例如，一些公司使用电子预约系统或自动叫号系统。
这些系统可以更好地管理客户信息，提高效率并减少错误的可能性。
4. 总结一个好的接待工作有助于提升公司的形象和声誉，同时也可以让客户感到受到关注和尊重。
作为秘书，良好的接待工作也让公司更有竞争力。
因此，我们应意识到接待工作的重要性，努力提高接待的效率和质量，为公司赢得更多的商机。
秘书实务具体工作内容
秘书实务具体工作内容秘书实务具体工作内容秘书是公司、政府机关、大学等其它组织内部非常重要的职业。
在工作中，秘书需要协助上司和其它相关人员完成各种任务，是公司组织中必不可少的一个环节。
下面我们就来了解一下秘书实务的具体工作内容。
1. 接待来访者：秘书需要接待来访的客户、供应商、投资者等各种人员，对其进行登记、安排会议等工作，同时协调公司其它部门按照上司的要求迅速处理来访者提出的问题。
2. 处理文件和邮件：秘书需要协助上司处理公司内部和外部的邮件和文件，包括信函、传真、电子邮件、和其它的一些文书工作等。
秘书需要了解公司通讯的方方面面，熟练掌握邮件和文件的处理方式，对邮件和文件明确分类，并及时进行交付。
同时需要根据上司的要求及时回复邮件和文件，避免出现延误等问题。
3. 接听来电：秘书需要经常接听公司内部和外部的来电，将信息准确记录下来，并传达给上司或其它工作人员。
此外，秘书还需要筛选重要的来电信息，把不必要的电话和汇报留言或者面洽其他的同事解决。
4. 协调会议：秘书需要协调好公司内部和外部的各种会议、研讨会、展览会等活动。
秘书需要准备会议文件、参会人员名单、会议议程等材料，并协调好会议的各种事宜，包括会场的安排、设备的准备、餐食的安排、会务人员的配备等等。
5. 组织出差：秘书需要协调好公司内外出行的行程，并处理各种相关手续。
包括票务订购和改签、住宿预定、交通安排、时间安排等。
这里的细节很多，而且出行的规划与实际情况也会有着很大的变化。
因此，秘书需要灵活应对，有时候还需熟悉外语。
6. 负责文件档案：秘书需要负责文件的归档和存储，对公司内部各种文件进行分类、编目和储存，以便方便以后查阅。
此外，秘书还需要定期检查档案，并且归档工作需要严格遵守保密原则，确保文件安全。
7. 统筹安排上司日程：秘书需要对上司的工作时间进行科学规划和安排。
其工作主要是使用日历软件管理全部上司的行程，确定各种活动日程，包括出差、会议、见客户、签约、接待等等。
秘书实务第四章1会前
二、会议人数
共计约120~150人。 三、会议各项收费标准
1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、C） 三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。
我公司参加此次会议，参加人数
。
我公司不参加此次会议。
× ×公司
×年×月×日
（三）会议通知的发送
1.确定会议通知的发送对象
是会务工作中比较困难而又重要的工作，是会议成 功的重要因素之一。秘书人员应根据领导的指示和 要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请 领导审定。
确定与会者的要点有以下方面： （1）参加对象的职务或级别。 （2）参加对象的身份，即明确一个对象是按照正
及时成立了会议事务小组安排了会议方案的筹划会议的接待会议材料的准备会议服务内容记录编发会没有准备所以会议材料不够又临时准备招待食宿安排也很被动会议开完后有一份很重要的资料没有及时?收回有些客户开完会就要离开张梅和其他的工作人员费了好大劲儿挨着个的找好不容易才收上来还特别担心材料的泄密
企业秘书工作实务
制发带回执的会议通知一般有以下五大部分： 1.标题
一般有两种：
（1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议） （2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行
政性会议） 2.通知对象 可以是单位也可以是个人。
3.正文 内容包括：会议的目的和主题，会议时间，包括报
到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会 议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以 附上简要地图；参加对象，如发给单位，要写明参 加人员的基本职务、性别，参加会议的人数；其他 事项，包括费用、联系方式、报名方式等。 4.落款和日期 5.回执
秘书实务1
一、秘书的含义
讨论：
在你的心目中秘书 是 一种怎样 的职业，前景如何？你是怎样定义这 种职业，如何看待秘书工作的？
一、充满机遇的秘书职业
（一）很多重要人物都当过秘书 1、若干领导人物 2、一个不是伟人的成功案例
小芹，36岁，15年前是南京某国营企业的厂长秘书。几经 风雨，如今，他已坐到了法国某公司驻华首席代表的交椅上。 此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发令她有些看不出真 敏和睿智。
初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人
员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、
会务服务。
中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘
书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理
信息。
高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主
任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书
的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管”。
后来， 小 芹的丈夫调到北京。经过一番努力，南京公司把她 调到北京分公司任业务经理。 小 芹除了定期向总公司作出市场 分析及预测报告外，还谈成了大量的出口贸易合同。期间，他 们有了自己的宝贝儿子。至1993年底， 小 芹的先生所在单位为 芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作。
无奈之下，她准备了多份简历到人才市场求 职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简 历的求职意向上明确标明执行秘书。一来希望 能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自 我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年幼 的儿子。很快，在答应接纳她的几家公司中， 她选择了欧洲一家著名的贸易公司，出任首席 执行秘书（首席代表的秘书）。
3、秘书工作的风险在于秘书与领导接近，靠近权力。
二、类型丰富的秘书职业 （一）从类别上划分 1、行政事业单位秘书 2、企业秘书 3、董事会秘书
现代秘书实务——接待工作
（七）馈赠礼品的要求
1、各国禁忌 伊斯兰教国家 喜欢绿色、不送女性礼物、不送雕塑、图像、不送 熊猫、酒、猪皮制品。 韩国 不送日货 日本 喜欢送人小礼物，讲究礼品包装 单数，但不要9和4
（七）馈赠礼品的要求
1、各国禁忌 印度 印度教徒尊牛，常食素 俄罗斯 送女士鲜花，不送双数 送男士白酒，忌讳13，星期五 英国 知更鸟 不喜欢孔雀、大象、猫头鹰的图案。不送 贵重礼品。
（四）安排涉外迎送仪式73
1、涉外迎送仪式的要求 表达东道主的诚意，展现主人的形象，要使涉外接待工作出 色圆满，需处处注意礼仪规范 （1）发出邀请 明确规格，规格对等 邀请一般采用书面形式 （2）准备工作 搞清来访外宾或代表团基本情况 饮食爱好、宗教禁忌、生活习惯 拟订访问日程。 安排食宿 （3）善始善终 2、着装要求（正装）
女 男
女
男 女主宾 男 主 人
女 主 人
男主宾 女
男
女
男
女
男
女
男
女
（六）涉外宴请
2、西餐礼仪 （3）入席、退席礼仪。 客人要在主人的带领下顺序入席。 入座后的礼节。双手放于膝盖上，不要上桌。女 主人拿起餐巾打开，表示宴会正式开始，客人才 可以动餐巾。 暂时离开的表示方法。应把餐巾放在自己椅子上， 以示还要回来。 退席。女主人或是第一主人眼观全局，当看到大 家都吃得差不多了，她才能放下餐具，并把餐巾 略加折叠，放在桌上。
5、不排列
当上述几种方法难以应用时，便可以采用此种方法。
接待中的礼宾次序
团体接待，不以人数多寡为标准，而以领 队为标准 原职和现职，现职高于原职，原职比照现 职 按来宾归属部门的汉字笔划（拉丁字母、 汉语拼音）顺序 按约定俗成的法定顺序 按先来后到或报名的先后的顺序
秘书实务第四章接待工作ppt
会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
小型会议会场座次排列
按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
四、实训提示 1．除开个别极为特殊的情况，上司在办公室时应该向上司
请示，不要仅仅根据自己个人的判断，就将客人回绝掉，说上 司不在。在那些被秘书“看不上眼”客人身上，很可能就有上司 所需要的信息。
2．即使是在拒绝对方时，也应该注意礼节，说话要留有余 地，说不定以后还有机会。由于代表的是上司，如果秘书举止 得体，就会在无形中增加客户对公司的好感。
1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 （三）无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 （四）相关事宜 1.交换名片 2.做好记录
实训1：迎接招待客人
一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。
二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话
请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带 到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容
宴请的三个环节
（1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次
宴请座次排定图
1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有 讲台
时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。
（桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐
2023年秘书实务B接待方案
2023年秘书实务B接待方案引言：随着经济的发展和全球化的进程，各类活动和交流在国际间频繁进行。
作为一个开放包容的国家，我国也接待了大量的来访者。
保障接待工作的质量和效率，成为我国秘书实务领域中的重要任务之一。
本文将重点讨论2023年秘书实务B接待方案，以提高接待效果和满足各方需求。
一、前期准备工作为了确保接待工作的高效进行，必须在活动前进行周密而全面的准备工作。
具体的准备工作包括：确定接待对象和接待时间，了解接待对象的背景和需求，制定接待计划，策划接待活动内容，联系相关的单位和人员，准备接待所需的场地和设备等。
1. 确定接待对象和接待时间：根据需求和实际情况，确定接待对象是个人、团体还是机构。
同时，根据接待对象的时间安排，确定接待时间。
2. 了解接待对象的背景和需求：在确认接待对象后，秘书需全面了解其背景信息、活动目的、所需服务等。
可以通过网络搜索、查阅相关文件和采访等方式进行了解。
3. 制定接待计划：根据接待对象的背景和需求，制定接待计划。
明确接待的目标和任务，并确定接待活动的时间、地点、人员、内容等。
4. 策划接待活动内容：根据接待对象的需求和我国的文化特色，策划接待活动内容。
如安排参观名胜古迹、举办文化展示活动、组织座谈会等。
5. 联系相关单位和人员：根据接待计划，秘书需联系相关单位和人员，协调资源，确保接待工作的顺利进行。
如联系旅行社、酒店、导游等。
6. 准备接待场地和设备：根据接待计划，秘书需准备接待场地和所需设备。
如租赁会议室、准备投影仪、音响、设备等。
二、接待流程接待流程是接待工作中最为重要的环节之一，它关系到接待效果和接待对象的满意度。
在制定接待流程时，需要充分考虑接待对象的需求和我国的文化习惯。
通常，接待流程包括接待前、接待中、接待后三个阶段。
1. 接待前接待前的准备工作主要包括：（1）接待前调研：在接待前调研接待对象的需求和各方面的情况，做好相关准备工作。
（2）接待计划的制定：根据接待对象的需求和情况，制定接待计划，并与相关单位和人员沟通好。
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四、实训提示 1．前台秘书一般不负责送客，因为有接待者在陪同客人。 在接过客人交回的名牌后，前台秘书应该向客人表示感谢： “谢谢您的来访，请慢走。” 2．办公室秘书需要帮助送客。要先提醒客人检查有无东西 落下。一般送到电梯前或楼梯口。要帮助客人按电梯的按钮， 等客人上电梯后，微笑着向客人挥手告别，等电梯门关上后再 离开。 3．和上司一起送客时，无论行走站立，都要比上司稍后一 两步。在需要开门或按电梯按钮时再赶上前去。 4．送客之后，要马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。 5．在客人走后，不要和同事一起议论客人的短长。
小型会议会场座次排列
小型会议分两种就座形式：1.自由就座；2.面门设座 座次排定：以面门为上，居中为上，以左为上
① ⑨ ⑦ ⑥ ⑧ ⑩ ⑤ ③ ① ② ④ ③ ⑤ ⑦ ⑨ ② ④ ⑥ ⑧
大型会议会场座次安排
大型会议主席台的排列按：中央高于两侧，左侧高于右侧，前排高于后排的次 序排列。
当主席台人数较多时（如职代会），主席台可设多排，领导分排就座。以面向台下来看， 当主席台人数为单数时，如图一：1号人员居中，2号人员在1号人员左手位置， 3号人员 在1号人员右手位置，以此类推。 当主席台人数为双数时，如图二：1号人员在中心点偏右的位置，2号人员在中心点偏左的 位置。注意：大型会议，如准备“发言席”，发言席一般在主席台的正前方和右前方。 主席团 10 8 6 7 9 5 3 1 2 4 群众席 大型会议主席团排座（单数） 主席团 发言席 群众席 大型会议发言席位置 （主席团正前方） 主席团 8 6 5 7 4 2 1 3 群众席
（3）做好宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。 （4）协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。 （5）安排好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。
组织举办舞会
（1）举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。 （2）安排参加舞会的男女人数要相当。 （3）舞会期间，男士要主动请女士跳舞，女士可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不能拒绝。
客人抵达后的接待服务工作
一、客人抵达后的接待服务工作包 括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会 议、合影、娱乐、参观等。
二、在接待的过程中，特别是负责
人，一定要掌握全局，整合好各方面的 力量。 三、在迎接客人时，一定要提前做 好沟通，掌握到达和离开的时间、确定 迎送规格。
会见会谈的注意事项和程序
注意事项
四、实训提示 1．做到“3S”，正确握手 2．问候客人 3．引领来访者的方法 （1）引领客人 （2）进入会客室 4．请客人乘坐电梯的方法
实训2：恭送客人
一、实训目标 通过本实训掌握恭送客人的一般方法。 二、实训背景 这天上午，张洁陪同张总经理接待了一个重要客户公 司的一行三人，这三个客户是与张总经理预约好的。宾主 双方进行了友好的会谈之后，张洁又陪同张总将客户送走。 三、实训内容 按照实际情况演练恭送客人的基本方法。
会议的主要程序
制发会议通知
选定会场 确定会标、回头标和宣传标语 排列会场座次
组织发奖等
会场布置（大中型会场布置中的要求）
会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、 会见会谈的目的和性质。
通知有关人员和部门做好准备。 安排好会见（谈）程序。 安排好座次。
会见会谈的程序
我方人员应先到会客室；
工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起 身表示欢迎；
如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座；
第二节 团体接待工作
接待程序与“四个知道”
接待的有关程序
客人抵达前的准备 受领任务、制定方案、组织配置资源、检查落实
客人抵达后的接待服务 客人离去（后）的有关工作
“四个知道”
知道客人的基本情况 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具 知道客人的活动日程、意见和要求
实训3：给上司“挡驾”
一、实训目标 通过本实训掌握给上司“挡驾”的一般方法。 二、实训背景 这天，海潮公司总经理秘书张洁正在起草文件，前台值班 秘书来电话，说公司一个老客户来访，没什么大事，只是很久 没来了，想找总经理聊聊，人正在会客室。可是今天总经理一 上班就有交待，没什么重要的事，他今天什么人也不见。张洁 应如何做呢？ 三、实训内容 按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
合影座次排定
合影就座安排：居前为上、居中为上、居左为上
（1）来宾合影和与上级领导合影排列顺序不同. （2）与来宾合影时：一般由主人居中，主人右侧为上，合影时，两端均由主方人员把边。 （3）如果是上级领导来视察，要将所有合影人员排出次序，有座位的要贴上座签。合影时保 证主要领导居中，通常排单数就座， 2号人员在领导左侧，3号人员在领导右侧，以此类推。
长条桌
沙发室
注：A为上级领导，B为主方席
签约座次安排
签约的注意事项
签约时双方签字人的座位，按主左客右进行排列。如是与外方签
字，桌子中间分别悬挂签字国的国旗。
签约场次图
客方人员 客方助签人 客方主签人 笔 吸墨水器 文本 笔 文本 小国旗 吸墨水器 主方人员 主方助签人 主方主签人
会议的主要程序和注意事项
知识与技能
一、接待准备工作 （一）收集背景资料
1. 来宾的具体人数与 个人简况 来宾的抵离时间和 乘坐的交通工具 来宾的来访目的、 任务和行程
（三）落实接待方案 1.制作接待日程安排表 2.制作接待工作筹备表
2.
3.
（二）拟定接待方案 1. 接待方针 2. 接待觃格 3. 接待安排 4. 接待责任 5. 接待经费
实训1：迎接招待客人
一、实训目标
通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。
二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话 请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带
到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。
三、实训内容 按照实际情况演练迎接招待客人的基本方法。
知道我方的接待指导思想和接待规格
接待方案中需要做到的“九个明确”
制定方案在接待工作中起到规划指导和沟 通和协调的作用，要做到九个明确
迎送安排要明确 住地安排要明确 就餐安排要明确 活动和日程安排要明确 车辆安排要明确
宴请安排要明确
费用支持要明确 新闻报道要明确
分级接待要明确
组织配置资源和做好检查落实
组织配置资源
“巧妇难为无米之炊”。完成接待任务， 必须有一定的物质基础做保证。筹划和运 用好人力、物力等劳务保障，通过做好接 待调度，组织、配置和整合各种资源，才 能保证接待工作的顺利进行。 做好检查落实（小故事）
2007年中央的一位领导在湖南考察，湖南省接待办的同志作了精心的准备，前期的接待工 作都非常顺利，首长也非常满意。但在最后返程时却出了一个意外，在领导一行乘火车返回北京 时，离发车时间还差两分钟时，首长一行还没有上车，列车就往前开走了。后来查清了事故的原 因，因为提示发车的三个摇旗手衔接失误造成的。就是这次事故，使铁路系统十几名处级以上干 部受到处理或处分。由此可见，在接待工作中，特别是重大活动，不仅要搞好协调，还要加强检 查，只有真正实现无缝对接，最大可能地避免意外发生。
会见座次安排
（1）外事活动时，通常将外宾安排在主方人员的右侧，译员、记录 员在主方人员和主宾的后面，其他人员按次序在俩侧就座。 （2）与上级领导会见时，一般将上级领导安排在主方人员的左侧。
1.与外宾会谈
2.与上级领导座谈
注：A为主方，B为客方
注： A为上级领导，B为主方领导
会谈座位安排
（1）宾主一般相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主 谈人居中，译员在主谈人右侧，记录员在主谈人后面。 （2）如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。
合影座次图
记者来访一般安排在正式会谈前；
会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。
实训4：座次礼仪实训
一、实训目标 通过本实训掌握会见、会谈、乘车的座次安排。 二、实训背景 海潮公司张总经理将于5月10日接待外资企业超凡公司 CEO约翰先生，双方商讨合作事宜。对方来访人员为超凡公司 CEO约翰先生、CFO莱特先生、秘书布朗小姐。海潮公司的接 待人员为张总经理、财务总监傅庭、总经办主任张洁。 三、实训内容 1.张洁去机场迎接客人时车辆如何安排，请画出简图。 2.请为双方会谈与晚宴安排座次并画出简图。
四、实训提示
1．除开个别极为特殊的情况，上司在办公室时应该向上司 请示，不要仅仅根据自己个人的判断，就将客人回绝掉，说上
司不在。在那些被秘书“看不上眼”客人身上，很可能就有上司
所需要的信息。 2．即使是在拒绝对方时，也应该注意礼节，说话要留有余 地，说不定以后还有机会。由于代表的是上司，如果秘书举止 得体，就会在无形中增加客户对公司的好感。
第四章 接待工作
第一节 前台接待工作 第二节 团体接待工作
第一节
有朋自远方来，
你一般如何接待？
请大家完成P76,接待能力测试， 看看你是优秀的接待人员吗。
知识与技能 一、接待准备工作 （一）心理准备 1.以诚待客 2.主动协助 （二）物质准备 1.环境准备 2.用品准备 二、接待基本程序
（一）基本环节 （二）有约接待 1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 （三）无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 （四）相关事宜 1.交换名片 2.做好记录