秘书实务第四章1会前

n 3.书面通知
n 是传统的形式，适合大型会议。由于其传递需要一定的时间，所以要 提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时补救。
n 4.电子邮件通知
n 是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势，而且内容清楚，一 目了然。目前采用得越来越多。
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•（二）会议通知的写法和格式
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•一、会前准备
•案例导入
•张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特 别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会 ，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她 及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议
•企业文化的中间层次，是……
的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编发会 议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出
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•（三）会议通知的发送
n 2.会议通知的发送方式
n 邮局挂号信、邮局特快专递、快递公司快递；传真、电子 邮件发送会议通知扫描文本。
n 3.发送会议通知的注意事项
n （1）人员名单拟定后，交上级审阅确定后再发通知。 n （2）书面通知的地址、邮编等要填写正确。 n （3）装信封和贴邮票时不要装错或漏装，信封上写明“会
•会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会
议值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。
•会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪
要，结算会议经费，评估会议效果。
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•实训项目一：拟写会议计划书
n 一、实训目标
n 掌握会议计划书的写作内容。
n 二、实训背景
n 吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日 （星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业 生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体 会，并征求毕业生的意见、建议。
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n 2.编制会议议程的原则
n （1）缓急轻重原则
n （2）明确时间原则
n 假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨 某一议案，则秘书可以故意让某些人迟到（即令某 些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会 场），也可以故意让某些人早退（即令某些人再涉 及他们的议案被讨论过之后离开会场），以节省与 会者的时间。
议通知” 。 n （4）落实发送的回复环节（可通过电话、口头询问、电子
邮件等方式检查通知是否落实）。 n （5）会前最好和所有发出通知的人员联系，进一步确认是
否到会，以便安排食宿、代购返程车票等。 n （6）对经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作
成名条，以便下次发通知时利用。
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n
1.宣布议程
n
2.说明有关人员缺席情况
n
3.宣读并通过上次会议记录
n
4.通信联系情况
n
5.东部地区销售活动的总结
n
6.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言
n
7.公司销售人员的招聘Hale Waihona Puke Baidu重组
n
8.销售二部经理的人选
n
9.下季度销售目标
n
n
宏达公司 二○一三年五月三十日
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•示例：
× ×公司年终总结大会会议议程
复及光临。
n
附：会议日程及路线图
n
n
× × 公司 ×年×月×日
•回执
•请于×月×日前将回执寄至× 公司× 部小钟收，邮编：100100，电话：1234567.
• 我公司参加此次会议，参加人数
。
• 我公司不参加此次会议。
•
× ×公司
•
×年×月×日
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•（三）会议通知的发送
n 1.确定会议通知的发送对象
•点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、
会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、 细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简 单，实则有着很高要求的工作。
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• 小知识
•会议工作流程：
•会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会
议议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员， 与会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会 议通知，制定会议须知、申请会议经费。
•实训项目三（1）：拟定会议议程和日 n 程一、实训目标
n 掌握会议议程的拟定方法。
n 二、实训背景
n 吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日 （星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业 生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体 会，并征求毕业生的意见、建议。
n 三、实训内容
n 根据以上内容，制订会议议程表。
n 三、实训内容
n 根据以上内容，拟写会议计划书。
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n 会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会 议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会 议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
•示例：
北京×公司会议计划书
•一、会议日程安排 • 1.会议时间：2011年6月15日—6月18日（三晚）。 • 2.会议日程：15日代表全天报到，16日全天会议，17日全天参观，18 日返程（17日会有一些代表提前返程）。 •二、会议人数 • 共计约120~150人。 •三、会议各项收费标准 • 1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 • 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、 C）三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。
n 是会务工作中比较困难而又重要的工作，是会议成 功的重要因素之一。秘书人员应根据领导的指示和 要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请 领导审定。
n 确定与会者的要点有以下方面： n （1）参加对象的职务或级别。 n （2）参加对象的身份，即明确一个对象是按照正
式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身 份的哪一种来参加会议。 n （3）参加对象的代表性。 n （4）参加会议的总人数。
摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。
n
6.用车安排：55座金龙客车三辆。
n
7.参观计划：17日参观××（全天）。
n 四、接待工作
n
1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务
用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责
安排合房工作，避免出现空余床位。
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n 2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。
•实训项目二：制作并发送会议通知
n 一、实训目标
n 掌握会议通知的一般写作方法。
n 二、实训背景
n 大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司 会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题 。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参 加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽， 电话61325643。会议将研究公关部工作下一季度的目标以 及人员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将 进行南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内 部沟通问题进行发言。
n 3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点 等提示。
n 4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间， 作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、 饮料等）。
n 5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游 戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。
n
n
会议筹备组
×年×月×日
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四、相关知识
n （一）拟订会议议程 n 1.会议议程
n 会议议程是为完成议题而作出的顺序计划， 即会议各项议题按照一定的原则和顺序编排 起来并以文书的形式确定下来的大致安排。 会议主持人要根据议程主持会议。
n 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式； 领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论； 大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣 读决议；闭幕式。
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n 3.会议议程的结构和写法
n 会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期组成。 n （1）标题 n 会议全称+议程 如“华荣公司2012年年终表彰大会议程
” n （2）题注 n 法定性会议应当在标题下方说明会议通过的日期、会议名
称，一般企业或单位会议议程可以没有题注。 n （3）正文 n 简要说明每项议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰
n
……
n
四、要求
n
……
n 联系人：王× 电话：× × × ×
n
××厂
n
×年×月×日
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•带回执的会议通知
n
会议通知
n 尊敬的客户：
n
为了加强与贵公司的合作关系，听取客户对我公司产
品和售后服务的意见和建议，我公司定于×年×月×日上
午9：00至下午5：00在和家宾馆召开客户联谊会，敬请回
n 会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位、会 议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联 络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、住宿地点 、交通工具路线。
n 制发带回执的会议通知一般有以下五大部分： n 1.标题
n 一般有两种：
n （1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议） n （2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行
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2020/11/30
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•第四章 会议管理（办会）
一、会前准备 二、会中服务 三、会后扫尾
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•教学目的
n 1.了解会议管理工作的主要内容 n 2.提高秘书会议管理能力
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•引 言
“办会”是秘书工作的重要组成部分。优 秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相 关技能，学习组织会议的方法和注意事项 ，熟悉和了解会议活动的基本常识，提高 自身的从业素质和技能。
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n
3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐
全。地点：海天大酒店三楼308。
n 收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会 议服务等。
n
4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配
会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。
n
5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美
•企业文化的核心，反应……。
了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先 没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排 也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时
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n 收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员 费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别 担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作 的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯 定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就 是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看 我们工作做得是不是够细致、扎实。”
政性会议） n 2.通知对象 n 可以是单位也可以是个人。
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n 3.正文 n 内容包括：会议的目的和主题，会议时间，包括报
到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会 议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以 附上简要地图；参加对象，如发给单位，要写明参 加人员的基本职务、性别，参加会议的人数；其他 事项，包括费用、联系方式、报名方式等。 n 4.落款和日期 n 5.回执
n 三、实训内容
n 根据以上内容，编写会议通知。
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四、相关知识
n 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组 织者同与会者沟通的重要渠道。
n （一）会议通知的类型
n 1.口头通知
n 优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
n 2.电话（传真）通知
n 大多数会议都采取这种方式通知。优点是快捷、准确、到位，一般情 况下成本不高。当然，会务人员必须做通知情况书面记载。
n 主题：表彰先进，总结过去，展望未来 n 参加人：全体员工 n 时间：上午9:00—11:30 n 地点：新华大厦四楼一号报告厅 n 会议内容： n 一、主持人× ×经理宣布会议开始，介绍来宾 n 二、总经理致辞 n 三、管理委员会×主任宣布年度受表彰人员名单 n 四、颁奖仪式 n 五、× ×代表受表彰人员发言 n 六、× 董事长总结发言 n 七、会议聚餐
地表达出来，一般不用标点符号。 n （4）落款 n 由会议组织机构确定的议程应当标明制订机构的名称，如
“秘书处”。由会议通过的议程不用标明落款。 n （5）制订日期
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•示例：
宏达公司销售团队会议议程
n
公司销售团队会议将于6月16日星期一上午9:00在公
司总部的3号会议室举行。会议议程如下：
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•示例
n
× ×厂关于召开安全生产工作会议的通知
n 所属各单位：
n
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、
市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召
开安全工作会议。现将有关事项通知如下：
n
一、会议内容
n
……
n
二、参加人员
n
……
n
三、会议时间、地点