工程合同管理制度

21 合同管理制度

第一条、为防范市场风险及法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行及后期服务过程中的不规范行为导致的纠纷，依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》等其它相关法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条、本规定适用于本公司所有的工程合同，包括设计、工程施工、采购、机械设备租赁等合同，劳务分包合同管理制度另行规定。

第三条、本公司工程合同管理实行三级管理各负其责的办法，即项目组负责合同的具体实施；职能部门负责技术支持，综管部保障并监督检查合同实施情况；总经理总体负责的三级管理制度。

第四条、总经理是工程合同的最高管理者，对合同从获得到履行的全过程进行决策和管理，代表本公司承担合同履行责任、行使合同权利；对公司内各挂项目、各部门在合同承揽、履行过程中的职责履行情况进行监督、检查及考核。其主要职责如下：

（1）负责审定本公司工程合同管理的相关制度；

（2）负责确定合同承揽意向，审定重大项目合同文件；

（3）代表公司与合同签订意向人(以下简称意向人)进行沟通、合同谈判，或授权相关人员与意向人进行沟通、合同谈判；负责合同承揽过程中重大问题的决策，并进行相关协调工作；

（4）审批合同评审意见；

（5）监督检查本公司各职能部门和项目组在合同获得、合同履行过程中的工作质量，并进行评价考核。

（6）总经理可以授权其他人员承担部分工程合同管理责任。

第五条、综管部：综管部是本公司工程合同管理的职能机构，在总经理领导下，全面负

责合同管理工作中的组织、检查、支持及评价考核等。其主要职责如下：

（1）负责组织修订和完善本公司合同管理制度；

（2）负责组织制订公司投标文件格式文本；

（3）负责组织项目投标、合同谈判、合同评审以及合同签订的相关工作；

（4）组织公司有关部门对合同进行评审并出具审查意见；

（5）组织协调合同的履行，监督、检查各部门和项目组合同履行情况，考核评价履行结果；

（6）参与合同纠纷的调查处理，组织制订解决方案；

（6）负责共和合同印章的管理，负责合同的登记和备案工作，建立合同台帐；

（7）负责合同产值的统计分析和合同结清管理工作；

（8）负责公司合同文本的归档工作。

第六条、质安部：是公司技术质量管理的职能部门，是合同的执行和支持部门，负责合同获得和履行过程中的技术支持保障，监督检查合同服务的技术工程质量责任，主要职责如下：

（1）参与市场信息分析筛选，从技术方面提出建议；

（2）参与投标文件和服务合同文件格式文本的制订工作，负责组织制订相关技术、质量部分的内容；

（3）负责合同获得过程中的技术工作，负责组织编制重要项目的技术标书，负责一般项目技术标书的审定；招标文件中有关技术标准的理解、掌握；

（4）负责采购合同、机械设备租赁合同中技术规格、技术条件的制订；

（5）负责合同履行过程中的技术指导以及技术质量的监督检查；

（6）负责合同技术成果的审核、出版；

（7）负责合同技术资料、成果的归档管理。

第七条、财务部

财务部是公司财务管理的职能部门，在合同管理方面负有资金保障、成本核算和收入管理责任，主要职责如下：

（1）负责为合同的承揽和履行提供资金保障；

（2）负责合同成本核算；

（3）负责合同收入管理，费用统计并督促合同费用的回收。

第八条项目组

项目组是公司工程合同承揽和履行的主要实施人，主要职责如下：

（1）负责市场信息的收集和筛选；

（2）负责将项目投标信息提交营销部备案，根据营销部的统一安排，负责或协助营销部进行项目投标联络、标书购买以及标书编制工作；

（3）根据综管部的统一安排，负责或协助综管部承担投标的相关工作；

（4）根据综管部的统一安排，负责或协助综管部进行合同商谈及拟定，将负责初步商谈的合同草稿文本提交经综管部进行评审；

（5）根据综管部的统一安排，负责或协助合同签订，并将签订的合同送达有关部门；（6）定期汇报合同的履行情况及存在的问题，若有合同变更或补充协议的签订均需及时报告综管部批准；

第九条、合同签订

1、签订准备

（1）各项目组负责人或信息人员获得项目信息后，首先初步确认其真实性，确认后进行项目跟踪，并由项目组负责人到营销部进行登记备案，综管部接到项目信息后，进行信息分析筛选，并上报分总经理；

（2）综管部和项目组继续跟踪项目信息，及时掌握项目动态，做好市场调查分析及资

信调查工作；

（3）公司法人代表授权项目组相关人员为项目组合同签订代理人，授权到期后，上报综管部结合项目组合同管理考核情况进行复签。

2、合同评审

为保证合同质量，公司所有工程合同签订前均进行评审，合同评审采用会议评审和非会议评审两种方式。对重要合同采用会议评审的方式，由总经理召集项目组和各职能部门集体评审，并做好评审记录；一般合同可以由各职能部门分别审阅，填写评审记录。只有经过评审后，并经总经理批准的合同才能加盖合同专用章。

（1）合同评审的内容：对方的主体资信和履行能力；合同内容条款是否符合法律、法规及本公司的有关规章制度；合同内容条款是否公平公正；合同约定的内容能否按期完；合同价款和结算方式是否合理；合同文字表达是否清楚、无歧义；

（2）合同评审的程序：A、各项目组填写《合同评审记录》；B、综管部组织相关部门进行审核；C、总经理审定批准；D、综管部登记归档。

（3）合同评审的时间

合同评审在充分了解意向人的意图及项目的详细工程信息后、合同谈判之前进行。

3 合同谈判

（1）接到综管部上报的项目信息后，总经理组织相关职能部门召开项目协调会，针对项目具体情况，对合同相关条款进行评审，提出评审意见，预定谈判目标，选择最佳谈判方案，确定合适的参加谈判人员；

（2）重大项目由总经理主持谈判，具体标准如下：

A．合同金额在100万元（含）以上；

B．公用事业工程或地方政府重点投资工程；

（3）合同条款要严密、完备、合法。